Não existe um líder empresarial que diga não à possibilidade de melhorar seus negócios. Seja qual for a capacidade, as melhorias nos negócios devem ser constantes dentro de uma organização. Um processo chamado melhoria contínua fornece precisamente esse valor. Com um exemplo de melhoria contínua, além de técnicas, este artigo mostrará como você pode ajudar seu negócio a funcionar melhor.
As melhorias nos negócios não beneficiam apenas os resultados financeiros, mas também melhoram a qualidade, a segurança e a satisfação dos funcionários e dos clientes. 54% das melhorias contínuas aumentam a satisfação do cliente.
Quer você saiba o que precisa melhorar ou não, este artigo fornecerá tudo o que você precisa saber sobre melhoria contínua, bem como exemplos de implementação que podem beneficiar muito a sua organização.
Índice
1. O que é Melhoria Contínua?
2. Tipos de melhorias de processos
3. 10 exemplos de melhoria contínua
4. Como Criar um Ambiente de Melhoria Contínua?
5. Melhoria Contínua Incremental vs.
6. Benefícios da Melhoria Contínua
7. Como Implementar Melhoria Contínua de Processos
8. Resultado final
O que é Melhoria Contínua?
Primeiramente, vamos definir o que significa melhoria contínua. Com suas raízes na manufatura, a melhoria contínua é um método que busca localizar oportunidades para garantir a eficiência continuamente. Isto envolve a avaliação dos processos, produtos e serviços atuais para garantir que a produção seja maximizada e o desperdício minimizado.
A melhoria contínua beneficia as partes interessadas internas e externas, desde funcionários a clientes e investidores. Mas a melhoria contínua não é um negócio único que uma empresa realiza e depois esquece. Se o nome não revela isso, vamos deixar esse fato claro – o método é contínuo, ou seja, não tem fim. É um método que se torna parte das operações contínuas de uma empresa. Você pode considerar isso um estilo de vida, em vez de algo novo que você pode tentar uma vez. Mas, mesmo que se torne parte do seu negócio, ainda requer estratégia e metodologia para impactar a mudança.
Como a melhoria contínua se torna uma forma de operar, isso significa que todos devem estar envolvidos. Portanto, criar uma cultura de melhoria é uma prioridade para que isso funcione. Isto pode ser feito capacitando todos dentro de uma organização para que compreendam que podem apontar locais de desenvolvimento para desencadear mudanças positivas.
Tipos de melhoria de processos
Existem vários métodos para melhoria de processos. Definiremos brevemente três tipos e depois passaremos para exemplos de melhoria contínua.
- Tecnologia LEAN: Criada pela Toyota para otimizar seu ciclo de produção, a melhoria LEAN é focada no cliente. Ele define o que os clientes mais valorizam no processo para determinar o que pode ser eliminado da produção de um produto para diminuir o desperdício e cortar custos.
- Seis Sigma: Six Sigma é um método que se concentra na melhoria da qualidade dos processos de negócios. O objetivo é limitar a variação nos processos para garantir consistência e aumentar o desempenho. Ele usa estatísticas para medir desvios de uma linha central definida em um gráfico de controle.
- Gestão de qualidade Total: Com alguma semelhança com o Seis Sigma, o Gerenciamento da Qualidade Total (TCM) responsabiliza todas as partes envolvidas pela produção de resultados de qualidade. Visa padronizar processos para reduzir erros.
10 exemplos de melhoria contínua
Agora que você entende o que é melhoria contínua de processos, será útil ver a teoria aplicada em um ambiente empresarial.
Aqui estão dez exemplos de melhoria contínua de processos e onde você pode usá-los em suas práticas diárias:
1. Ideação e Think Tanks:
Iniciar grupos de reflexão e sessões de idealização regulares pode beneficiar a sua organização. Você pode optar por administrar grupos de reflexão com uma agenda em mente ou, pelo menos, obter a presença de pessoal-chave para que ideias valiosas sejam discutidas. Durante essas sessões, você pode explicar como os processos estão sendo executados atualmente para ver se há pontos que precisam ser melhorados e mudanças a serem feitas. Muitas vezes, uma vez que a tecnologia está tão interligada com a maioria dos processos empresariais, um ponto de partida é discutir atualizações e novas soluções tecnológicas orientadas para a otimização. Por exemplo, as soluções de automação estão se tornando cada vez mais necessárias para que as empresas permaneçam competitivas.
2. Pesquisas e enquetes:
As pessoas que trabalham em sua organização são as mais versadas em saber onde melhorias podem ser feitas. Não é apenas importante obter feedback de clientes e fornecedores, mas importante e muitas vezes esquecido é o feedback dos funcionários. Ao pesquisar sua equipe, você pode descobrir seus pontos fracos e encontrar pontos para melhorias. Como líder empresarial, você passa a maior parte do tempo pensando no panorama geral, de modo que os pequenos detalhes que afetam significativamente os resultados do seu negócio podem passar despercebidos sem esse insight.
3. Treinamento Mensal:
Especialmente nas grandes empresas, é comum que cada funcionário trabalhe dentro de um silo ou “pista de natação”. Porém, tanto o software de treinamento cruzado quanto o de automação podem contribuir para a melhoria do processo. Por exemplo, se você puder treinar funcionários para saberem realizar vários trabalhos, então, se alguém se ausentar por motivo de doença ou férias, o processo permanecerá ileso. Outra ideia é implementar uma ferramenta de automação em sua organização para reduzir a dependência de pessoal-chave. Por exemplo, ferramentas de automação como o sistema SolveXia são projetadas de forma que os processos sejam armazenados no sistema e possam ser executados por praticamente qualquer pessoa com acesso. Não apenas o processo é armazenado e será executado automaticamente, mas à medida que o processo é executado, o sistema documenta as etapas que está executando para produzir sua saída.
4. Auditorias de tempo:
Um dos recursos mais significativos desperdiçados em uma empresa é o tempo. Ser capaz de medir e avaliar com precisão quanto tempo um processo leva em nome de seus funcionários pode oferecer informações sobre onde você pode otimizar um processo. É tão simples quanto usar um software para cronometrar um processo. Então, você pode analisar quanto tempo os processos demoram e encontrar maneiras de eliminar o desperdício de tempo. Isto poderia ocorrer na forma de automatização de aprovações e redução de pontos de contato, evitando assim a ocorrência de possíveis gargalos e atrasos.
5. Bola de captura:
Dentro das organizações, os processos raramente são iniciados e concluídos por uma única pessoa. Como tal, todo processo precisa ter alguém que possa ser responsabilizado pela sua execução, mas ainda requer a contribuição e assistência de várias pessoas. Catchball é um método de melhoria contínua que exige que a pessoa que iniciou um processo declare claramente seu propósito e preocupações aos demais envolvidos. Desta forma, eles podem “lançá-lo” ao grupo para feedback e ideias de melhoria, mas a única pessoa permanece responsável pela sua conclusão.
As ideias acima são apenas algumas ideias para promover a melhoria contínua em sua organização.
Aqui está uma olhada em algumas áreas que geram resíduos dentro da empresa e que muitas vezes podem ser melhoradas:
- Oportunidade: Tempos de inatividade do sistema, aprovações e gargalos de informações
- Erros: Erros de entrada manual de dados, erros de fatura
- Pessoas: Força de trabalho subutilizada, gestão e microgestão excessivas
- Produção: Superprodução de documentos impressos antes do necessário
Todos os itens acima são apenas exemplos básicos do que muitas empresas enfrentam. Em todos os casos, uma ferramenta de automação como o SolveXia pode auxiliar na eliminação de desperdícios e na melhoria contínua. A ferramenta de automação foi projetada para ser acessível a todas as partes relevantes e, ao automatizar dados e processos, os erros são inerentemente reduzidos.
6. Melhorando Ambientes:
Embora você possa estar focado nas operações e nos níveis de produtividade, é fácil ignorar o ambiente em que sua equipe trabalha. No entanto, se você for capaz de implementar mudanças para melhorar o ambiente, isso também poderá melhorar a produtividade. Por exemplo, você pode retocar o design de interiores, adicionar paisagismo verde e ajustar a iluminação.
7. Tecnologia da Informação:
Outro exemplo de melhoria contínua é adicionar novos softwares e ferramentas tecnológicas que podem auxiliar os fluxos de trabalho. Por exemplo, se você implementasse o SolveXia em seu local de trabalho, poderia testemunhar ganhos de 98% em produtividade com soluções de automação.
8. Treinamento de pessoal:
Não importa o quão experiente sua equipe seja, uma das atividades de melhoria contínua mais valiosas é proporcionar uma atualização no treinamento da equipe. As coisas mudam, por isso é uma ótima maneira de manter todos atualizados com habilidades e conhecimentos.
9. Editar trabalho:
Dos muitos exemplos de melhoria de processos disponíveis, você provavelmente deseja implementar a edição no trabalho de sua equipe. Da edição ao controle de qualidade, essa adição simples às suas atividades diárias certamente fará uma grande diferença positiva.
10. Levantamentos:
Stand-ups são uma ótima maneira de garantir que todos estejam envolvidos e ouvidos. Eles são fóruns abertos de discussão para que todos em sua organização exponham seus pontos fracos, discutam seus projetos e solicitem o apoio necessário.
Como Criar um Ambiente de Melhoria Contínua?
Com os exemplos em mente, você está no caminho certo para implementar a melhoria contínua. Mas, antes de começar, certifique-se de preparar seu ambiente de trabalho para o sucesso. Para isso, recomenda-se:
1. Envolva todos
Cada pessoa que faz parte de sua organização é de grande valor para o funcionamento de suas operações. Como tal, todos devem ser incluídos no processo de melhoria contínua. É um esforço combinado e só funciona bem se for inclusivo.
2. Incentive positivamente
Fomentar o medo não é a melhor opção quando você está tentando promover mudanças positivas. Em vez disso, o incentivo ajuda muito. Ofereça apoio a quem precisar e elogie as mudanças, sejam elas grandes ou pequenas.
3. Comunique-se abertamente
Quando você inclui todos, o segredo principal é comunicar-se com clareza. Isso ajuda a desenvolver uma cultura transparente na qual todas as pessoas participam da viagem.
Melhoria Contínua Incremental vs Inovadora
A melhoria contínua pode ser feita à medida que avança ou uma abordagem completa para resolver problemas significativos de uma só vez:
Melhoria Contínua Incremental:
Esse tipo de melhoria de processo é feito à medida que você reconhece problemas durante um processo. A vantagem desse tipo de melhoria é que ela é relativamente mais barata e mais rápida do que a melhoria contínua inovadora. Digamos que você esteja executando um processo e perceba um erro. Pode ser um erro de digitação em um folheto ou um erro nos dados. Você pode corrigir o erro conforme avança; entretanto, para garantir que o processo real avance em sua próxima iteração sem o mesmo erro, é necessário que você comunique a alteração. Portanto, a melhoria contínua incremental é benéfica, desde que a pessoa que corrige o erro o leve ao resto da organização.
Melhoria Contínua Inovadora:
A melhoria contínua inovadora acontece ao contrário. Em vez de fazer uma mudança durante o processo em si, envolve direcionar o processo para melhoria e depois abordar estrategicamente a mudança como uma frente unida. Normalmente, esses são itens mais substanciais para correção que exigem uma equipe inteira para serem implementados.
Benefícios da Melhoria Contínua
A melhoria contínua busca atingir dois objetivos principais, a saber, agilizar os fluxos de trabalho e reduzir o desperdício. Juntos, eles trabalham para reduzir custos e otimizar resultados, seja a qualidade de um produto ou serviço.
Simplifique o fluxo de trabalho:
A maioria dos processos exige vários pontos de contato ou partes envolvidas. Estes sempre têm espaço para melhorias. Seja a partir dos dados necessários ou da comunicação entre as pessoas que desempenham um papel na sua realização.
Reduzir custos/desperdícios:
Gerentes de projetos e executivos têm modelos e dados para revisar o custo de cada projeto. Com a melhoria contínua dos processos, podem avaliar onde as taxas são demasiado elevadas e depois trabalhar no sentido de reduzir custos e desperdícios para tornar um processo mais eficiente.
Como Implementar Melhoria Contínua de Processos
Conforme mencionado acima, a melhoria contínua de processos nem sempre tem começo e fim claros. Em vez disso, funciona melhor quando faz parte da cultura da empresa e envolve todos dentro da organização.
Aqui estão algumas considerações sobre como tornar a melhoria contínua de processos a norma em sua empresa:
1. Melhorias gerenciáveis:
Estabeleça metas razoáveis. Ao se preparar para melhorias, você deseja dividir projetos maiores em partes menores e mensuráveis. Isso ajudará a reduzir a sobrecarga, bem como a manter todos os envolvidos no caminho certo para ter sucesso.
2. Obtenha feedback:
Você deve buscar continuamente feedback de clientes, partes interessadas e funcionários em todas as suas operações. Este feedback não só ajudará a localizar oportunidades de melhoria, mas também poderá oferecer novas perspectivas e gerar novas ideias.
3. Motive os funcionários:
Você não deve apenas criar uma cultura onde cada funcionário se sinta capacitado para perceber ineficiências e oferecer soluções, mas também deve desenvolver uma cultura gratificante para ser motivacional. Por exemplo, você pode criar recompensas ou desenvolver um sistema acessível para que os funcionários compartilhem feedback continuamente.
O resultado final
A melhoria contínua dos processos oferece um método para o seu negócio melhorar a qualquer momento. Quer opte por implementar mudanças incrementais ou inovadoras ou uma mistura de ambas, você pode ajudar a reduzir o desperdício e otimizar os resultados. Os exemplos e estratégias de melhoria contínua acima podem ajudá-lo a atingir seus objetivos de negócios.
