As empresas funcionam melhor quando as finanças estão em ordem. Independentemente do tamanho da sua organização, é provável que você conduza reconciliações de contas de maneira consistente. Este importante processo pode ser facilitado com o auxílio de soluções de automação. Aqui, abordaremos tudo o que há para saber sobre reconciliações de contas, o processo de reconciliação e os tipos de ferramentas necessárias para agilizar e automatizar o processo oportuno.
Índice
1. O que é Reconciliação?
2. O que é reconciliação de contas?
3. Quais são os tipos de reconciliações?
4. Por que reconciliar contas?
5. O que é o Processo de Reconciliação?
6. O que cria discrepâncias na reconciliação?
7. O que são reconciliações de balanço?
8. Vantagens das reconciliações de balanço
9. O que são reconciliações contábeis?
10. Melhores práticas de reconciliação de contas
11. Quais são os benefícios das ferramentas de reconciliação?
12. Quais são as melhores ferramentas de reconciliação?
13. O que é Reconciliação e Automação?
14. Palavras Finais
O que é Reconciliação?
A reconciliação é um tipo de processo contábil que compara diferentes conjuntos de registros para garantir que estejam devidamente registrados e de acordo.
Ao comparar dois conjuntos de dados, os proprietários de empresas e os departamentos de contabilidade podem garantir que os movimentos financeiros e os saldos das contas estão sendo devidamente registrados e transacionados. Normalmente, é realizado comparando dois conjuntos de registros – um interno e outro externo (ou seja, extratos bancários ou documentos de fornecedores ou clientes).
No passado, a reconciliação era realizada apenas manualmente através de planilhas Excel. Agora, as empresas podem colher as vantagens de soluções de automação como o SolveXia, que pode realizar reconciliações de contas e economizar seu tempo.
O que é reconciliação de contas?
A reconciliação de contas é o processo contábil de comparação de dois conjuntos de registros financeiros. Na maioria dos casos, os contadores realizam reconciliações contábeis no final dos períodos contábeis. Isso ajuda a garantir que os saldos das contas contábeis sejam refletidos com precisão.
A reconciliação de contas pode ser realizada de diferentes maneiras, pois não existe uma maneira padrão de fazer isso. No entanto, a maioria das organizações dependerá da contabilidade por partidas dobradas, uma vez que é exigida pelos princípios contábeis geralmente aceitos (GAAP).
Embora existam diferentes tipos de reconciliações de contas, é comum comparar o razão geral com outros sistemas ou extratos de terceiros. Embora a reconciliação de contas seja útil para a sua empresa saber a sua situação financeira, o que, por sua vez, afetará decisões importantes, também pode ter impacto no risco da sua organização. Isto é especialmente verdadeiro para as empresas cotadas em bolsa, que devem partilhar os seus mecanismos de controlo interno com os seus relatórios anuais (como parte da Lei Sarbanes-Oxley).
Se você não concluir as reconciliações contábeis em tempo hábil, poderá incorrer no risco de ter contas distorcidas e tomar decisões financeiras que podem ser prejudiciais ao seu negócio.
Embora seja possível e um tanto comum haver discrepâncias em suas contas, algumas serão facilmente explicáveis e outras exigirão alguma investigação. Não importa o motivo das discrepâncias, o principal objetivo da reconciliação de contas é retificar essas diferenças para que você possa avançar com confiança nos saldos de suas contas.
Quais são os tipos de reconciliações?
Existem diferentes tipos de reconciliações que podem ser realizadas de forma pessoal ou comercial. A boa notícia é que você pode automatizar qualquer tipo de reconciliação.
Vamos revisar o que são:
Reconciliação bancária
A mais comum de todas as reconciliações é a reconciliação bancária. A reconciliação bancária é o processo pelo qual as empresas verificam a sua posição de caixa comparando o valor das transações bancárias internamente com o extrato do banco.
Reconciliação de Fornecedores
As reconciliações de fornecedores analisam internamente os extratos fornecidos pelo fornecedor e o saldo devido com o livro razão a pagar e o saldo geral. Para realizar a reconciliação do fornecedor, você terá que solicitar extratos do fornecedor, pois eles não são enviados automaticamente (como os extratos bancários).
Reconciliação Intercompanhia
Quando uma empresa existe sob um guarda-chuva de empresas, as reconciliações entre empresas são realizadas para que a empresa-mãe tenha contas precisas. Uma dívida de uma empresa deve corresponder ao crédito de outra se houver algum valor devido/possuído
Reconciliação do Cliente
Se você fornecer condições de crédito aos clientes, a reconciliação do cliente verificará se o razão de contas a receber está sincronizado com a conta de controle de contas a receber no razão geral.
Reconciliação Específica de Negócios
Existem outras reconciliações mais específicas baseadas em tipos de negócios. Por exemplo, uma empresa pode ter que reconciliar o valor do seu estoque no balanço patrimonial contando manualmente o estoque de mercadorias mantidas. Ou, para as empresas do sector dos serviços financeiros, existe a necessidade de reconciliações frequentes das contas dos fundos detidos pelos clientes.
Por que reconciliar contas?
O processo de reconciliação é importante por uma série de razões.
A maioria dessas razões tem a ver com implicações financeiras e com a proteção da sua organização. Ao mesmo tempo, a reconciliação de contas irá ajudá-lo a compreender melhor a posição financeira da sua empresa em qualquer momento.
Descobertos
Quando as transações ainda estão pendentes no seu extrato bancário, o saldo refletido na sua conta pode ser diferente da realidade. A realização de reconciliações bancárias pode ajudar a evitar saques a descoberto em contas à vista.
Precisão
Ao manter diferentes conjuntos de registros financeiros que estejam de acordo entre si, você pode ter certeza de que os saldos são precisos.
Regulamentos
Para aderir às regulamentações governamentais, os balanços devem estar corretos. Concluir as reconciliações de forma consistente e oportuna ajudará a garantir que suas demonstrações financeiras não contenham erros. Relatar saldos errados pode ser um erro caro, tanto financeiramente quanto para sua reputação.
Risco
Ao realizar reconciliações de contas, você não apenas reduzirá o risco de conformidade, mas também eliminará ou evitará riscos associados a atividades fraudulentas. Se você perceber que algo está errado mais cedo ou mais tarde, você poderá proteger os ativos financeiros da sua empresa antes que ocorram danos reais e irreversíveis.
O que é o processo de reconciliação?
Antes de entrar no processo passo a passo de como funcionam as reconciliações de contas, é bom saber que existem dois métodos principais. Esses incluem:
- Revisão analítica: A revisão analítica é uma forma menos popular de realizar reconciliações, mas é usada para detectar rapidamente inconsistências nas contas. Ao utilizar dados históricos e saldos estimados de onde você acha que as contas deveriam estar, os líderes empresariais podem perceber erros ou atividades fraudulentas.
- Revisão da documentação: Embora a revisão analítica possa funcionar, a forma mais comum de realizar reconciliações é através da revisão da documentação. É aqui também que o software de automação irá brilhar. Com a revisão da documentação, você usa dados atuais para comparar registros e reconciliar as contas.
Quer você execute reconciliações com automação ou manualmente, as etapas são as seguintes:
- Comparação: Comece compilando os conjuntos de dados que você planeja comparar. Por exemplo, este pode ser o seu extrato bancário e o livro-razão interno. Se alguma coisa em seu extrato bancário e razão não corresponder, anote isso. Ou, se estiver utilizando software como o SolveXia, você será notificado.
- Verifique os fundos de saída: A saída de fundos é informada em seu extrato bancário. Isso inclui cheques, cobranças e transações em caixas eletrônicos. Se você tiver esses tipos de fundos de saída em seu extrato bancário, certifique-se de ver o valor correspondente em seu livro-razão.
- Verificando fundos recebidos: Da mesma forma, se você depositou dinheiro em contas, o extrato bancário ainda pode não refletir os depósitos. No entanto, você verá esse fundo de saída em seu livro-razão interno. Também é importante observar que, se você estiver ganhando juros em sua conta bancária, também precisará adicioná-los aos seus livros internos.
- Procure erros bancários: É incomum, mas possível, que ocorram erros bancários. Se você perceber que há algo em seu extrato bancário que não deveria estar lá, como um valor errado para uma transação ou um valor extra, entre em contato com seu banco imediatamente para corrigir o problema.
- Validar registros: A reconciliação será concluída quando os registros dos dois conjuntos de dados corresponderem e você tiver corrigido quaisquer erros. Ao fazer alterações nos documentos, mantenha um registro dessas atualizações. Com o software de automação, isso será resolvido naturalmente, pois todas as entradas e edições de dados são armazenadas no sistema, facilitando a obtenção de um relatório de auditoria ou reconciliação, caso haja necessidade.
O que cria discrepâncias de reconciliação?
Se você encontrar saldos de contas incompatíveis, nem sempre é necessário entrar em pânico. A maioria das diferenças pode ser atribuída a um dos quatro motivos a seguir:
1. Erros
Erros acontecem. Pode ser que uma transação tenha chegado à conta errada ou tenha sido inserida manualmente incorretamente, causando um erro de digitação no valor. Também pode ter sido um erro da parte do banco. A reconciliação de contas frequentemente permitirá que você detecte esses erros.
2. Dados ausentes
As transações podem falhar, então os dados ausentes são o motivo do erro. Softwares de contabilidade e ferramentas de automação como o SolveXia evitam que isso aconteça.
3. Diferenças de tempo
Transações, como cheques, podem chegar ao seu extrato bancário alguns dias depois de você fazer um depósito. Estas diferenças de tempo entre o dinheiro que sai das contas e é adicionado a outras podem ser adiadas, o que pode causar saldos incompatíveis.
4. Fraude
A razão mais assustadora para diferenças de contas pode ser atribuída à fraude. Ao realizar reconciliações regularmente, você será capaz de detectar fraudes e roubos desde o início, o que torna mais fácil a retificação e evita que se torne um problema ainda maior.
O que são reconciliações de balanço?
A reconciliação do balanço é a reconciliação que ocorre quando você fecha contas. Essas contas incluem:
- Dinheiro
- Contas a pagar
- Contas a receber
- Passivos de folha de pagamento
- Passivos acumulados
- Empréstimos e dívidas
- Despesas pré-pagas
- Inventário
A reconciliação do balanço deve acontecer em intervalos definidos, como mensal, trimestral ou anual. Em algumas empresas, a reconciliação do balanço patrimonial pode acontecer com a mesma frequência que todos os dias. Obviamente, automatizar esse processo é uma maneira infalível de executar reconciliações diariamente ou mesmo semanalmente, pois, caso contrário, será um processo demorado.
Vantagens das reconciliações de balanço
Por razões regulamentares, questões de conformidade e funcionamento adequado dos negócios, as reconciliações dos balanços revelam-se cruciais para o sucesso de um negócio.
Sem realizar reconciliações de balanço, é muito fácil e provável que você interprete mal a posição de caixa de sua empresa. Isto pode resultar em decisões de negócios que não são viáveis ou muito arriscadas, dada a sua situação financeira atual. As reconciliações do balanço também oferecem informações e transparência sobre o funcionamento interno de uma empresa e onde o dinheiro está sendo gasto.
Além de compreender melhor suas despesas, você também poderá entender melhor onde está ganhando dinheiro. Conhecer esses fatos importantes o ajudará a alocar melhor os recursos, cortar custos e expandir para novos caminhos quando as oportunidades surgirem.
O que é General Le reconciliações?
O razão geral, ou os livros contábeis de uma empresa, também devem ser reconciliados regularmente.
O que é reconciliação GL
A reconciliação do razão geral é o processo de verificação de que cada transação está devidamente registada duas vezes no razão geral, uma vez como débito e outra como crédito, nas respetivas contas.
Qual é o processo de reconciliação do razão geral
O processo de contabilidade geral pode variar de acordo com a organização, mas seja o que for, deve ser claramente definido e delineado numa política. Seguindo as diretrizes padrão, o processo incorpora o seguinte:
- Política: Para realizar qualquer reconciliação do razão geral de maneira adequada, a pessoa responsável deve conhecer a política da empresa. Isto abrangerá também os princípios contabilísticos.
- Dados: Depois de reunir todos os dados necessários, é hora de revisar a documentação. Se as transações apresentarem erros, você deverá identificar o raciocínio e corrigir o problema.
- Verificação cruzada: Depois de atualizar todos os registros, você desejará realizar uma verificação cruzada final para ter certeza de que tudo está alinhado.
- Documentação: Com a reconciliação sendo regulamentada, é imperativo manter a documentação de tudo o que você fez e de todas as ações que foram tomadas. Além de armazenar essas informações, o relatório também servirá como um roteiro sobre como realizar a reconciliação contábil na próxima vez.
- Aprovação: Um controlador, contador ou outra parte responsável terá realizado a reconciliação contábil. Após a conclusão, é comum passar por uma rodada de aprovação e assinatura para verificar o trabalho. Esta é uma etapa importante, uma vez que uma empresa só pode divulgar demonstrações financeiras depois que a reconciliação contábil for realizada.
Benefícios da reconciliação e automação do razão geral
Ao usar um software de automação, você economizará um tempo valioso e fará com que o processo de reconciliação contábil seja executado perfeitamente. O software é capaz de extrair todos os dados dos sistemas necessários e compará-los lado a lado. Todos os registros correspondentes serão certificados automaticamente. Caso haja alguma discrepância, você será alertado. O software GL irá automatizar o fluxo de trabalho, armazenar com segurança todos os dados, armazenar todas as políticas para referência rápida, fornecer trilhas de auditoria e até mesmo apresentar à sua equipe modelos para padronizar o processo de forma simples.
Práticas recomendadas de reconciliação de contas
É possível conduzir processos financeiros com algum nível de variação. No entanto, geralmente existem melhores práticas a seguir como diretrizes, que ajudarão a padronizar e executar processos como a reconciliação de contas.
Considere seguir estas sugestões para gerenciar seu processo de reconciliação de conta:
- Documentação: A reconciliação de contas acontecerá repetidamente. Por esse motivo, é importante executar o processo sempre da mesma forma. Para conseguir isso, defina e descreva claramente o processo e documente-o para referência. Com um software de automação, você pode projetar o fluxo de trabalho dentro do sistema para que qualquer pessoa com acesso possa realizá-lo clicando em alguns botões.
- Correção de erros: Nos momentos em que encontrar erros, você desejará que cada membro da equipe saiba como proceder. Você pode fazer isso documentando a correção de erros e tendo um plano em vigor.
- Controles internos: Você desejará manter um controle interno adequado que o deixará com a tranquilidade de saber que todas as transações foram aprovadas e realizadas com precisão.
Quais são os benefícios das ferramentas de reconciliação?
Como você sabe, a reconciliação de contas, a reconciliação de extratos bancários, a reconciliação do razão geral e todos os outros tipos de reconciliação podem consumir muito tempo. Esses processos altamente importantes exigem que todos os dados estejam corretos desde o início. Cada parte responsável da sua equipe deve estar atualizada com as práticas e fluxos de trabalho da sua organização.
Ferramentas de automação como o SolveXia transformarão a forma como sua empresa conduz qualquer tipo de processo de reconciliação. Os benefícios são amplos e incluem:
Fluxos de trabalho simplificados
O processo de reconciliação de contas é repetitivo e pode exigir o envolvimento de várias pessoas. Com a automação, você pode deixar o sistema realizar o trabalho e cuidar do trabalho pesado, como coleta e comparação de dados. Além de agilizar o processo, as soluções de automação fazem com que você nunca sofra com dependências de pessoas importantes. Se o funcionário que realiza as reconciliações estiver fora do escritório, qualquer outra pessoa poderá continuar de onde parou e garantir que a reconciliação seja realizada em tempo hábil.
Redução de erros
Junto com a morte e os impostos, é certo que os humanos cometem erros. Os dados e a quantidade de transações que devem ser comparados no processo de reconciliação exigem a máxima atenção aos detalhes. A automação reduz inerentemente o risco de erros humanos.
Redução de Fraude
Embora a reconciliação de contas não impeça a fraude, caso ela já tenha acontecido, certamente ajudará você a identificá-la rapidamente. Dessa forma, você pode tomar medidas para evitar a ocorrência de danos extensos.
Maior satisfação dos funcionários
A automação reduz a quantidade de trabalho manual e monótono que sua equipe precisa realizar. Em vez disso, eles podem se concentrar em tarefas analíticas e criativas de alto nível, o que pode levar ao aumento da satisfação dos funcionários (também conhecido como menor rotatividade).
Estandardização
Com um software de automação, você saberá que seus processos funcionam sempre da mesma maneira. Não importa quem ou onde sua equipe trabalha, o software armazenará o processo, os dados e o fluxo de trabalho de forma que a padronização seja facilmente alcançável.
Controles internos
Por último, você sempre manterá o controle sobre o processo. Você ganha transparência para ver exatamente onde está qualquer processo de reconciliação e o que ocorreu. Esse tipo de controle interno e maior transparência podem resultar em economia de tempo, pois você não terá que perder tempo fazendo reuniões e conversando constantemente com sua equipe para saber o que está acontecendo.
Quais são as melhores ferramentas de reconciliação?
Ao escolher a ferramenta de reconciliação de contas certa para sua equipe, você pode começar selecionando os recursos essenciais.
Recursos úteis de software
Compilamos uma lista de algumas das melhores ferramentas de automação de reconciliação do mercado, juntamente com os recursos que você deve procurar, incluindo:
Comunicando
O sistema de software pode produzir relatórios de reconciliação que oferecem uma visão geral de quais registros correspondem e quais não correspondem. Deve também ser capaz de comparar relatórios financeiros do passado.
Correspondência de transações
O coração do software de reconciliação é a capacidade de coletar e comparar registros. A ferramenta deve ser capaz de extrair dados de fontes diversas e díspares. Você pode inserir o tipo de regras e limites de correspondência que deseja aceitar com base nas políticas de reconciliação da sua organização.
Classificação
Durante o processo de correspondência, a ferramenta pode classificar e atribuir classes de tipo aos registros.
Gerenciamento de problemas
Caso surja um problema, a ferramenta deve saber o que fazer a seguir. Ou o problema será transferido para o próximo período contábil para retificação posteriormente, ou poderá ser resolvido o problema em questão.
5 soluções de software a serem consideradas
1. SolveXia:
SolveXia é um software de automação analítica especialmente desenvolvido para equipes financeiras. Você obterá um aumento significativo na produtividade ao utilizar seu software. A solução de nível empresarial pode extrair dados de qualquer fonte em segundos, ingerir dados em vários formatos e realizar correspondências complexas de dados.
Rodando na nuvem, todas as informações ficam acessíveis de qualquer lugar e a qualquer hora. Em menos de 30 minutos, você pode implantar o software para que ele esteja instalado e funcionando com capacidade máxima, sem necessidade de codificação. Agende uma demonstração gratuita para ver como sua equipe financeira será transformada positivamente.
2. Blackline:
A Blackline pode armazenar grandes quantidades de dados em diferentes formatos para ajudar sua empresa a cumprir os regulamentos de reconciliação. A ferramenta fornece automação contábil, automação de reconciliação e gerenciamento de processos de fechamento financeiro.
3. Bank Rec:
O software do Bank Rec pode ser adquirido integralmente à vista ou por meio de assinatura mensal para incluir cinco usuários e realizar seus processos de conciliação. É capaz de resolver correspondências, identificar correspondências e repassar registros sem correspondência.
4. Xero:
O software de contabilidade online do Xero fornece uma visão em tempo real do seu fluxo de caixa. Com recursos como reconciliação bancária, rastreamento de estoque e pagamento de contas, é útil para empresas de médio e grande porte.
5. ReconArt:
ReconArt é outra solução baseada na web que fornece reconciliação bancária, automação de fechamento financeiro, reconciliação de contas, lançamento contábil manual, análise de variação, reconciliação de cartão de crédito e reconciliação entre empresas. Ele foi projetado exclusivamente para lidar com reconciliações.
O que é reconciliação e automação?
A automação de reconciliação é o uso de software para executar reconciliações de contas automaticamente.
Por que a automação da reconciliação é importante?
Em vez de conduzir a reconciliação manualmente, este software aproveita a automação robótica de processos e a inteligência artificial para coletar e combinar registros em segundos.
Ao automatizar o processo necessário de reconciliação, você pode aliviar sua equipe do fardo manual de ficar atolada em registros financeiros. Em vez disso, eles podem dedicar seu tempo a tarefas de alto valor agregado. Além disso, a automação da reconciliação permitirá aumentar a frequência da reconciliação e manter dados precisos.
Como a automação de reconciliações pode ajudar?
Automatizar reconciliações permitirá que você economize tempo, economize dinheiro, otimize o processo e agilize os fluxos de trabalho. Com o aumento da confiança nos seus dados financeiros, você estará informado e terá informações úteis em tempo real que se traduzirão na tomada de melhores decisões de negócios.
As reconciliações manuais são atormentadas pela falta de responsabilidade, falta de comunicação, perda de tempo e oportunidades perdidas. Automatizar reconciliações torna o processo tranquilo, transparente e rápido.
Palavras Finais
Sua equipe financeira tem muito a fazer. As reconciliações de contas são um dos processos financeiros mais importantes, mas muitas vezes são negligenciadas porque realizá-las manualmente é muito demorado e cansativo.
