O piloto americano de automobilismo Joey Logano pode ter dito melhor: “Sempre há espaço para melhorias”. Enquanto ele falava sobre a pista, a verdade ainda vale quando se trata de negócios. E embora suas ferramentas para melhoria sejam a prática, motores e motores, ferramentas para melhoria contínua nos negócios estão por toda parte, você só precisa saber como aplicá-las.
Compartilharemos alguns dos modelos de melhoria contínua mais impactantes e veremos como as ferramentas de melhoria de desempenho (incluindo automação) podem ajudar o sucesso contínuo do seu negócio.
Vamos correr em frente!
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Quais são os benefícios das ferramentas de melhoria contínua?
Como começar com a melhoria contínua?
Qual é o papel dos métodos e ferramentas na melhoria contínua?
O que são ferramentas de melhoria contínua?
Como ter sucesso na implementação da melhoria contínua?
O resultado final
Quais são os benefícios das ferramentas de melhoria contínua?
As ferramentas de melhoria contínua combinam o poder da tecnologia com a execução da ação humana para fazer a diferença no funcionamento de uma organização. Ferramentas como impressão 3D, análises avançadas, painéis personalizáveis e processos automatizados estão ajudando as organizações a melhorar.
Juntamente com a ajuda da tecnologia, as ferramentas e metodologias de melhoria contínua são úteis porque fornecem:
- Um plano de ação
- Maneiras de medir a mudança
- Uma diretriz para implementação
- Como definir benchmarks para o sucesso
Como começar com a melhoria contínua?
Ao navegar pelas diversas metodologias de melhoria contínua que compartilharemos em breve, você poderá se sentir sobrecarregado e preocupado em saber por onde começar. O melhor lugar para começar é fazer uma pergunta importante e possivelmente transformadora: “Qual é o objetivo de trazer essa prática para o negócio?”
Ao perguntar o que você está tentando avançar, você pode planejar qual metodologia seguir, bem como quais ferramentas de melhoria contínua podem fazer mais diferença.
Também é útil questionar:
- O que pode ser feito para ajudar a produzir maior valor?
- Onde podemos cortar custos?
- Precisamos produzir a uma taxa maior?
- Adicionar novas linhas de produtos seria útil?
Qual é o papel dos métodos e ferramentas na melhoria contínua?
A melhoria contínua é uma prática benéfica devido à sua natureza: é contínua. Não é algo que você implemente e espere ver uma grande mudança de uma só vez, porque isso não só levaria tempo, mas também seria inerentemente arriscado.
Em vez disso, as ferramentas de melhoria contínua permitem mudanças e inovações incrementais. Portanto, em vez de as ferramentas de melhoria contínua serem um desafio, é mais necessário que você sustente sua aplicação ao longo do tempo para testemunhar a melhoria.
Para isso, concentre-se nos três aspectos seguintes de sua execução, a saber:
1. Estabeleça metas
Comece definindo metas mais alinhadas à sua estratégia de negócios. Não há necessidade de consertar algo que não está quebrado, mas isso não significa que não há necessidade de questionar o que está acontecendo dentro dos muros da sua organização.
2. Escolha métodos
Das várias ferramentas de melhoria contínua, você terá que escolher um processo que tenha maior probabilidade de ajudá-lo a alcançar sua linha de chegada. Com essas metodologias implementadas, você terá um plano claro sobre como avançar.
3. Aproveite as ferramentas
Depois que sua metodologia estiver em ação, existem muitas ferramentas que podem ajudar a agilizar as mudanças e monitorar suas práticas.
Para começar, o software de automação financeira é um lugar nobre para começar porque é amplamente aplicável a muitas práticas de negócios, inclui análises e pode automatizar e padronizar fluxos de trabalho.
Ao implantar uma solução sem código, sua empresa economiza tempo, melhora os insights e reduz erros.
Além de usar soluções de automação para melhoria contínua, você também pode automatizar muitos processos e procedimentos financeiros importantes, como: gerenciamento de descontos, análise de despesas, relatórios regulatórios, reconciliação de contas e muito mais.
O que são ferramentas de melhoria contínua?
Se você quer se sentir como Joey Lagano ao cruzar a linha de chegada como campeão, essas ferramentas de melhoria contínua podem ajudá-lo a chegar lá.
Vamos dar uma olhada em algumas das ferramentas mais notáveis para melhoria contínua para qualquer negócio:
1. PDCA
PDCA é um ciclo que significa Planejar, Fazer, Verificar, Agir. É mais adequado quando você deseja melhorar a eficiência, a produtividade ou os processos de negócios. Aqui está o que cada etapa envolve:
- Plano: defina estratégia e objetivos e descreva como você irá alcançá-los
- Fazer: coloque seu plano em ação para garantir que funcione conforme planejado
- Verificar: analisar o resultado e avaliar quaisquer oportunidades de mudança
- Agir: ajuste conforme necessário com base na etapa de verificação
Perto do PDCA está o PDSA, em que o S significa “estudo” em vez de verificação. Neste ciclo, estudar envolve observar passivamente o resultado em vez de ser ativo no monitoramento das mudanças.
O PDCA é incrivelmente popular porque é fácil de seguir e pode ser aplicado a uma variedade de situações e circunstâncias de negócios. Além disso, a sigla facilita a memorização para que possa se tornar parte da cultura da sua empresa.
2. Kanban
Os quadros Kanban são uma forma visual de dar vida ao gerenciamento de projetos. O objetivo é permitir que você veja o trabalho iterativo. Em última análise, o Kanban ajuda no gerenciamento do tempo, na priorização e na eficácia.
Em um quadro Kanban, você tem três colunas que representam projetos:
- Pendência
- Em andamento
- Feito
Use notas adesivas para detalhar cada lista, o que também facilita a movimentação dos projetos entre as colunas. Tenha em mente que o Kanban é mais focado no projeto do que no processo.
No entanto, você ainda pode usar ferramentas de automação como parte do Kanban, pois pode projetar fluxos de trabalho em um sistema e automatizá-los. Isso ajudará a mover seus processos de “tarefas pendentes” para as colunas “concluídos” com mais rapidez.
3. Os 5 porquês
Usar um método de perguntas e respostas dos 5 Porquês aproxima você da raiz do problema das ineficiências em seu negócio. É tão simples quanto perguntar por quê – 5 vezes para se aprofundar no cerne de um processo ou problema.
Ao responder a essas perguntas, você poderá descobrir onde melhorias ou alterações devem ser feitas para otimizar processos e produtividade.
4. Caminhadas Gemba
Gemba Walks é uma das melhores ferramentas para melhoria contínua porque foca no coração do seu negócio – suas pessoas! Seus funcionários estão mais próximos de qualquer problema e de qualquer solução porque são eles que fazem tudo acontecer. Portanto, não é de admirar que incluí-los no processo de melhoria contínua seja tão benéfico.
Gemba é um termo japonês que se traduz como “o lugar real”. Implica reunir-se com os funcionários onde eles realizam o trabalho para observar e interagir com eles sobre o que está acontecendo. Desta forma informal, você pode descobrir onde podem existir problemas e trabalhar com aqueles que estão na linha de frente para fazer mudanças.
Trabalhando dessa forma, você pode criar uma cultura que aceita feedback regular e focada em melhorias incrementais. Do lado da execução, os dados e insights que você obtém de seus funcionários são o que informam suas decisões futuras.
5. Kaizen
Kaizen tem tudo a ver com fazer pequenas mudanças e opera sob a crença de que mudanças pequenas e incrementais são mais fáceis de fazer do que grandes mudanças abrangentes. Além disso, juntamente com a relativa facilidade de fazer pequenas alterações, a metodologia baseia-se no facto de que mudanças incrementais terão um impacto maior ao longo do tempo.
Assim como o Gemba Walks, o Kaizen envolve os funcionários fazendo mudanças, em vez de a gestão liderá-los. Uma maneira útil de implementar Kaizen é com um Conselho Kaizen. Esses painéis são locais onde os funcionários podem compartilhar seus comentários e ideias e também acompanhar seu progresso.
Se quiser digitalizar soluções, você pode permitir que os funcionários usem software de automação para mapear processos e executá-los. Com o controle de acesso, eles também podem supervisionar como o novo design do fluxo de trabalho gerou melhores resultados do que antes.
6. Trabalho padrão
Embora possa não parecer instrumental, o trabalho padrão é a ação de documentar todos os processos e práticas atuais para uma tarefa ou processo.
É comum que as empresas operem por meio de treinamento e deixem os funcionários seguirem em frente no dia a dia sem ter nada concreto escrito ou compartilhado. Embora seja possível colher os resultados desejados, as chances de erros ou problemas surgirem são praticamente inevitáveis.
Como tal, o trabalho padrão, como prática em si, pode ajudar a melhorar a forma como a empresa e os seus colaboradores operam, porque define claramente as diretrizes e expectativas.
Além disso, ao conduzir outras ferramentas de melhoria contínua, como PDCA por exemplo, você atualiza sua documentação de trabalho padrão com essas alterações. Cada nova iteração de um processo torna-se o mais recente Trabalho Padrão a seguir.
7. Bola de captura
Como técnica enxuta, Catchball envolve o compartilhamento de ideias com as equipes e a solicitação de feedback. É especialmente útil quando se trata de tomar decisões e traçar estratégias.
Ter informações de várias equipes e obter feedback de diferentes perspectivas permite níveis de envolvimento mais profundos. Quando as pessoas se sentem envolvidas e fazem parte de uma mudança, elas têm mais motivação para se preocupar com o resultado porque, desde o início, suas ideias faziam parte das soluções.
Como ter sucesso na implementação da melhoria contínua?
Ao escolher ferramentas para melhoria contínua, você pode sentir uma sensação de paralisia de escolha, dadas as muitas opções diferentes. Não tenha medo – siga estas práticas recomendadas para implementação de melhoria contínua para aproveitar ao máximo!
1. Vá passo a passo
Quando confrontado com o desejo de causar um grande impacto, muitas vezes parece que é preciso fazer tudo de uma vez e fazer mudanças radicais. Em vez disso, dê um passo para trás e comece aos poucos. Priorize as alterações que deseja fazer. Lembre-se de que pequenos progressos podem levar a grandes resultados.
2. Mantenha a simplicidade
Muitas vezes, os problemas são facilmente resolvidos. É por isso que as metodologias de melhoria contínua são tão úteis – elas ajudam você a ver o panorama geral e chegar à raiz de um problema. Eles também lembram você de envolver seu pessoal.
3. Aproveite a tecnologia
Existem soluções de automação para ajudar a melhorar o seu negócio. Ao introduzir uma solução de software, você ganha a capacidade de delinear fluxos de trabalho, monitorar e analisar como as coisas estão funcionando, automatizar e padronizar processos, iterar e testar e aumentar a produtividade geral.
O resultado final
Com essas ferramentas de melhoria contínua em mente, você tem ao seu alcance o que precisa para melhorar seu negócio. Como a melhoria contínua se concentra em mudanças contínuas e incrementais, leva algum tempo para ver os seus efeitos em larga escala. No entanto, você deve continuar avançando com a compreensão de que o impacto está acontecendo.
Usar software de automação com análises avançadas pode ajudá-lo a testemunhar as mudanças, mesmo as pequenas, à medida que ocorrem. Dessa forma, você pode avançar com confiança, sabendo que seus processos estão projetados de maneira ideal para colher os resultados desejados para seus funcionários, clientes e partes interessadas.
