Compreender a saúde financeira da sua empresa depende da reconciliação de contas. Esse processo é a base de qualquer negócio, independentemente do tamanho. No entanto, algumas empresas enfrentam mais desafios do que outras na conclusão da reconciliação contabilística. Requer atenção meticulosa e pode ser melhor alcançado com a ajuda de um software de contabilidade.
Aqui está tudo o que você precisa saber sobre reconciliações de contas e como realizá-las de maneira oportuna e precisa.
Índice
1. O que significa reconciliação de contas?
2. Benefícios e melhores práticas de reconciliação de contas
3. Como reconciliar contas: análises analíticas versus revisão de documentos
4. O Processo de Reconciliação
5. Manual vs. Reconciliação Automatizada
6. Benefícios do software de reconciliação de contas
7. Como funciona o software de reconciliação de contas?
8. Como implementar efetivamente a reconciliação de contas
O que significa reconciliações de contas?
A reconciliação de contas é o processo de comparação de documentos financeiros internos e externos para garantir que correspondam. Para fazer isso, sua empresa analisará documentos financeiros internos e os comparará com extratos de bancos, instituições financeiras e administradoras de cartão de crédito. Esta é uma etapa necessária para concluir o fechamento financeiro.
Para empresas sem software de contabilidade, o processo é altamente manual e muitas vezes feito em papel ou com processos on-line complexos e oportunos. Para empresas que utilizam software feito exatamente para esse motivo, você poderá imprimir lotes de cheques pagos de forma rápida e eficiente e revisar as transações registradas por meio do cadastro do software.
Ao comparar documentos internos e externos, o objetivo é investigar as discrepâncias e resolvê-las o mais rápido possível. A reconciliação de contas não é uma escolha para empresas públicas. As empresas públicas são obrigadas por leis em todo o mundo a incluir estes controlos internos nos relatórios financeiros anuais, como nos EUA, ao abrigo da Secção 404 da Lei Sarbanes-Oxley.
Benefícios e práticas recomendadas de reconciliação de contas
A reconciliação de contas é uma prática essencial. Embora não seja uma escolha para empresas públicas, ainda é a melhor prática para qualquer empresa. A reconciliação de contas tem tudo a ver com a precisão da saúde financeira de uma empresa e pode ajudar a prevenir problemas antes que eles surjam.
Aqui está uma olhada nos principais benefícios da reconciliação de contas:
- A reconciliação de contas ajuda a detectar transações fraudulentas ou com cobrança excessiva de cartão de crédito
- Ajuda a evitar saques a descoberto em contas à vista
- O processo pode destacar qualquer atividade financeira negativa, como roubo ou erros nos relatórios
- É importante ressaltar que reduz o risco de conformidade, garantindo a precisão no caso de uma auditoria
Um dos benefícios mais significativos da reconciliação de contas é o papel que ela desempenha na proteção da precisão do balanço patrimonial da sua empresa. Um balanço depende de todas as entradas e saídas, incluindo transações com cartão de crédito, dinheiro e empréstimos. Como tal, é essencial certificar-se de que os números correspondem aos extratos para ter uma visão precisa da situação financeira.
Aqui estão algumas práticas recomendadas para garantir que a reconciliação de sua conta seja executada e gerenciada corretamente:
- Controles internos: Para manter a precisão da atividade, você deve certificar-se de que todas as transações são permitidas e foram autorizadas com sucesso. Por exemplo, se estiver verificando um reembolso de viagem, você precisará certificar-se de que todas as informações no documento de origem estão corretas.
- Correção de erros: As reconciliações de contas estão sujeitas a erros, especialmente quando os dados são inseridos manualmente. Tenha um plano para documentar qualquer correção de erros. Um dos benefícios de usar uma ferramenta de automação de dados é que ela reduz a chance de erro humano. Além disso, se for necessária uma correção, há uma trilha de auditoria e um histórico de versões que podem ser revisados.
- Documentação: Os processos de reconciliação devem ser meticulosos e consistentes. Para que isso aconteça, o processo deve ser claramente definido e infinitamente repetível. Isso pode ser uma realidade delineando as etapas do processo, atribuindo responsabilidade a uma pessoa para cada etapa, definindo um cronograma, incorporando uma ferramenta para provar que as declarações foram reconciliadas e possuem um método estabelecido para efetuar a correção de erros..
Como reconciliar contas: análises analíticas versus revisão de documentos
Existem dois métodos principais para reconciliar contas, nomeadamente revisão analítica e revisão de documentos. Aqui está o que isso significa:
- Revisão de documento: Esta é a forma mais comum de reconciliação de contas, que se baseia na revisão do item de linha de cada transação nos extratos e na comparação com os registros da empresa.
- Revisão analítica: A revisão do Analytics baseia-se no uso de estimativas históricas da atividade da conta e na comparação com a realidade real. Se os números estiverem errados, isso poderá destacar possíveis erros ou fraudes.
O Processo de Reconciliação
Se você não estiver automatizando seu processo de reconciliação, estas são as etapas que você deseja seguir:
1. Compare: compare o registro interno da sua conta com os extratos bancários e verifique-os off-line por linha.
2. Anote: Para quaisquer transações em dinheiro que não apareçam no extrato bancário, deduza-as do saldo do extrato bancário. Que todos os fundos de saída foram refletidos nos seus registros internos e na sua conta bancária.
3. Combine: Certifique-se de combinar os depósitos diretos do livro caixa com o extrato bancário e vice-versa.
4. Revisão: Embora os erros bancários sejam raros, eles podem acontecer. Se você notar um erro bancário, entre em contato com seu banco o mais rápido possível e certifique-se de que o problema seja resolvido. A correção aparecerá em um extrato bancário futuro, portanto você precisará ajustar a reconciliação do período atual para cuidar da discrepância.
5. Equalizar: No final do processo, você deseja que tudo combine corretamente. Se você teve que ajustar, documente o que foi e por que a diferença ocorreu em primeiro lugar.
Manual vs. Reconciliação Automatizada
Embora exista software automatizado, alguns proprietários de empresas ainda realizam a reconciliação de contas manualmente. Isso é feito principalmente com o uso de planilhas do Excel; no entanto, devido à grande quantidade de dados e números, está sujeito a erros humanos e pode ser muito oportuno e dispendioso.
A reconciliação automatizada depende de sistemas de software para coletar e processar dados com intervenção humana limitada e é muito eficiente, precisa e elimina gargalos para que o setor financeiro possa se concentrar em tarefas de alto valor, fornecendo análises e insights para o negócio.
Benefícios do software de reconciliação de contas
Os benefícios de automatizar o processo de reconciliação de contas são imediatos e óbvios. Eles incluem:
- Erro humano reduzido: IÉ fácil para uma pessoa inserir dados numéricos incorretamente, especialmente quando ela está trabalhando em diversas planilhas.
- Diminuição dos custos operacionais: Soluções de automação maximizam a eficiência e realizam o trabalho muito mais rapidamente do que os humanos conseguem. Por sua vez, o tempo de processamento reduzido leva a custos operacionais reduzidos.
- Produtividade aumentada: Os humanos podem se concentrar em tarefas de alto nível e aumentar sua produtividade à medida que o software cuida de tarefas repetitivas e tediosas.
- Acessibilidade melhorada: Processos como a reconciliação podem exigir aprovação e verificações por diversas pessoas dentro de uma organização. Quando todos os dados são armazenados centralmente, é fácil acessar as informações quando necessário.
- Melhor segurança de dados: Os sistemas de software são construídos com segurança de dados robusta. A SolveXia, por exemplo, possui segurança de nível bancário na qual algumas das maiores instituições financeiras do mundo confiam.
- Riscos de auditoria minimizados: O sistema de software monitora todo o histórico e acesso do usuário e pode até criar relatórios de auditoria.
Como funciona o software de reconciliação de contas?
Os usos da automação nos negócios são amplos. A automação brilha no processo de reconciliação de contas porque se adapta muito bem aos critérios dos tipos de processos a serem automatizados. Para exemplificar, os melhores processos para automação são: repetitivos, exigem o máximo de atenção aos detalhes e ocorrem com frequência.
O software de reconciliação de contas automatiza o processo acima, coletando dados de várias fontes, incluindo sistemas ERP, processadores de cartão de crédito, serviços comerciais e extratos bancários. Em seguida, ele compara os dados lado a lado e notifica os usuários sobre quaisquer discrepâncias, para que os humanos possam investigar o motivo dos registros incompatíveis. Alguns recursos do software incluem fluxos de trabalho de aprovação automatizados, armazenamento de documentos para revisão e auditoria e modelos de reconciliação para fácil padronização.
Como implementar efetivamente a reconciliação de contas
A melhor maneira de implementar um processo de reconciliação de contas (e uma solução de software) que atenda às necessidades do seu negócio é avaliar o panorama geral. A solução que você escolher precisará funcionar para inúmeros tipos de transações em todas as atividades financeiras da sua empresa. Dessa forma, reserve o tempo necessário para configurar o processo de reconciliação de contas dentro de sua equipe e avaliar soluções de software que sejam escalonáveis e fáceis de usar.
