A reconciliação de contas é um processo de negócios obrigatório. Embora cada empresa tenha seus procedimentos, ela segue um processo bastante padrão de correspondência de transações entre livros contábeis e extratos bancários para garantir a precisão financeira das contas. As ferramentas de reconciliação ajudam as equipes a maximizar sua produtividade e economizar tempo no que de outra forma seria um processo muito oportuno de reconciliação de contas.
Mas como encontrar a ferramenta certa para o seu negócio? Começa entendendo o que é um software de reconciliação de contas e depois comparando os recursos/preços das melhores ferramentas do mercado. Este guia tem como objetivo ajudá-lo a cobrir todas as bases!
Índice
1. O que é software de reconciliação de contas?
2. Quais recursos devem ser incluídos?
3. Fazendo uma escolha: 5 melhores ferramentas de reconciliação
4. Benefícios do software de reconciliação de automação
5. Concluindo
O que é software de reconciliação de contas?
O software de reconciliação de contas bancárias centraliza o processo de fechamento financeiro e o automatiza para as empresas. O software extrai dados do razão geral e os compara com extratos bancários e faturas para reconciliar contas rapidamente. Em seguida, o software permite que o preparador assine eletronicamente após a conclusão e envie-o ao aprovador para uma revisão final. Depois de aprovado, o software armazena os dados no banco de dados centralizado e fornece ao seu negócio uma trilha de auditoria segura.
A maioria dos sistemas de software permite que as equipes carreguem documentos de apoio, visualizem as políticas da empresa, assinem eletronicamente as reconciliações e deixem comentários, se necessário. Também permite que controles sejam configurados para que os processos sejam controlados entre os funcionários para requisitos de auditoria e conformidade. Além disso, a ferramenta pode fornecer aos usuários um painel ou uma representação visual da situação financeira atual.
Quais recursos devem ser incluídos?
Ao procurar ferramentas de software de reconciliação, você deve certificar-se de que os seguintes recursos estejam incluídos:
- Comunicando: Um extrato pode ser produzido para destacar quaisquer registros que não correspondam entre o GL e o extrato bancário. O sistema também deve ser capaz de comparar relatórios financeiros de períodos históricos anteriores.
- Gerenciamento de problemas: Se houver um problema, a ferramenta deverá identificar a exceção e ser capaz de transferir os problemas para períodos subsequentes até que seja resolvido. Você também pode aproveitar um método de limpeza para resolver problemas manualmente.
- Correspondência de transações: Este é o cerne da ferramenta. Aqui, os dados podem ser extraídos de várias fontes, comparados e combinados. Você pode estabelecer regras de correspondência para cada conta separadamente ou criar políticas de correspondência para toda a empresa. Você também deve ser capaz de definir níveis de tolerância para uma variação.
- Classificação: Os registros devem poder ser classificados e atribuídos às suas classes de tipo durante o processo de correspondência. Isto pode ser realizado manualmente ou automaticamente.
Fazendo uma escolha: as 5 melhores ferramentas de reconciliação
Escolher a ferramenta de reconciliação certa significa considerar tanto as vantagens como as desvantagens. Vamos dar uma olhada no que algumas das melhores ferramentas do mercado têm a oferecer.
1. SolveXia:
SolveXia é uma plataforma de trabalho digital para automação financeira. Muitas organizações usam SolveXia para automatizar suas reconciliações de contas, com um benefício crítico sendo ganhos significativos (10x) na produtividade da equipe. O conjunto de automação de nível empresarial da SolveXia fornece processamento de dados, relatórios, persistência de dados, trilhas de auditoria e muito mais. Ele pode extrair informações de sua contabilidade geral e de fontes de dados diferentes, como bancos, fornecedores e muito mais, para reconciliar suas contas rapidamente.
SolveXia é poderoso, com capacidade de ingerir dados em qualquer formato e realizar correspondências complexas de dados. Em vez disso, sua equipe pode gastar seu tempo analisando e investigando exceções, em vez de preparar manualmente os dados para a reconciliação. O software também fornecerá alertas e notificações para variações e exceções e permitirá o fluxo de trabalho da equipe para corrigir e ajustar as exceções.
SolveXia é executado com segurança na nuvem e pode ser integrado perfeitamente à sua configuração atual. O software pode ser instalado e executado rapidamente, em menos de 30 minutos, com a capacidade de adicionar novos usuários instantaneamente, e pode ser gerenciado e atualizado sem suporte técnico ou codificação. Se você precisar executar o SolveXia internamente e hospedá-lo internamente, isso também é uma opção, mas não uma necessidade. Além disso, o SolveXia é extensível de forma única, com a capacidade de automatizar qualquer tarefa ou fluxo de trabalho financeiro com uso intensivo de dados.
O que mais diferencia o SolveXia de outras ferramentas é que ele é mais extensível do que os fornecedores de fechamento financeiro porque possui recursos de transformação e enriquecimento de dados. Você vai além de seus dados contábeis ou bancários e produz análises usando dados mais integrados, por exemplo, sobreposição com descontos e cálculos de comissões ou painéis de gerenciamento.
Você pode solicitar uma demonstração gratuita do SolveXia e obter um orçamento personalizado para atender às necessidades do seu negócio.
2. Xero:
O software de contabilidade online do Xero permite que você veja seu fluxo de caixa em tempo real por meio de uma interface fácil de usar. Alguns de seus recursos incluem reconciliação bancária, contabilidade online, faturamento, rastreamento de estoque e pagamento de contas. Ele também fornece à sua equipe relatórios e links para todas as transações. O Xero pode ser acessado de qualquer lugar com conexão à Internet e usa criptografia para proteger seus dados.
A ferramenta é bem feita para empresas de médio e grande porte. Uma de suas vantagens mais significativas é que possui usuários ilimitados em todos os planos. Em contraste, muitas outras ferramentas de software exigirão uma quantidade mínima de usuários e podem limitar o máximo. Os usuários podem experimentar o Xero com uma avaliação gratuita e começar a pagar por um plano por apenas US$ 27,50 por mês.
3. Blackline:
Blackline é um sistema de software de fechamento financeiro em nuvem que auxilia no suporte à melhoria contínua do seu negócio. Blackline possui recursos que cobrem: fechamento financeiro gerenciamento de processos, incluindo reconciliações e automação contábil. Você pode configurar processos de aprovação e revisão para garantir que as finanças globais da sua empresa sejam precisas em diferentes moedas e regiões geográficas.
A Blackline ajudou as empresas a cumprir as regulamentações do setor devido à sua capacidade de armazenar uma enorme quantidade de dados e armazenar informações em vários formatos. Para saber mais sobre preços, você deve entrar em contato com a equipe deles.
4. Bank Rec:
O produto Bank Rec da Treasury Software reconcilia contas automaticamente por meio do gerenciamento de transações. Você pode configurar regras de correspondência e permitir que o sistema faça o trabalho para que sua equipe possa se concentrar nas tarefas analíticas humanas e na tomada de decisões. Os registros sem correspondência serão repassados até encontrarem a correspondência. Alguns dos recursos da ferramenta incluem: identificação, rastreamento e resolução de correspondências, classificação de tipo de registro, importação e automação e correspondência de contas em alta velocidade.
Com o Bank Rec, não há taxas de configuração e o produto pode ser pago mensalmente por meio de um modelo de assinatura a partir de US$ 99,95/mês ou adquirido integralmente antecipadamente. De qualquer forma, você pode incluir cinco usuários.
5. ReconArt:
Assim como o SolveXia, o ReconArt é totalmente baseado na web e pode ser hospedado no local, se desejado. ReconArt é um software de reconciliação que ajuda empresas com reconciliação bancária, reconciliação de cartão de crédito, reconciliação de balanço, fechamento financeiro, reconciliação de contas, análise de variação, lançamento contábil manual e reconciliação entre empresas.
Benefícios do software de reconciliação de automação
O software de reconciliação de contas economiza o tempo da sua equipe. Mais do que economizar tempo, oferece muitos negócios necessários, como fornecer consistência, precisão e clareza, além de reduzir o risco de conformidade, o que pode, em última análise, economizar dinheiro, prevenir fraudes e manter a reputação de toda a sua empresa.
Aqui estão alguns dos benefícios significativos do software de reconciliação de contas.
- Totalmente automatizado e rápido: Um dos benefícios essenciais de um software de reconciliação como o SolveXia é que ele é totalmente automatizado. Isso torna mais fácil concluir o processo de fechamento financeiro rapidamente. Muitas equipes financeiras passam a maior parte do tempo inserindo dados, tentando entender as variações e perdendo tempo com tarefas manuais e repetitivas. Com o software de reconciliação de contas, o processo é gerenciado automaticamente, liberando sua equipe para se concentrar no trabalho de alto nível, ao mesmo tempo que melhora a precisão e os insights, ao mesmo tempo que melhora os controles e reduz os riscos de auditoria.
- Abordagem uniforme/processo padronizado: O processo de reconciliação deve acontecer mensalmente. No mínimo, acontecerá trimestralmente, o que ajuda a padronizar o processo para garantir sua precisão. Com o software de reconciliação de contas, o sistema executará as reconciliações de acordo com o processo automatizado da mesma maneira, sempre. Isso é particularmente útil se suas reconciliações obtiverem dados de sistemas diferentes e houver mapeamento e limpeza de dados complexos e variados envolvidos. O software de reconciliação automatiza esse processo, economizando tempo e melhorando a precisão.
- Reduza erros e aprimore os controles internos: O software de reconciliação permite controles internos aprimorados porque os líderes e as partes interessadas podem ver como o processo está funcionando e ter a certeza de que ele está sempre funcionando perfeitamente. Ele também evita quaisquer ações fora do processo, enquanto alertas também podem ser configurados para quaisquer variações ou atividades incomuns. Ao reduzir as ações humanas manuais e com o mapeamento automático, você também consegue reduzir os erros. O software é treinado para ser preciso, o que evitará a ocorrência de muitos erros potencialmente dispendiosos, enquanto os alertas ajudarão a identificar problemas à medida que ocorrem em tempo real.
- História registrada: O software armazena todo o histórico de dados e reconciliações. Isto é útil não apenas para trilhas de auditoria e conformidade, mas também para informações históricas. Você pode verificar quanto custou algo no passado e ajudar a prever despesas futuras. Dessa forma, você pode orçar e gerenciar melhor as finanças do seu negócio.
- Responsabilidades delegadas: Com o software de conta, você pode atribuir funções e gerenciar controles de acesso. Dessa forma, cada pessoa da sua equipe tem consciência de seu cargo e responsabilidades. Quando a reconciliação precisar passar por um processo de aprovação, o sistema atribuirá automaticamente a próxima etapa ao aprovador, conforme necessário.
Empacotando
Em última análise, qualquer empresa terá que realizar fechamentos financeiros e reconciliações contábeis. Por ser uma empresa pública, esses processos são altamente regulamentados e, se feitos incorretamente, podem custar-lhe o seu negócio. Tanto para pequenas como para grandes empresas, a realização de reconciliações precisas pode reduzir cobranças fraudulentas e ajudar a identificar erros em processos financeiros. Ter uma visão atualizada do fluxo de caixa do seu negócio está diretamente relacionado à tomada de decisões comerciais sábias.
Resumindo, o uso de uma ferramenta de reconciliação de contas economizará o tempo da sua equipe, permitirá que cada pessoa entenda melhor sua função e responsabilidade e fornecerá um local conveniente e seguro para armazenar o histórico financeiro registrado.
