Nos negócios, sempre há espaço para melhorias, principalmente no que diz respeito aos processos atuais em vigor. É aqui que entra a melhoria dos processos de negócios, especialmente porque a tecnologia, as expectativas dos clientes e a cultura do local de trabalho continuam a evoluir.
Quer seja um negócio novo ou já exista há muito tempo, é sempre um exercício útil analisar, avaliar e melhorar a forma como a sua empresa opera no dia-a-dia. Cada vez mais, os CFOs enfrentam problemas quando se trata de conformidade, finanças e comunicação interna e externa. Ao aplicar o BPI, você pode encontrar lacunas na cadeia de processos para facilitar seu trabalho.
Índice
1. O que é Melhoria de Processos de Negócios (BPI)?
2. Benefícios da melhoria dos processos de negócios?
3. Metodologias e ferramentas BPI para ajudá-lo
4. Etapas de melhoria dos processos de negócios: 5 maneiras de começar
5. Concluir
O que é Melhoria de Processos de Negócios (BPI)?
A melhoria de processos de negócios é uma abordagem para avaliar e redesenhar processos de negócios existentes para melhorar a eficiência, aprimorar o fluxo de trabalho e aumentar a produção.
Mas, primeiro, o que é um processo de negócio? Existem muitos tipos de processos de negócios, e todos eles giram em torno das tarefas que seus funcionários e equipe desempenham para entregar um resultado, seja ele um produto ou um serviço, aos clientes, stakeholders e/ou patrocinadores.
Os processos de negócios podem ser divididos em três categorias principais, a saber:
Operacional: Eles estão relacionados ao fluxo de valor, como contas de clientes, pedidos, remessa, fabricação, etc.
Gerenciamento: Estes incluem os procedimentos de supervisão, orçamentação e comunicação.
Apoiando: Esses processos são feitos através de equipes de apoio, como contabilidade, suporte técnico, recrutamento, etc.
Melhor conformidade: Quando você sabe como os processos devem ser executados, você pode implementar os métodos adequados para conformidade nas fases apropriadas. O risco de compliance é uma ameaça real para os CFOs, portanto, saber como funcionam os seus relatórios pode ajudar a garantir que o processo seja otimizado e sempre gerenciado com cuidado. Caso ainda não o seja, todo este processo pode ser automatizado com um software de automação de processos que garantiria que a conformidade fosse mantida corretamente, sem responsabilizar ninguém.
Benefícios da melhoria dos processos de negócios?
Se você está se perguntando por que dedica tempo para concluir a melhoria dos processos de negócios, aqui estão apenas alguns dos benefícios desse exercício:
Diminuir Tempo: Em essência, diminuir o tempo do fluxo de trabalho economiza dinheiro e pode resultar em maior satisfação do cliente.
Melhore a qualidade da saída: Quer você ofereça um produto ou um serviço, a prioridade é sempre proporcionar a melhor experiência ao cliente para satisfação e fidelização. Esta melhoria do processo operacional irá adicionar dinheiro aos resultados financeiros e ajudar a reter clientes, o que é importante porque custa cinco vezes mais adquirir um novo cliente do que manter um já existente.
Reduzir erros: Se um processo não estiver funcionando perfeitamente, há mais espaço para erros. Isso pode ser evitado descobrindo problemas dentro de um processo.
Menor desperdício: Um processo pode estar exacerbando o esforço humano e/ou o desperdício tecnológico que pode ser eliminado.
Metodologias e ferramentas BPI para ajudá-lo
O BPI pode assumir a sua forma em diversas metodologias, e cada uma é uma questão de preferência. Dependendo da sua equipe e do seu gosto, você pode escolher como implementar a melhoria dos processos de negócios usando um dos seguintes métodos:
Seis Sigma: Usando uma abordagem estatística, o Seis Sigma requer um procedimento conhecido como DMAIC, que significa Definir, Medir, Analisar, Melhorar e Controlar. O Seis Sigma funciona melhor para lidar com processos que possuem uma entrada (x) e uma saída (y) definidas, de modo que y=f(x), ou seja, se você pode controlar a entrada, você pode controlar a saída.
Gestão Enxuta: Lean Management é uma abordagem única para identificar desperdícios. Envolve os funcionários e depende da melhoria contínua para maximizar o valor do cliente e minimizar o desperdício. Funciona seguindo estas etapas:
- Identifique o valor (o que sua empresa entrega ao cliente),
mapear o fluxo de valor (como você entrega esse produto/serviço ao seu cliente), - Crie fluxo (identifique onde você pode remover perda de tempo para agilizar o processo),
- Estabelecer pull (cada etapa depende do trabalho apenas quando a etapa anterior do processo for concluída),
- Buscar a perfeição (estar disposto a expor os problemas para que possam ser resolvidos).
Gestão Ágil: O gerenciamento ágil está na raiz das organizações de desenvolvimento de software, mas também se estende a diferentes negócios. Ao reconhecer e responder às rápidas mudanças no ambiente, a melhoria rápida dos processos de negócios envolve a colaboração do cliente, a produção rápida e a flexibilidade de adaptação. É necessária uma filosofia de “fail fast” e beneficia da transparência e da capacitação dos funcionários.
Gestão da Qualidade Total (TQM): Embora o TQM pareça ser menos popular atualmente do que outras metodologias, o TQM é útil para proporcionar satisfação a longo prazo através da satisfação do cliente. O TQM é uma abordagem robusta ao BPI que requer: envolvimento de todos os funcionários, é focado no cliente, centrado no processo, integrado, sistemático e utiliza melhoria contínua, tomada de decisão baseada em factos e comunicação.
Kaizen: Em japonês, Kaizen significa “melhoria contínua” e, como tal, este método concentra-se em pequenas e consistentes mudanças a serem feitas para melhorias. É uma abordagem que depende de baixo para cima, para que todos se sintam capacitados para fazer pequenas mudanças que ajudem a funcionar melhor como um todo.
Etapas de melhoria de processos de negócios: 5 maneiras de começar
Agora, você pode ter uma ideia da abordagem que deseja adotar para implementar a melhoria dos processos de negócios em sua organização, mas por onde exatamente começar? Aqui está um processo de 5 etapas.
1. Esboço: O que precisa mudar?
Comece perguntando “o que precisa mudar?” Você pode usar o mapeamento de processos de negócios para criar uma visão geral dos processos de negócios atuais. Como todas as mudanças, primeiro você precisa admitir que há um problema.
Depois de identificar onde precisa aplicar recursos e energia, você poderá usar a melhoria do processo de negócios para restabelecer o processo. Você pode até implementar ferramentas de automação de dados e melhoria de processos nesta etapa para analisar processos, o fluxo de trabalho e aumentar a responsabilidade das partes responsáveis.
2. Analise os pontos problemáticos
Reconheça onde as coisas não estão funcionando tão bem quanto poderiam. Você pode aproveitar toda a equipe para fornecer feedback e fazer perguntas sobre os processos.
Por exemplo, se houver um gargalo em um departamento devido ao armazenamento de dados em silos, você pode considerar a implementação de uma plataforma de automação de processos de negócios que permitirá que os dados sejam acessados por qualquer pessoa com permissão dentro de sua organização a qualquer momento. Isso aumentará a comunicação e permitirá que todos vejam facilmente o status do fluxo de trabalho com análises, relatórios e painéis em tempo real. Portanto, seus funcionários são responsabilizados e também têm poder para tomar melhores decisões.
Por exemplo, você pode tentar o método dos “5 porquês”, que começa fazendo uma pergunta e depois rastreando a linha de pensamento perguntando “por quê?” Cinco vezes para chegar à raiz do motivo pelo qual algo é feito de determinada maneira e descobrir onde a lógica ou o processo falha.
3. Redesenhar: projete o processo, crie uma estratégia
Naturalmente, cada negócio é diferente, portanto a Melhoria de Processos de Negócios não é uma abordagem única para todos. Em vez disso, é essencial delinear os objetivos do seu negócio de forma que você possa definir métricas adequadas para avaliar as mudanças no processo.
Crie uma estratégia incorporando a equipe e delegando quem é o responsável por cada etapa de um processo. Dessa forma, cada pessoa é responsável pelo seu trabalho, e ele se unirá para beneficiar toda a organização.
4. Implementar: faça acontecer
Como as empresas não operam sozinhas, você precisa da adesão tanto dos funcionários quanto das partes interessadas. Obtenha compromisso e apoio descrevendo o que irá melhorar com esta mudança de processo.
A maioria das pessoas desconfia de mudanças, mas se você conseguir comunicar o raciocínio, será mais fácil adquirir os recursos necessários para realizá-las. Você pode até começar aos poucos, testando pequenas partes do processo e ver como funciona. Dessa forma você pode reduzir o risco. Depois de ter os recursos e a adesão, você estará pronto para fazer a mudança!
5. Revise e possivelmente refine
O BPI não é um negócio fechado. Requer que você continue a refinar os processos sempre para evoluir e aprimorar com as mudanças internas e externas em seu ambiente de negócios.
Você pode utilizar ferramentas de análise de negócios para visualizar rapidamente métricas com automação, relatórios e painéis para avaliar como as mudanças estão entrando em vigor e os resultados. As ferramentas de automação de processos podem ajudar, acelerando os relatórios de final de mês, reconciliando dados, fornecendo relatórios comerciais mensais, preparando suposições para modelos atuariais e muito mais. Qualquer que seja a abordagem adotada, não tenha medo de modificar ao longo do caminho!
Para finalizar
A única certeza nos negócios é que a incerteza sempre existirá. Em um ambiente em constante mudança, é necessário dar um passo atrás em relação ao modo como você ainda está acostumado a fazer as coisas para procurar como e onde você pode melhorar. A melhoria dos processos de negócios oferece benefícios para o seu negócio, interna e externamente, que não passarão despercebidos depois de concluídos.
