A definição de reconciliar é “tornar consistente ou congruente”. Ao aplicar isso a demonstrações financeiras e documentos, você pode compreender imediatamente as implicações e a importância de fazê-lo. Existem vários tipos de reconciliações que você pode realizar em suas finanças pessoais e financeiras empresariais.
Vamos dar uma olhada nas melhores práticas e ferramentas que você pode usar para ajudá-lo a otimizar seus processos de reconciliação.
Chegando
1. O que é Reconciliação?
2. Como compreender as reconciliações?
3. Quais são os tipos de reconciliação?
4. Por que reconciliar contas?
5. O que é o Processo de Reconciliação?
6. O que é um exemplo de reconciliação?
7. Quais são os métodos de reconciliação?
8. Como passar da reconciliação manual para a automação?
9. Quais são os conceitos e melhores práticas de reconciliações?
10. Como reconciliar um extrato bancário?
11. O que é reconciliação de balanço?
12. Quais são os benefícios do software de reconciliação?
13. Quais são as melhores ferramentas de reconciliação?
14. Palavras Finais
O que é Reconciliação?
O processo contábil de reconciliação é executado para combinar registros de contas diferentes entre si. Nas empresas, é claro que você sempre deseja que seu razão geral e suas contas internas reflitam com precisão a realidade. Isso ocorre porque você consulta esses documentos para entender sua saúde financeira e avaliar quais riscos você pode ou não correr de acordo com as circunstâncias.
A reconciliação de contas fornece um método para saber por que os registros podem ser diferentes em um determinado momento. Com esse conhecimento, você pode modificar os registros ou reconhecer a causa do erro e corrigi-lo.
Pode haver razões completamente aceitáveis para os saldos não corresponderem, como o momento dos seus depósitos. Ou pode haver razões mais prejudiciais para discrepâncias, como fraude. Nestes casos, o valor da reconciliação de contas é aumentado.
Como entender as reconciliações?
As reconciliações podem ser realizadas de diversas maneiras. Embora não exista um procedimento padrão único e especificado, é comum que os princípios contábeis geralmente aceitos (GAAP) sejam respeitados.
Na prática, isso se refere ao método contábil de partidas dobradas, pelo qual qualquer transação dentro de uma empresa é documentada em dois locais diferentes do razão geral.
Ao utilizar a contabilidade por partidas dobradas, torna-se viável a possibilidade de realizar a conciliação contábil e comparar os dois conjuntos de registros. Isso significa que cada transação existe uma vez como débito e uma vez como crédito (em duas contas diferentes que aparecerão em extratos diferentes, como balanço patrimonial e demonstração de resultados, por exemplo).
Quais são os tipos de reconciliação?
Conforme mencionado há pouco, existem vários tipos de reconciliações que qualquer indivíduo ou empresa pode realizar. Vamos revisar rapidamente o que isso implica:
Reconciliação Pessoal
Os indivíduos podem optar por realizar a reconciliação de suas próprias finanças, comparando talões de cheques e contas de cartão de crédito com seus recibos físicos ou extratos bancários. As pessoas podem optar por fazer isso para detectar atividades fraudulentas, retificar taxas incorretas ou destacar quaisquer erros potenciais que seu banco ou administradora de cartão de crédito possam ter cometido.
Reconciliação Empresarial
A reconciliação comercial acontece em intervalos consistentes, que podem ser diários, semanais, mensais, trimestrais ou anuais. Para reconciliações de balanço, é comum que ocorram no final de cada mês. Dependendo do tipo de reconciliação realizada, a frequência irá variar. As empresas podem usar a reconciliação para verificar se as entradas e saídas de caixa são precisas, detectar fraudes e evitar opiniões negativas dos auditores. Hoje em dia, a maioria das organizações está aproveitando o poder da reconciliação automatizada para que o processo possa ser realizado de forma eficiente e precisa.
Reconciliação bancária
A reconciliação bancária compara as demonstrações financeiras internas de uma empresa com o saldo da sua conta bancária.
Reconciliação de Fornecedores
As reconciliações de fornecedores verificam se o saldo de um fornecedor é igual ao que está documentado no livro de contas a pagar da entidade e no saldo total devido.
Reconciliação do Cliente
Se uma empresa fornece condições de crédito aos clientes, a reconciliação do cliente verifica se o razão de contas a receber e a conta de controle de contas a receber no razão geral concordam.
Reconciliação Intercompanhia
Quando uma empresa existe sob a égide de um grupo maior, a reconciliação entre empresas ajuda a empresa-mãe a garantir que as contas consolidadas sejam precisas.
Por que reconciliar contas?
Muitas organizações estão utilizando software automatizado como o SolveXia para colher os benefícios da reconciliação de contas sem ter que desperdiçar recursos com isso.
A reconciliação de contas de forma consistente ajudará sua empresa a:
- Reduza a fraude
- Manter relacionamentos sólidos com fornecedores e vendedores
- Evite ter que pagar multas de bancos
- Rectifique quaisquer erros contabilísticos que possam ter implicações graves para o seu negócio
- Siga os regulamentos
- Documente seus processos
Ao reconciliar contas, você fica ciente da situação atual de suas finanças. Você é capaz de saber quanto dinheiro está disponível, garantir que todas as transações estejam sendo registradas corretamente e evitar cheques devolvidos que custam dinheiro. Com um processo de reconciliação claramente definido, a sua empresa beneficia de um maior controlo interno e supervisão.
Na maioria dos casos, cabe ao departamento financeiro e/ou aos líderes empresariais ditar a frequência com que as reconciliações devem ser realizadas. Para empresas com um elevado volume de transações, faz mais sentido reconciliar contas com mais frequência devido à quantidade de informações envolvidas.
Esteja você administrando ou trabalhando em uma empresa grande ou pequena, as reconciliações automatizadas economizarão tempo e dinheiro para sua equipe.
O que é o processo de reconciliação?
Embora haja muita liberdade na concepção do seu processo de reconciliação e na escolha das ferramentas certas para o ajudar a fazê-lo, existem alguns passos que, sem dúvida, estarão envolvidos no processo.
Ao implementar uma ferramenta automatizada como o SolveXia para auxiliar na reconciliação, você evita ter que reunir manualmente todos os registros e combiná-los um por um. Em vez disso, o sistema fará toda a coleta de dados para você e poderá combinar os registros muito rapidamente.
Num ambiente empresarial, a reconciliação de contas tende a ocorrer no encerramento de um período financeiro. Os contadores revisarão todas as contas do razão com fontes independentes de dados, como extratos bancários. Antes que uma empresa possa verificar se as suas informações financeiras mantêm a integridade, a reconciliação deve ocorrer.
Passo a passo, é isso que normalmente envolve o processo de reconciliação de contas:
- Comparação: Dê uma olhada nos registros do seu registro em comparação com os do seu extrato bancário. Se houver algo que não possa ser verificado como uma transação precisa, anote.
- Fundos de saída: Existem alguns fundos de saída que podem ainda não ter sido exibidos em um extrato bancário devido ao momento em que o extrato foi criado automaticamente pelo banco. Por exemplo, as transações ou cheques em caixas eletrônicos podem não aparecer. Certifique-se de deduzir esses valores do saldo que aparece no seu extrato bancário.
- Fundos recebidos: Se houver entrada de fundos que ainda não foram registrados, como créditos em conta, adicione-os ao extrato. Isso também pode acontecer no caso de ganho de juros.
- Detecção de erro: Verifique se há erros em nome da sua própria contabilidade ou dos bancos.
- Confira saldos: Como culminação do processo de reconciliação, as contas do razão geral e as demonstrações externas devem apresentar o mesmo saldo. Se algo ainda não estiver certo ou não puder ser explicado, o processo de reconciliação deverá ser revisto antes de assinar.
O que é um exemplo de reconciliação?
Com a contabilidade por partidas dobradas, podemos testemunhar um exemplo de reconciliação quando uma entidade deve adquirir ativos para o negócio. Esta compra existirá tanto na demonstração de resultados quanto no balanço patrimonial. Para a conta à vista, o valor utilizado na compra dos ativos será refletido como débito na conta à vista. Como você está comprando ativos, o mesmo valor deve ser anotado como crédito na conta do ativo.
Quais são os métodos de reconciliação?
Os dois métodos principais de reconciliação incluem:
Revisão da Documentação
Na maioria dos casos, a revisão de documentos é realizada por software. No entanto, pode ser realizado manualmente. Este método envolve a comparação das transações existentes com a documentação física da transação para garantir que os dados registrados estão corretos. Para exemplificar, uma organização pode confiar nas receitas para fins de comparação.
O software de automação é capaz de extrair registros e documentos de diversas fontes por meio de integrações e APIs. Portanto, em vez de ter que vasculhar uma grande pilha de papel, ao utilizar a tecnologia para fazer upload ou registrar transações, você economizará espaço físico e tempo.
Revisão Analítica
Embora seja menos usada do que a revisão de documentos, a revisão analítica é outro método de reconciliação. Este método é baseado em dados históricos e atividades previstas. Embora seja impossível dizer o que acontecerá no futuro, o software de automação pode usar modelos estatísticos para fornecer estimativas mais precisas.
Nesse método, erros contábeis podem ser reconhecidos quando o valor previsto varia muito do valor real nos saldos da sua empresa. Após uma análise mais aprofundada, você poderá descobrir que foi um erro simples, como um erro de digitação, ou algo mais sério, como uma fraude.
Como passar da reconciliação manual para a automação?
É sempre importante prestar muita atenção e alocar supervisão adequada à sua prática de reconciliação de contas. Para começar, vários países possuem legislação específica que regulamenta as reconciliações, especialmente quando se trata de empresas de capital aberto. Esses regulamentos são colocados em vigor para proteger os acionistas e o público contra fraudes.
Além disso, as reconciliações adicionam uma camada de proteção para que sua empresa possa ter certeza de que todas as informações financeiras estão corretas. Com planilhas e mãos humanas, a reconciliação de contas é viável, embora ineficiente.
O processo de reconciliação manual envolverá muito tempo que poderia ser gasto em problemas criativos e orientação estratégica. Devido à natureza do trabalho, também está sujeito a erros.
Ao introduzir uma solução de automação na sua organização, você pode transferir essas tarefas para um robô. Embora o robô não substitua totalmente os seus recursos humanos, ele ajudará muito a alcançar a eficiência operacional, completando a reconciliação em uma fração do tempo e com menos erros.
Para muitas organizações, a introdução de uma solução sem/baixo código como o SolveXia lhes permite automatizar o processo de reconciliação imediatamente, por um custo relativamente baixo que não requer a experiência de uma equipe de TI.
Quais são os conceitos e melhores práticas de reconciliações?
Ao rever os principais conceitos e melhores práticas envolvidas na reconciliação, torna-se ainda mais claro como uma solução de automação deve ser o único caminho a seguir.
Vamos dar uma olhada em alguns dos conceitos envolvidos na reconciliação e ver como sistemas como o SolveXia garantem a sua existência:
- Precisão: Você precisará verificar se cada transação é precisa e corresponde a um valor ou serviço permitido. Se a autorização foi feita através de aprovações em papel, então isto pode ser mais difícil de provar. Em vez disso, quando você usa uma solução que pode fornecer reconciliações e automação de processos, tudo é armazenado no sistema centralizado e pode ser facilmente extraído para revisão.
- Erros: Se e quando ocorrerem erros, é fundamental corrigi-los rapidamente para que os problemas não aumentem com o tempo com base em dados incorretos. Com uma solução de automação, você será notificado assim que algo estranho for detectado. Isso significa que você pode resolver um problema em tempo real, em vez de correr o risco de saber que ele existe apenas quando for tarde demais.
- Documentação: A reconciliação é um processo que continuará acontecendo em sua empresa. Você desejará verificar se ele foi concluído corretamente antes de assinar sua conclusão. Dentro de um sistema de software, você pode ter certeza de que cada etapa do processo aconteceu como deveria, para que a aprovação e aprovação final sejam feitas com confiança.
- Responsabilidade: É provável que várias mãos estejam envolvidas na reconciliação. Embora geralmente uma pessoa carregue o ônus da aprovação final, várias pessoas e suas ações podem impactar os resultados. Ao criar o processo em uma solução automatizada, você define claramente as expectativas e responsabilidades de cada parte.
Como reconciliar um extrato bancário?
Para executar uma reconciliação de extrato bancário, você precisará de dois documentos para revisão, ou seja, o balanço patrimonial e seu extrato bancário. Você se concentrará no saldo de caixa de ambos para garantir que sejam iguais.
No entanto, o razão geral e o extrato bancário podem não corresponder. Este é o processo de reconciliação, que envolve identificar por que existem diferenças. Você comparará os depósitos. Certifique-se de levar em consideração quaisquer cheques ou depósitos pendentes em trânsito. Além disso, em seu razão geral, anote quaisquer taxas ou encargos de serviço, juntamente com cheques NSF ou erros na conta em dinheiro.
Em um mundo ideal, você realizaria reconciliações de extratos bancários sempre que recebesse seu extrato bancário. Dependendo da carga de transações e do tamanho do negócio, isso pode ser realizado diariamente, semanalmente ou mensalmente. Para facilitar o seu negócio, veja como as reconciliações de extratos bancários podem ser automatizadas com nossa solução.
O que é reconciliação de balanço?
A reconciliação do balanço é o processo de reconciliação dos saldos finais de todas as contas que aparecem no balanço. Esta é uma etapa crucial e final que ocorre nas empresas para produzir demonstrações financeiras precisas e fechar os livros do ciclo.
Você tem a opção de usar o formato T (formato horizontal) ou formato vertical. Os benefícios da reconciliação do balanço incluem:
- Retificando quaisquer erros contábeis
- Compreender a situação financeira e a força do seu negócio
- Conhecer o saldo real de caixa do seu negócio
- Apoiar a transparência das transações
Ao realizar reconciliações manuais de balanços, podem surgir problemas potenciais porque a reconciliação depende dos dados. Portanto, se os dados foram inseridos com erros, a reconciliação estará inerentemente envolvida. É por isso que tantas empresas confiam em soluções automatizadas para extrair dados, transformá-los, combinar registros e fornecer uma verificação clara de declarações tão importantes.
Quais são os benefícios do software de reconciliação?
Independentemente do tipo de reconciliação que você precisa realizar, desde reconciliações de extratos bancários até reconciliações de contabilidade geral, o software de reconciliação está mudando a cara dos negócios.
A reconciliação manual pode levar muito tempo. Em primeiro lugar, é necessário obter dados de vários locais. Depois que sua equipe localizar a documentação adequada, eles terão que analisá-la linha por linha. Mesmo depois de isso ser feito e de todas as investigações necessárias terem sido feitas, seu processo provavelmente precisará ser revisado por alguém de nível superior.
Tudo isto é oportuno e, na verdade, dispendioso. As reconciliações manuais também correm o risco de sofrer estrangulamentos. Como é essencialmente um processo de aprovação, a pessoa-chave que precisa assinar ou revisar a documentação pode estar doente ou ausente do cargo. Ou, devido à enorme quantidade de papelada envolvida, pode literalmente perder-se na confusão.
Com o software de reconciliação, o sistema pode importar todos os dados relevantes de softwares diferentes. Isso inclui extratos de cartão de crédito, extratos bancários, livros internos, ERP e muito mais. Os dados são comparados e combinados rapidamente. Somente se houver algo que exija investigação você será notificado para investigar mais a fundo. O sistema pode fazer tudo, desde extrair dados, comparar registros e, em seguida, enviar a reconciliação final à parte responsável para aprovação.
Quais são as melhores ferramentas de reconciliação?
Entramos em detalhes sobre as melhores ferramentas de reconciliação em nosso guia completo aqui.
Para relembrar, ao procurar o parceiro de tecnologia certo para selecionar uma ferramenta de automação, você vai querer procurar uma que contenha estes recursos:
- Comunicando: o sistema deve ser capaz de extrair relatórios do passado, comparar dados atuais e fornecer relatórios em tempo hábil para sua revisão.
- Rolar: se houver um problema no período contábil atual que precise ser transferido para o futuro para ser resolvido posteriormente, o sistema deverá ter gerenciamento de problemas e ser capaz de armazenar esses dados.
- Classificação: você deve ter a opção de classificar e atribuir classes de tipo aos registros durante o processo de correspondência.
- Correspondência de transação: cada tipo de conta com a qual você trabalha pode ter suas próprias regras e políticas definidas. Se ocorrerem variações (por exemplo, na reconciliação analítica), deverá haver a opção de definir seus níveis de tolerância.
Algumas ferramentas populares incluem:
- Xero: Esta ferramenta é mais adequada para empresas de médio e grande porte e permite visualizar o fluxo de caixa em tempo real.
- Recomendação bancária: O Bank Rec é uma ótima ferramenta de reconciliação que realiza a correspondência de transações. Você tem a capacidade de configurar suas regras de correspondência. Não há taxas de configuração e cada assinatura mensal é válida para até 5 usuários.
- ReconArt: O ReconArt foi projetado especificamente para lidar com qualquer tipo de reconciliação. O software só é bom para essa finalidade e pode ser baseado na web ou hospedado no local.
- Linha preta: O produto da Blackline inclui reconciliações como parte de sua ferramenta. Tem capacidade de armazenar um grande volume de dados e é adequado para equipes globais que buscam padronizar seus processos.
- ResolverXia: A solução da SolveXia tem a reconciliação como apenas uma oferta dentro da ferramenta. SolveXia ajudou a transformar departamentos e equipes financeiras, fornecendo reconciliação de contas, juntamente com automação de processos, processamento de dados, auditoria, análise e muito mais. A ferramenta pode extrair dados em qualquer formato disponível e realizar correspondências complexas em segundos. Em menos de 30 minutos, o sistema pode estar instalado e funcionando.
Palavras Finais
Você nunca iria querer administrar um negócio sem realizar reconciliações. Ao mesmo tempo, o mesmo pode ser dito sobre as reconciliações automatizadas. O software de reconciliação elimina a dificuldade da reconciliação manual, transforma a capacidade da sua equipe e permite que você tenha a máxima confiança em todos os dados que entram e saem da sua organização.
Veja como uma ferramenta como o SolveXia pode levar seu negócio para o próximo nível, executando reconciliações de contas e muito mais!
Para ver como a SolveXia pode ajudar sua empresa a realizar suas reconciliações, solicite uma demonstração!
