Nos negócios, a concorrência é inerente e, portanto, inevitável. Quando se trata de desenvolvimento de produtos (inovação, satisfação do cliente e assim por diante), é importante se esforçar para ser melhor e mais eficaz com os recursos de negócios. Isto é alcançável através da eficácia operacional e das suas respetivas melhores práticas. Contudo, a eficácia operacional não deve ser confundida com estratégia.
Vamos dar uma olhada no que significa eficácia operacional, como ela difere da estratégia e como melhorar a eficácia operacional. Mas primeiro é importante definir a eficácia operacional e o que ela significa nos negócios.
Índice
1. Defina a eficácia operacional
2. O que é Eficácia Operacional?
3. Que elementos contribuem para um trabalho eficaz?
4. Eficácia das Operações vs. Estratégia
5. Como melhorar a eficácia operacional
6. Juntando tudo
Definir Eficácia Operacional
A eficácia operacional no local de trabalho envolve toda a produção de recursos humanos e tecnológicos dentro de uma empresa. É o fluxo de valor de uma organização impulsionado pelo design e pela estratégia operacional (melhores práticas). Inclui todos os aspectos da operação de um negócio de maneira melhor ou mais rápida, evitando erros.
O que é Eficácia Operacional?
A eficácia operacional é alcançada quando uma empresa maximiza o uso de insumos para produzir seus resultados. Ao fazer isso, a empresa pode obter uma vantagem competitiva em seu mercado e desenvolver produtos em um ritmo mais rápido. Tudo se resume a possuir a capacidade de superar a concorrência, fornecendo aos funcionários recursos para fazer isso sem sacrificar a qualidade.
A eficácia operacional não deve ser confundida nem pensada como estratégia. Em vez disso, é o meio pelo qual uma organização atinge a sua estratégia de negócio, mantendo ao mesmo tempo a eficiência.
A eficácia operacional pode ser dividida em quatro componentes principais. Eles incluem:
- Liderando e controlando o desempenho
- Medindo o processo e melhorando
- Automatizando processos
- Melhorando continuamente o desempenho
Que elementos contribuem para um trabalho eficaz?
Para desenvolver e apoiar um ambiente de trabalho eficaz, os funcionários devem ter acesso aos seguintes elementos:
1. Infraestrutura
Infraestrutura refere-se às ferramentas, tecnologia, recursos e itens tangíveis necessários para transformar uma entrada em uma saída. Ao focar na infraestrutura, você pode detectar e remover ineficiências. A infraestrutura também consiste na análise de dados para avaliar como a estrutura e os suprimentos da empresa estão trabalhando a seu favor.
2. Cultura da Empresa
Um ambiente de trabalho indesejável e cheio de estresse pode levar a funcionários desinteressados e esgotados. Desenvolva uma cultura empresarial que priorize o equilíbrio entre trabalho e vida pessoal, implemente um programa de bem-estar e se preocupe com as necessidades de seus funcionários para que eles se sintam apoiados e possam operar com seu potencial máximo.
3. Boas habilidades de gestão
Treinamento e apoio adequados também são necessários para um trabalho eficaz. Os funcionários devem se sentir capacitados e seguros para pedir ajuda ou se comunicar com sua equipe de gestão. Os gestores devem liderar pelo exemplo e reconhecer o bom trabalho.
4. Planejamento de sucessão
Ao preparar os funcionários internamente para preencher cargos abertos e de nível superior, você está alinhando os incentivos da empresa com os incentivos dos funcionários para crescerem. Os indivíduos com melhor desempenho se destacarão, e esses são os tipos de funcionários que podem ajudar a alcançar a eficácia operacional.
Eficácia Operacional vs. Estratégia
De acordo com Michael Porter, do Instituto de Estratégia e Competitividade da Universidade de Harvard, é fundamental compreender que estratégia empresarial e eficácia operacional não são a mesma coisa.
Embora você possa ter uma estratégia para ser operacionalmente eficaz, não é a estratégia que explica por que seu negócio é diferente da concorrência.
- A Eficácia Operacional trata do estabelecimento e extensão das melhores práticas operacionais. Diz respeito à validação e execução de processos uma vez prescritos.
- Estratégia é a proposta de valor única de um negócio e como você define seus diferenciais competitivos. Tudo se resume a destacar as principais vantagens competitivas.
Simplificando, a eficácia operacional envolve:
- Avaliação de Recursos
- Otimização (reduzindo custos e maximizando a produção)
Como melhorar a eficácia operacional
1. Crie uma comunicação clara e promova a colaboração
Para começar, é fundamental comunicar interna e externamente qual é a sua proposta de valor e como ela pode ser alcançada por meio de metas e operações de negócios. Ao estabelecer uma rede de informações segura e acessível entre departamentos, você pode evitar gargalos de processos, que causam ineficiência e aumento de custos.
Ao criar uma cultura comunicativa e colaborativa que recompense as equipas que trabalham em conjunto e ao desenvolver equipas que tenham competências complementares, todo o seu negócio funcionará de forma mais tranquila e será capaz de ter uma abordagem centrada no cliente em todos os departamentos. Conseguir isso coloca a eficácia em prática, naturalmente.
Para se comunicar adequadamente com os clientes, use um CRM e aproveite os dados para antecipar suas necessidades. Por exemplo, se o seu sistema de dados estiver recebendo muitas reclamações ou solicitações de atendimento ao cliente sobre um problema semelhante, o departamento responsável deverá estar ciente e pronto para resolver o problema antes que ele cresça. Os problemas operacionais são uma despesa, portanto, quanto mais cedo forem resolvidos, melhor será para os seus resultados financeiros.
Principal conclusão: Sua eficácia organizacional é impulsionada por pessoas. Priorize sua acessibilidade e comunicação para que possam trabalhar juntos para garantir o bom funcionamento dos negócios.
2. Entenda o gerenciamento de entregas
Para garantir a mais alta qualidade dos produtos, o gerenciamento de entrega leva o gerenciamento de produtos para o próximo nível. Para dar aos clientes o que lhes foi prometido, o papel de um gestor de entrega é sincronizar todas as etapas, desde pessoas e processos, até supervisionar a execução.
Em coordenação com equipes internas, o conselho de administração e fornecedores terceirizados, para citar alguns, o gerenciamento de entrega conduz o produto ou serviço ao longo de seu ciclo de vida para garantir a experiência ideal do cliente. O gerenciamento de entrega envolverá a comunicação entre as equipes e o acesso aos recursos em toda a empresa para garantir a eficácia.
Principal conclusão: É necessário haver uma parte responsável envolvida em todos os processos de negócios para supervisionar a execução e a eficiência.
3. Foco em Conhecimento, Aprendizagem Operacional e Gestão de Infraestrutura
Para estabelecer processos eficientes, o treinamento e o desenvolvimento estão em primeiro lugar. A aprendizagem operacional requer a colaboração de gestores e funcionários para estarem na mesma página. Comece definindo e documentando as melhores práticas para cada departamento e facilite a localização de informações pelos funcionários. Por exemplo, você pode considerar a criação de uma pasta “Recursos” em uma unidade compartilhada para referência 24 horas por dia, 7 dias por semana.
Este último também envolve a gestão da infra-estrutura, ou a garantia de que os recursos empresariais são organizados da forma mais eficiente para que os funcionários não enfrentem obstáculos ao tentar realizar o seu trabalho. Uma das maneiras mais fáceis de verificar esse aspecto do negócio é fazer com que os gerentes meçam a produtividade e comuniquem com os funcionários onde os pontos problemáticos podem estar ocorrendo, para que possam ser resolvidos.
Certifique-se de medir e gerenciar os resultados. Você conhece o ditado: “nada que é medido é gerenciado”, então incentive os gerentes a identificar proativamente problemas nos processos, sistemas e ferramentas, sem medo de refinar ou alterar processos. Isso é para que você possa identificar onde residem as ineficiências e resolvê-las. A flexibilidade é fundamental e, quando uma mudança é feita, você tem os dados e as análises para avaliar se foi ou não um avanço em direção à eficiência.
Principal vantagem: para melhorar a eficácia operacional, definir metas e criar infraestruturas que apoiem resultados bem-sucedidos. Certifique-se de usar dados e análises para avaliar se os processos estão otimizados.
4. Aproveite a tecnologia com gerenciamento de recursos
Para alcançar a eficácia, a tecnologia sem dúvida fará parte da equação de qualquer negócio. Faça uso de smartphones, tablets e laptops porque eles permitem que funcionários e clientes estejam conectados à empresa 24 horas por dia e de qualquer lugar do mundo. Podem surgir ineficiências quando os funcionários estão viajando, por exemplo, mas com a tecnologia, você pode evitar perder o ritmo.
A otimização da tecnologia envolve um gerenciamento adequado de recursos. Os gerentes podem ajudar as equipes a priorizar e treinar equipes multifuncionais para eliminar pontos únicos de falha. Assim, se um funcionário estiver doente, de férias ou sair da empresa, nenhum ponto do processo será descartado.
Além disso, com ferramentas de compartilhamento de software, todas as pessoas da empresa podem estar envolvidas nas operações comerciais atuais e entender em que parte do ciclo de vida um produto ou cliente se encontra atualmente. Não mantenha planos e cronogramas trancados.
Principal conclusão: Seus recursos são tão bons quanto as pessoas que os utilizam. Invista em treinamento e ferramentas.
5. Melhore a retenção de funcionários e clientes
Em média, custa 5 vezes mais para aquisição de clientes do que para retenção de clientes. Isso significa que você desejará priorizar a retenção de clientes para evitar a rotatividade de clientes. As maneiras de fazer isso incluem: pedir feedback, oferecer incentivos, recompensar clientes fiéis, ser comunicativo e receptivo e estimular novos clientes.
Quando se trata de retenção de funcionários, você deseja contratar talentos corretamente e cultura desde o início, porque cada vez que você treina um funcionário, todos os recursos são caros, incluindo tempo, dinheiro e esforço. Oferecer oportunidade de aprendizado contínuo e crescimento profissional e pessoal para aumentar a satisfação dos colaboradores e, consequentemente, reduzir a rotatividade. Além disso, os recursos humanos são um grande benefício para a eficácia operacional porque podem conceber e facilitar novas práticas empresariais.
Principal conclusão: A satisfação dos funcionários e dos clientes deve ser a principal preocupação, pois a sua felicidade e retenção reduzem custos e impulsionam os negócios.
Juntando tudo
A eficácia operacional se resume a todo o trabalho executado para fornecer ao cliente o que a empresa promete fornecer.
Ao estabelecer melhores práticas e gerir conhecimento, recursos, infraestrutura e comunicação, uma organização pode otimizar isso para estabelecer processos que diminuam custos e maximizem a produção, excedendo assim as metas de negócios e vencendo a concorrência.
