Sua equipe passa inúmeras horas lidando com dados, transações, números e peças móveis. Mesmo com a máxima atenção aos detalhes, erros acontecerão quando todo esse trabalho for feito manualmente. É por isso que as empresas estão recorrendo à automação contábil e financeira para agilizar seus processos, reduzir custos e evitar erros.
Veremos exemplos de automação contábil e veremos como um software de automação contábil de primeira linha pode melhorar radicalmente o funcionamento e o desempenho do seu negócio.
Índice
O que é automação contábil e financeira?
Qual é a história da automação contábil e financeira?
Quais são os desafios da contabilidade manual?
Quais são os benefícios da automação contábil e financeira?
Quais são os desafios da automação contábil e financeira?
Quais processos você pode automatizar em finanças?
Quais são as etapas para automatizar processos financeiros?
Quais são exemplos de fluxos de trabalho de processos contábeis?
A automação financeira substituirá os contadores?
O que procurar ao escolher um software de automação financeira?
O que é automação contábil e financeira?
A automação contábil e financeira emprega tecnologia para remover funções manuais do dia a dia de um contador ou profissional de finanças. Com a automação contábil e financeira em andamento, sua equipe não precisará mais:
- Insira os dados manualmente
- Vasculhe por horas para encontrar os dados de origem de que precisam
- Pague os fornecedores um por um
- Crie relatórios financeiros em planilhas desatualizadas
- Execute a correspondência de transações manualmente para executar reconciliações
Com uma solução de automação financeira, você pode remover tarefas manuais e repetitivas para agilizar as principais funções financeiras, como: reconciliação, análise de despesas, gerenciamento de descontos, relatórios regulatórios e muito mais.
Qual é a história da automação contábil e financeira?
Embora pareça que a automação financeira seja agora o assunto da cidade, não é um conceito totalmente novo. Na verdade, a sua história remonta ao século XIX, quando o Censo dos Estados Unidos começou a utilizar a sua primeira máquina de cartões perfurados, criada pelo inventor Herman Hollerith.
Com invenções contínuas para armazenamento de dados, computadores comerciais e fita magnética, a General Electric foi a primeira empresa a usar um UNIVAC para suas operações contábeis em 1955.
A automação entrou em cena no final da década de 1970, quando os programadores estavam construindo software para lidar com tarefas contábeis e software de planilha para lidar com as tarefas diárias.
A automação contábil continua a inovar e agora as empresas têm acesso a pacotes de software financeiro robustos com pouco ou nenhum código que podem lidar com tarefas diárias e complexas sem intervenção humana, economizando tempo e reduzindo erros.
Quais são os desafios da contabilidade manual?
Convencionalmente, a contabilidade era realizada manualmente, mas à medida que o volume de transações aumenta, a tecnologia prolifera e as responsabilidades aumentam, não há mais tempo suficiente num dia para gerenciar a carga de trabalho contábil.
Além disso, a contabilidade manual está repleta de desafios, incluindo:
- Consumidor de tempo por natureza: Obter, limpar e transformar dados leva muito tempo.
- Propenso a erros: Como o campo está cheio de números, há grandes chances de erros, por mais talentoso que seja o seu time.
- Falta de segurança: Com dados existentes em planilhas e desktops, não existe uma forma centralizada de segurança. Isto é especialmente problemático porque os ataques cibernéticos aumentam diariamente.
Quais são os benefícios da automação contábil e financeira?
O impacto da automação na contabilidade é grande porque o setor é o candidato perfeito para a automação, pois seus processos são urgentes, exigem muitos dados e são repetitivos.
Aqui está uma olhada em algumas das vantagens notáveis da automação contábil e financeira:
1. Economize tempo
Uma das maiores e mais imediatamente perceptíveis vantagens da automatização de processos financeiros é a economia de tempo que você testemunhará. Softwares de automação podem acelerar seus processos em 85x.
2. Reduza custos
Com menos intervenção humana necessária e prevenção de erros, você consegue reduzir custos e reduzir riscos operacionais.
3. Aumente o acesso aos dados
Com processos automatizados e um repositório integrado, centralizado e seguro para seus dados, você pode definir controles de acesso para melhorar o acesso aos dados. Por exemplo, uma ferramenta de automação é um software baseado em nuvem com segurança de nível bancário, o que significa que sua equipe pode acessar dados em tempo real em qualquer lugar.
4. Melhore a qualidade dos dados
Dada a automação e a redução de erros manuais (na verdade, 90% menos erros!), seus dados brilharão naturalmente e se tornarão mais confiáveis. Com maior integridade e qualidade dos dados, as equipes financeiras e os líderes empresariais podem tomar melhores decisões de negócios com confiança.
5. Impulsione as relações comerciais
Você pode estar se perguntando como a automação que ocorre internamente pode apoiar seus relacionamentos externos. É muito simples quando você pensa sobre isso, porque se seus fornecedores estão sendo pagos em dia e os clientes recebem o que precisam em tempo hábil, todos ficam mais felizes em trabalhar com você.
Quais são os desafios da automação contábil e financeira?
É óbvio por que você deseja implementar a automação contábil e financeira, mas também precisa fazê-lo com intenção.
Sem algum planejamento necessário, você pode encontrar obstáculos, como:
1. Treinamento
Alguns softwares podem exigir muito treinamento para serem usados. No entanto, você pode encontrar software que pode ser implantado em menos de 30 minutos e compreendido rapidamente. Além disso, um software tem uma variedade de recursos que vão desde white papers a vídeos e suporte online.
2. Complexidade
Cada software de automação financeira é diferente, assim como sua interface. Portanto, você vai querer encontrar uma solução que seja intuitiva que possui uma interface de arrastar e soltar e painéis facilmente personalizáveis.
3. Integração
Você também vai querer encontrar um software de automação que se integre à sua pilha de tecnologia e ERP/CRM existentes.
Quais processos você pode automatizar em finanças?
Existem mais processos que você pode automatizar em finanças do que não. Conforme mencionado, os melhores processos para automatizar são aqueles de natureza repetitiva, que exigem dados, são urgentes e envolvem várias pessoas. Então, como você pode imaginar, essas são praticamente todas as tarefas financeiras e contábeis.
Dito isso, vamos mergulhar nos exemplos de automação contábil:
1. Folha de pagamento
Como os registros fiscais dos funcionários e as taxas de cada indivíduo são diferentes, relatórios precisos da folha de pagamento acabam demorando muito. Com a automação da folha de pagamento, você pode facilmente depositar fundos diretamente na contabilidade bancária dos funcionários, calcular pagamentos e administrar impostos sobre a folha de pagamento, entre outras funções.
2. Gestão de despesas
Coletar recibos de funcionários e analisar despesas manualmente é uma tarefa altamente tediosa. Um software pode lidar com análises de despesas para ajudá-lo a tomar decisões de negócios mais informadas e personalizar relatórios de despesas.
3. Fechamento Financeiro
O processo de fechamento do final do mês pode ser incrivelmente cansativo, especialmente se não for planejado e padronizado. Softwares podem agilizar todas as etapas, incluindo a reconciliação. Isso significa que o software detectará erros, manterá a conformidade, localizará faturas perdidas e realizará a correspondência de transações.
Quais são as etapas para automatizar processos financeiros?
Com os vários benefícios da automação contábil e financeira, só faz sentido avançar em direção à automação. Ao implementar sua transformação digital, você pode fazê-lo intencionalmente seguindo estas etapas:
1. Analise Processos
Faça um balanço de seus processos atuais para ver o que pode ser automatizado. Procure tarefas repetitivas que não exijam estratégia e pensamento humano. O software de contabilidade visa aumentar as capacidades humanas, e não substituí-las, afinal.
2. Revise a tecnologia
A automação obviamente depende da solução de software que você escolhe usar, bem como dos sistemas que você já possui. Considere qual tecnologia você possui e encontre uma solução de automação que possa ser facilmente integrada.
3. Planeje fluxos de trabalho
Com a ajuda do mapeamento de processos, você pode visualizar seus processos existentes e localizar espaço para melhorias. Em seguida, você pode reconfigurar seus processos e projetá-los para eficiência com a ajuda de um software de automação.
4. Teste e monitore
O objetivo final não é automatizar e ir embora. Em vez disso, você vai querer ficar de olho em como o negócio está funcionando e acompanhar as análises. Um software está equipado com painéis personalizáveis para que você possa acompanhar o andamento dos fluxos de trabalho da sua empresa em tempo real.
Quais são exemplos de fluxos de trabalho de processos contábeis?
Os fluxos de trabalho do processo contábil são a sequência de eventos que ocorrem entre o início e o fim de um processo. O fluxo de trabalho é útil para gerentes e líderes supervisionarem sua equipe e atribuírem responsabilidades.
Por exemplo, o fluxo de trabalho do processo contábil para gerenciamento de despesas pode ser assim:
1. Colete registros
O funcionário começa coletando extratos e recibos de cartão de crédito.
2. Criar relatório
Em seguida, eles devem documentar as reivindicações para que sejam aprovadas.
3. Relatório de rota
O relatório é enviado para ser revisado e aprovado por alguém da equipe de contabilidade.
4. Relatório de revisão
O referido indivíduo valida o relatório e o envia para aprovação de um líder sênior.
5. Aprovar relatório
Se tudo estiver em ordem, o relatório volta para a equipe de contabilidade para ser processado.
6. Enviar relatório
O relatório é movido para contas a pagar para que o funcionário que o enviou possa ser reembolsado.
7. Verifique os recibos
Os recibos são revisados e arquivados por motivos fiscais e contábeis.
8. Adicionar códigos
Um membro da contabilidade deve carregar os registros com os códigos fiscais adequados para o relatório de despesas.
9. Pós-relatório
Quando tudo estiver em ordem, o relatório de despesas será lançado no razão geral.
10. Autorizar pagamento
Só agora o reembolso de despesas pode ser pago com base no cronograma de gerenciamento de despesas.
Como você pode ver, esse fluxo de trabalho necessário enfrenta muitos obstáculos e possíveis atrasos, especialmente se alguém estiver fora do escritório. Dependências de pessoas importantes ou um único erro podem desequilibrar tudo isso. O software financeiro automatizado pode agilizar o fluxo de trabalho sem intervenção humana.
A automação financeira substituirá os contadores?
Essa última frase pode ser motivo de preocupação para alguns, mas não é tão assustadora quanto parece! Na verdade, as empresas de contabilidade que estão a crescer rapidamente são aquelas que estão a implementar software de automação, e isso é compreensível.
A automação contábil não pretende substituir profissionais. Em vez disso, foi projetado para aumentar e aprimorar suas capacidades. Como o software pode cuidar de tarefas repetitivas e tediosas, eles podem dedicar mais tempo a tarefas estratégicas e responsabilidades que agregam valor.
O que procurar ao escolher um software de automação financeira?
Em sua busca pelo melhor software de automação financeira para o seu negócio, pense nesta lista de recomendações sobre o que ficar atento:
- Custo: Você terá um orçamento que deseja cumprir para poder pagar pela solução.
- Usabilidade: Nem todo mundo é um gênio da tecnologia, nem precisa receber opções sem código.
- Interoperabilidade: Não há necessidade de substituir totalmente todos os seus sistemas quando você encontrar uma solução que se integre ao seu sistema existente pilha de tecnologia.
- Segurança: Como principal preocupação dada a quantidade de dados que você armazena e usa, a segurança de nível bancário é obrigatória.
Empacotando
A automação contábil e financeira está melhorando os negócios em todos os lugares. Como o setor está maduro para a inovação e adequado para a automação, os benefícios são excelentes quando você implementa um software de automação financeira.
Você pode agilizar fluxos de trabalho, aumentar a segurança, melhorar a integridade dos dados e obter acesso a insights profundos em tempo real.
