Os gargalos nos processos representam uma fonte importante de frustração para muitos líderes financeiros. Eles podem resultar em prazos perdidos, funcionários estressados e sobrecarregados e erros embaraçosos.
A Deloitte estima que os departamentos financeiros gastam quase 50% do seu tempo criando relatórios. Entre esse esforço monumental de processamento de dados estão tarefas de baixa visibilidade que podem se tornar gargalos.
O papel das finanças e do CFO está a evoluir com maior ênfase na análise e nos insights. Para permitir que o pessoal financeiro cresça e reoriente os seus esforços de acordo com a sua nova função, os CFOs devem resolver os estrangulamentos.
Continue lendo para aprender:
- Por que os processos do departamento financeiro são como um iceberg.
- O impacto dos processos abaixo da superfície que se tornam gargalos.
- Três ações que você pode realizar para ajudar a resolver o problema de gargalos no processo.
Seus processos são um iceberg.
Imagine os processos do departamento financeiro como um iceberg. Tarefas de alta visibilidade, como a preparação de declarações fiscais, ficam acima da superfície. Tarefas com alta visibilidade tendem a ser bem compreendidas e documentadas. Eles também são sistematizados (pelo menos parcialmente):
Abaixo da superfície vive uma série de processos que são menos conhecidos. Estas tarefas, para criar relatórios e preparar dados, são frequentemente:
- Não documentado.
- Conte com um pequeno número de especialistas no assunto (apenas uma pessoa).
- Manual. Realizado em planilhas.
O esforço de RH que as empresas dedicam a essas tarefas subterrâneas é enorme. Até 50% do tempo da equipe financeira.
Muitas dessas tarefas produzem dados para processos posteriores. O problema é quando estas tarefas se tornam estrangulamentos com efeitos em cascata nas finanças.
Não ignore os gargalos abaixo da superfície.
Tarefas subterrâneas que se tornam gargalos podem ter efeitos reverberantes no departamento financeiro. Os prazos podem ser perdidos. A equipe trabalha nos fins de semana para enviar os registros regulatórios dentro do prazo. Erros são cometidos.
Um artigo recente da CFO Magazine destacou um bom exemplo disso:
- Uma empresa precisa apresentar uma declaração de imposto de renda.
- Os especialistas fiscais aguardam os dados financeiros que são carregados no sistema de imposto de renda para produzir um balancete.
- Um atraso na obtenção dos dados financeiros resulta num atraso na execução do trabalho fiscal.
- O atraso reduz o tempo que os funcionários têm disponível para preparar, rever e declarar impostos.
- Os funcionários correm e trabalham nos fins de semana para preparar a declaração de imposto de renda, cometendo erros.
- O atraso nos dados financeiros funciona como um gargalo, impactando a tarefa mais crítica de apresentação de uma declaração fiscal.
Um bom modelo para entender o impacto dos gargalos é a Teoria das Restrições (TOC). Introduzido em 1984, o TOC é um paradigma de gestão popular para resolver gargalos:
Para muitos CFOs e líderes financeiros, os processos subjacentes tornam-se os gargalos. Isto, por sua vez, dificulta a capacidade dos departamentos financeiros de atender às expectativas do negócio.
O primeiro passo, portanto, é identificar os gargalos nas finanças.
A seguir, discutiremos as ações que você pode tomar para mitigar o risco de gargalos nas finanças.
Ação 1: Evitar retrabalho (na tarefa gargalo).
Imagine que você tem uma tarefa de quatro horas que se tornou um gargalo nos relatórios de final de mês. O que pode ser pior? Fazer com que aquela tarefa de quatro horas se transformasse em oito horas devido a dados de entrada incorretos.
Você precisa garantir que:
- Os dados que vão para a tarefa gargalo são válidos e limpos antes do início do processamento; e
- A equipe está disponível para revisar e aprovar os resultados (para marcar a tarefa como concluída).
Apresentamos um webinar sobre as melhores práticas de qualidade de dados. Algumas boas práticas a seguir incluem:
- Aproxime-se o máximo possível dos dados de origem (evite dados provenientes de planilhas originais).
- Tenha um perfil claro dos dados de entrada necessários. Isso inclui granularidade, idade, frequência e disponibilidade dos dados.
- Detecte e resolva problemas de qualidade de dados o mais cedo possível. Siga a regra 1-10-100 (saiba mais).
- Medir e agir em questões de qualidade de dados. Tenha soluções automatizadas para lidar com problemas recorrentes de dados.
Os funcionários também precisam estar cientes de que o seu processo é fundamental para as atividades posteriores. Como tal, o pessoal chave precisa de estar disponível não só para fazer o trabalho, mas também para rever e aprovar os resultados. A última coisa que você deseja é que uma tarefa de 0,5 dia se transforme em um dia inteiro enquanto você busca a aprovação de um gerente.
Ação 2: Minimize o tempo de inatividade. Aumentar a capacidade de trabalho (se possível).
A paralisação do processo ocorre por vários motivos. O motivo mais comum é que os funcionários principais estão de licença médica ou de licença.
Os líderes financeiros têm a responsabilidade de minimizar o tempo de inatividade das tarefas que geram gargalos. Isso inclui garantir que a tarefa gargalo seja:
- Transferível. Um novo membro da equipe pode pegar a tarefa e concluí-la?
- Documentado. É fácil para o novo funcionário compreender o processo e concluí-lo conforme planejado?
- Acessível. A equipe substituta tem acesso aos dados e sistemas necessários para realizar o trabalho?
- Autovalidação. Existem validações e verificações prescritas para sinalizar erros para o novo membro da equipe?
Outra opção – que pode ser um luxo para algumas empresas – é compartilhar e distribuir a tarefa gargalo após o expediente. Esta é uma solução viável para equipes que abrangem fusos horários. Por exemplo, Sally trabalha na preparação de um relatório das 16h às 18h. Seu colega em um fuso horário posterior passa duas horas concluindo o relatório. Como resultado, a equipe conclui o relatório a tempo para as tarefas posteriores na manhã seguinte.
Ação 3: Torne a tarefa de gargalo mais eficiente.
Depois de lidar com o tempo de inatividade e o retrabalho, a próxima ação deve focar na eficiência. Como você reduz aquela tarefa de gargalo de quatro horas em uma tarefa de duas horas?
Existem muitas maneiras de tornar uma tarefa mais eficiente. Poderia ser tão simples quanto realocar o trabalho para alguém que trabalha mais rápido. Na maioria dos casos, você precisará iterar uma série de melhorias. Por exemplo, você pode:
- Corte etapas desnecessárias. Isto poderia incluir a eliminação de resultados que não são realmente utilizados a jusante.
- Analise os processos para identificar e remover trabalho duplicado. Por exemplo, não é incomum ver dois funcionários realizando o mesmo trabalho de limpeza de dados em um arquivo de dados de origem.
- Reprojete e simplifique o processamento. Isso pode variar desde a simplificação de uma planilha até a reengenharia de todo um fluxo de trabalho.
- Treine a equipe em áreas como gerenciamento de tempo e produtividade.
- Equipe a equipe com ferramentas melhores, como um computador mais rápido.
É importante ver a eficiência como uma jornada e não como um estado final. Em vez de estabelecer metas elevadas e caras, as organizações devem adotar a melhoria contínua:
- Procure ganhos de eficiência menores e mais iterativos.
- Medir os ganhos de eficiência – que impacto teve no financiamento em geral?
- Use o sucesso de um ganho de eficiência para justificar melhorias adicionais no processo.
A automação é a resposta para as ações 1, 2 e 3.
Para recapitular, há três ações a serem tomadas em relação aos gargalos que afetam as finanças:
- Evite retrabalho (para a tarefa gargalo).
- Minimize o tempo de inatividade e distribua o trabalho entre fusos horários (se possível).
- Torne a tarefa de gargalo mais eficiente.
A automação é uma ferramenta poderosa para abordar todas as três ações. Isso ocorre porque a automação:
- Permite garantir a qualidade das entradas de dados. Processos automatizados podem verificar os dados de entrada antes que cheguem à tarefa gargalo.
- Funciona 24 horas por dia, 7 dias por semana. As soluções automatizadas não adoecem nem tiram férias anuais.
- É transferível. Nova equipe pode assumir a orquestração de um processo.
- Auxilia na transferência de conhecimento documentando a tarefa gargalo. Isso reduz ainda mais o risco de tempo de inatividade e dependência de pessoas importantes.
- Conclui tarefas repetitivas de dados muito mais rápido do que humanos (10x mais rápido).
- Atua como um catalisador para a reengenharia e simplificação de processos.
Fazendo referência à analogia do iceberg, a automação move os processos para a superfície. Uma vez automatizados, os processos ficam visíveis. Por sua vez, isso ajuda os líderes financeiros a lidar com gargalos críticos. Para resolver um problema, primeiro você precisa saber que ele existe.
Conclusão
Os CFOs e os líderes financeiros estão se esforçando para atender às crescentes necessidades de seus CEOs e negócios. Os gargalos do processo, se não forem atendidos, limitarão a eficácia da organização financeira.
Os processos em toda a organização financeira formam um iceberg. Muitos processos residem abaixo da superfície. Esses processos geralmente não são documentados, são manuais e dependem de pessoal-chave para realizar o trabalho. Essas tarefas abaixo da superfície podem facilmente se tornar gargalos, resultando na perda de prazos de relatórios.
Os líderes financeiros devem abordar e mitigar a questão dos estrangulamentos. Para fazer isso, as empresas devem:
- Evite retrabalho (para a tarefa gargalo).
- Minimize o tempo de inatividade e distribua o trabalho entre fusos horários (se possível).
- Torne a tarefa de gargalo mais eficiente.
A automação é uma ferramenta poderosa que pode ajudar os líderes financeiros a executar as ações 1 a 3 acima.
