Quando se trata de equipes de contabilidade em empresas, há muitos fluxos de trabalho que você precisa acompanhar. É de extrema importância que todos os dados sejam precisos, as transações sejam devidamente registradas e os pagamentos sejam feitos e recebidos dentro do prazo. Vamos dar uma olhada em como a automação do fluxo de trabalho de contas a pagar pode ser uma virada de jogo para o seu negócio.
Índice
1. O que é um fluxo de trabalho?
2. O que é o fluxo de trabalho manual no Contas a Pagar?
3. O que é automação de contas a pagar?
4. O que são exemplos de automação de contas a pagar
5. Quais são os benefícios da automação de contas a pagar?
6. Como automatizar fluxos de trabalho de contas a pagar?
7. Como as contas a pagar podem ser automatizadas?
8. Quais são os recursos comuns do software de automação de contas a pagar?
9. Resultado final
O que é um fluxo de trabalho?
Um fluxo de trabalho refere-se a qualquer sequência de etapas necessárias para cumprir uma tarefa ou processo do início ao fim. Com fluxos de trabalho claramente projetados e definidos, você pode garantir que todos saibam qual é o objetivo final e como a empresa irá alcançá-lo.
Os fluxos de trabalho podem ser manuais ou automatizados. Vamos ver como eles diferem porque fica muito claro que a automação é o caminho a seguir.
O que é o fluxo de trabalho manual em contas a pagar?
Embora seja possível realizar o processo de contas a pagar manualmente, ele não é o ideal por vários motivos. Vejamos o processo, bem como os desafios potenciais que existem em cada etapa.
1. Receba faturas
Os departamentos de contas a pagar (AP) recebem faturas em papel e precisam digitar os dados no sistema eletrônico para aprovação dos líderes/gerência empresarial.
Nesta etapa, podem ocorrer atrasos no recebimento das faturas, as faturas podem ser perdidas, podem haver milhares delas para inserir, surgem erros manuais na entrada de dados, etc.
2. Após aprovação
Depois que as faturas são aprovadas, o departamento de contas a pagar deve garantir que elas obtenham assinaturas, cortem cheques em papel e os enviem para vendedores e fornecedores. Sem falar que há necessidade de aprovação nessas etapas.
Digamos que a pessoa-chave esteja ausente e você não consiga receber a assinatura, o que significa que seus vendedores e fornecedores vão esperar mais tempo pelo pagamento, o que pode prejudicar seus relacionamentos.
Além disso, existe o risco de escrever o valor do cheque incorretamente ou de a bochecha ser roubada, deixando espaço para fraudadores roubarem da empresa).
O que é automação de contas a pagar?
O fluxo de trabalho de automação de AP elimina o incômodo dos processos de contas a pagar, tornando tudo perfeito. Veja como funciona:
- O software de automação AP transformará documentos e faturas em papel em formato digital. Dessa forma, tudo é carregado sem erros em um sistema centralizado e seguro para fácil processamento e revisão histórica.
- O sistema realizará a correspondência para garantir que as faturas e os dados do pedido de compra correspondam.
- Caso haja uma incompatibilidade, o sistema alertará sua equipe financeira sobre o problema para retificação.
- Depois de aprovados, eles passam para os sistemas de contabilidade e ERP para que os pagamentos eletrônicos possam ser feitos automaticamente ou um cheque possa ser cortado.
O que são exemplos de automação de contas a pagar
A automação do fluxo de trabalho de contas a pagar funciona em qualquer etapa do processo. Aqui estão alguns exemplos de como fica em ação:
População de dados
Quando realizado manualmente, o processamento de faturas pode ser uma tarefa demorada. Com a automação, você pode economizar muito tempo e energia, pois seu banco de dados está conectado ao seu fluxo de trabalho.
Assim, seu banco de dados tem o poder de inserir automaticamente formulários com os dados necessários das faturas para receber a aprovação do pagamento.
Data de validade
Antes de pagar as faturas, você deseja verificar se os valores e serviços prestados refletem o seu acordo no pedido de compra. Soluções de automação podem realizar a validação de dados com precisão e rapidez.
Aprovações de pagamento
Na maioria das empresas, é necessária uma aprovação antes do pagamento de qualquer fatura. Provavelmente você já tem um processo de aprovação configurado, mas provavelmente envolve dependências de pessoas-chave e pode ser a causa de gargalos.
Quando tudo acontece em um sistema automatizado, a pessoa é alertada quando chegar a hora de aprovar uma fatura e lembrada de fazê-lo, ao invés de as aprovações em papel ficarem perdidas em sua mesa.
Além disso, se a pessoa-chave estiver fora do escritório, ela poderá acessar o sistema de onde quer que esteja para manter o trabalho avançando.
Quais são os benefícios da automação de contas a pagar?
Como você já pode ver, há muitos benefícios em implementar a automação do fluxo de trabalho de contas a pagar. Por uma questão de organização, vamos recapitulá-los aqui:
1. Pagamentos pontuais
Ao realizar processos manuais de contas a pagar, você aumenta o risco de erro humano. Quando os dados são inseridos incorretamente, você terá atrasos no processamento e no pagamento das faturas. Os sistemas automatizados reduzem os erros para que o processo flua sem problemas.
Dessa forma, seus fornecedores e vendedores são pagos em dia, preservando assim sua sólida relação de trabalho. Ninguém gosta de correr atrás de faturas ou pagá-las com atraso.
2. Evite penalidades
Além do risco de afetar negativamente suas relações de trabalho, você pode enfrentar dificuldades financeiras devido ao atraso no pagamento de faturas. Alguns vendedores e fornecedores cobram taxas atrasadas. Você pode evitar essas taxas com a automação do fluxo de trabalho de contas a pagar.
3. Mitigar fraudes
Pode acontecer que o seu departamento de contabilidade receba uma fatura de um fornecedor com quem você nunca fez negócios. Na confusão das coisas e no processamento de tantas faturas, eles poderiam simplesmente pagar sem pensar duas vezes.
Neste caso, você acabou de pagar um fraudador e não recebeu nada. Com um fluxo de trabalho de automação de contas a pagar implementado, o sistema verificará suas faturas em relação à lista de fornecedores/fornecedores e pedidos de compra para garantir a legitimidade antes que o processamento ocorra.
4. Economize tempo
O processo de entrada manual de dados pode levar muito tempo, e o tempo que isso pode levar dependerá de quantas faturas sua equipe terá que inserir para pagamento. Você realmente quer que seus funcionários de alto nível desperdicem seu valioso tempo inserindo números em um sistema quando uma solução de automação pode fazer isso por você?
5. Trilhas de auditoria
Os auditores podem querer dar uma olhada nos registros e transações financeiras da sua empresa. Com um sistema de automação de fluxo de trabalho instalado, esse processo se torna tão fácil quanto clicar em alguns botões para criar um relatório de auditoria.
Além disso, sua equipe interna sempre poderá acessar dados históricos e transações, pois estão armazenados com segurança no sistema.
6. Processo de aprovação simplificado
Se for realizado manualmente, sua equipe financeira poderá ter que perseguir constantemente os líderes empresariais para obter aprovações e assinaturas para pagar faturas. Isto não é apenas uma perda de tempo e uma prática frustrante, mas também não é organizado.
Ao implementar uma solução de automação do fluxo de trabalho de contas a pagar, o sistema fará acompanhamento regular com o aprovador para garantir que as faturas sejam revisadas em tempo hábil e não esquecidas.
Como automatizar fluxos de trabalho de contas a pagar?
Então, você está pronto para automatizar os fluxos de trabalho de contas a pagar em sua organização, mas não sabe por onde começar?
Dê uma olhada nestas etapas para saber como fazer isso:
1. Mapeie seu processo atual
Antes de projetar seu processo em uma solução de automação de fluxo de trabalho de contas a pagar, você deve verificar se ele foi, de fato, projetado de maneira ideal. Mapeie-o para remover quaisquer etapas ineficientes ou desnecessárias que possam existir.
2. Obtenha adesão
Você provavelmente precisará do apoio da gerência e das partes interessadas quanto aos benefícios da implantação de uma solução de automação. Reserve um tempo para revisar seu processo manual e explicar por que ele está causando mais danos do que benefícios. Em seguida, mostre todas as maneiras pelas quais uma solução de automação pode evitar esses problemas.
3. Priorize as necessidades
Faça uma avaliação sobre quais aspectos do processo de contas a pagar apresentam mais falhas em sua forma atual de trabalhar. Dessa forma, você poderá priorizar suas necessidades e selecionar uma solução de automação financeira que funcione melhor a seu favor.
Como as contas a pagar podem ser automatizadas?
Depois de selecionar o sistema que atende às suas necessidades, você pode criar seu processo de automação do fluxo de trabalho de contas a pagar de forma simples.
Por exemplo, com uma ferramenta de automação, você pode usar um fluxo de trabalho de contas a pagar pré-construído e adaptá-lo às especificidades da sua empresa usando a funcionalidade de arrastar e soltar.
Se você está pensando: “Uau, não preciso saber codificar?” então você está absolutamente certo. Você não precisa saber codificar para começar a automatizar seus processos imediatamente.
Depois de projetar seu processo padrão de contas a pagar, trabalhe no fluxo de trabalho do processo de aprovação. Depois de implantar o processo, você poderá executá-los de forma assistida (com envolvimento humano) ou autônoma (sem a necessidade de humanos).
Usando insights e dados em tempo real, você pode revisar o processo e realizar melhorias no processo, caso encontre necessidade.
Quais são os recursos comuns do software de automação de contas a pagar?
Existem muitos softwares de automação de contas a pagar para você escolher. Vamos revisar os principais recursos que você deseja na solução escolhida (basta dizer que uma ferramenta):
- Capacidade de personalizar fluxos de trabalho
- Ambiente sem código ou com pouco código
- Processe grandes volumes de documentos de uma só vez
- Correspondência de dados entre pedidos de compra e faturas
- Cumpra os padrões de contabilidade
- Capacidade de integração com pilha de tecnologia e software de contabilidade existentes
- Sistema centralizado para capturar e armazenar dados com segurança
O resultado final
Os relatórios mostram que uma empresa média de pequeno e médio porte leva 25 dias para processar uma fatura. Você leu certo, é quase um mês para uma única fatura.
Para uma organização que processa dezenas, centenas ou milhares de faturas mensalmente, esse tempo de resposta nunca seria suficiente. É por isso que tantas empresas se tornaram empresas de automação de contas a pagar, para que possam agilizar o processo de contas a pagar com a ajuda da automação do fluxo de trabalho de contas a pagar.
