Dos diversos departamentos que compõem uma empresa, a contabilidade está no topo da lista na classificação de “áreas cruciais para automação”.
Quando você pensa sobre isso, realmente faz sentido porque os departamentos de contabilidade e finanças são encarregados de tarefas que exigem muitos dados, são urgentes, críticas e recorrentes. Contabilidade e automação andam juntas como um cavalo e uma carruagem.
Vamos ver por que você não deveria ter um sem o outro enquanto exploramos como o software de automação contábil pode agilizar seus negócios.
Índice
O que é automação contábil?
Quais são os benefícios da automação contábil?
Como a automação é usada na contabilidade?
Onde a automação faz diferença na contabilidade?
Quais processos contábeis podem ser automatizados?
Quem está impulsionando a necessidade de automação na contabilidade?
Qual é o impacto da automação nos profissionais de finanças?
A automação de processos substituirá os contadores?
Quais são os desafios na automação da contabilidade?
Como iniciar contabilidade e automação?
O que é automação contábil?
Automação contábil é o uso de software para executar processos contábeis. O software de automação financeira, oferece uma solução pronta para uso e de baixo código para executar seus fluxos de trabalho mais cruciais e sensíveis.
A automação contábil lida com tarefas repetitivas e manuais. Ao assumir essas tarefas demoradas de sua equipe altamente qualificada, isso libera seu tempo para se concentrar em tarefas estratégicas e de maior valor.
Softwares de automação financeira estão repletos de modelos pré-construídos para executar fluxos de trabalho comuns, ou os usuários podem usar sua funcionalidade de arrastar e soltar para construir seus próprios fluxos de processo. Em suma, isto torna a padronização inerente e contínua.
Quais são os benefícios da automação contábil?
Se alguém lhe oferecesse uma solução para tornar seu negócio mais eficiente, aumentar a produtividade e reduzir erros, você a aceitaria?
Bom, é exatamente isso que a contabilidade e a automação podem fazer por você! Há tantos benefícios diferentes no uso de software de automação financeira – vamos analisá-los:
1. Economize tempo
Um impacto inegável da automação na contabilidade é a economia de tempo. Ao consolidar dados entre sistemas, executar automaticamente processos com muitos dados e reduzir gargalos, as equipes economizam muito tempo.
2. Reduza custos
Com menos intervenção humana necessária, a contabilidade e a automação também resultam em operações econômicas.
3. Aumente a qualidade
Mesmo com profissionais experientes, os erros são inevitáveis. Com a automação, você aumentará imediatamente a integridade dos dados e a qualidade dos resultados (sem mencionar os recursos de tomada de decisão).
4. Melhore o acesso
Com um sistema centralizado e seguro, todos que precisam de acesso aos dados podem encontrar facilmente o que precisam em qualquer lugar. Alguns softwares são executados na nuvem, para que seus dados estejam sempre atualizados e prontamente disponíveis.
5. Melhores relacionamentos
Ao remover pagamentos atrasados e faturas incorretas do seu negócio, você naturalmente melhorará suas relações comerciais com fornecedores e clientes. Além disso, os funcionários se sentirão mais satisfeitos em seus empregos.
Como a automação é usada na contabilidade?
Conforme mencionado no início deste artigo, a contabilidade tem muito a ganhar com o uso de ferramentas de automação contábil devido à natureza do negócio.
A automação contábil pode ajudar na automação de marketing, lembretes de mensagens de texto e compromissos de calendário online. Numa escala mais ampla, um software pode ser implementado para vários casos de uso, incluindo:
- Reconciliação
- Análise de despesas
- Gestão de descontos
- Relatórios regulatórios
- Relatórios APRA
- E mais!
Onde a automação faz diferença na contabilidade?
A aplicação da contabilidade e da automação pode parecer um tanto ilimitada porque há muitas tarefas que são perfeitamente adequadas para este avanço tecnológico.
Com isso em mente, quando você estiver começando, é útil categorizar determinados processos que são adequados para automação.
Na maioria dos casos, incluirão processos que são:
- Transacional
- Dados pesados
- Repetitivo
Quando você começa a usar software de automação, é valioso encontrar um que se integre aos seus sistemas existentes.
Softwares de automação oferecem integração, mesmo com sistemas legados, para que seus dados fiquem conectados. Você também pode fazer upload de planilhas e arquivos para incluir no sistema e em seus aplicativos.
É importante ressaltar que a automação faz uma grande diferença quando se trata de conformidade. As equipes de contabilidade devem cumprir os regulamentos, mas isso tende a ocupar a maior parte do tempo do contador.
Softwares ERP integram essa consideração com trilhas de auditoria e histórico de versões. Assim, uma vez que qualquer coisa é feita no sistema, ela é bloqueada e armazenada com segurança. Além disso, se um auditor interno ou externo quiser ver quais medidas foram tomadas, é tão simples quanto gerar um relatório de auditoria.
Com o software de automação, a conformidade é integrada e é fácil manter o controle interno quando toda a equipe opera usando os mesmos fluxos de processo padronizados e seguros.
Quais processos contábeis podem ser automatizados?
Muitos processos contábeis estão sob a égide daqueles que podem ser automatizados. Tomemos como exemplos:
1. Folha de pagamento
Em vez de os analistas de folha de pagamento terem que gastar inúmeras horas examinando os registros e taxas fiscais dos funcionários, você pode usar um software de automação para gerenciar a carga.
2. Gestão de despesas
Outro processo demorado e sujeito a erros é o gerenciamento de despesas. O software de automação agiliza o processo de coleta, transferência e monitoramento de despesas. Dessa forma, as equipes de contabilidade podem encerrar contas rapidamente.
3. Avaliações de final de mês
O processo de fechamento do mês é algo com que você pode contar, bem, todos os meses. Normalmente, os contadores seniores revisam os livros para garantir que tudo esteja em ordem. Para aliviar a lista de tarefas, a automação da conta pode digitalizar os livros para você e realizar a devida diligência com facilidade.
4. Reconciliação
Outra grande parte do processo de encerramento do mês é a prática da reconciliação. Por exemplo, SolveXia é uma solução de automação financeira que pode coletar seus dados, realizar correspondência de transações em segundos e garantir que suas contas estejam alinhadas.
Dessa forma, sua equipe não precisa navegar linha por linha e perder tempo buscando os dados necessários para concluir esse processo crítico.
Quer mais dicas de contabilidade e automação? Confira este recurso feito para CFOs!
Quem está impulsionando a necessidade de automação na contabilidade?
Com toda essa conversa sobre transformação financeira e transformação de processos de negócios, você pode estar se perguntando: de onde vem tudo isso?
A verdade é que é menos “quem” e mais “o quê” ou “porquê”. Em última análise, uma empresa é motivada a inovar, otimizar e utilizar tecnologia e software de automação para permanecer competitiva.
Então, para simplificar, sua vantagem competitiva estará conduzindo o carro em direção à automação. E, por um bom motivo. A automação e a contabilidade proporcionam um ROI positivo e quase imediato.
Além disso, com uma solução, você pode aumentar a produtividade em 85x e reduzir os erros em 90x.
Qual é o impacto da automação nos profissionais de finanças?
Com todas as razões do mundo pelas quais a automação é benéfica, há poucos motivos para hesitar. No entanto, os profissionais de finanças podem sentir-se cautelosos. Lembramos que a contabilidade e a automação impactam positivamente os profissionais de finanças de várias maneiras, como:
- Melhor equilíbrio entre trabalho e vida pessoal
- Capacidade e tempo para focar em iniciativas estratégicas
- Maior eficiência
- Mais largura de banda para trabalhar diretamente com clientes e colegas de trabalho
- Maior envolvimento
A automação de processos substituirá os contadores?
Aprofundando-se em qualquer hesitação está o grande medo que sai da boca dos próprios contadores, a saber: “Será que a automação de processos me substituirá?”
Em última análise, a contabilidade e a automação não pretendem substituir os humanos, mas sim aumentar as capacidades. Ao ocupar o tempo que os humanos gastariam analisando manualmente os dados, inserindo-os e criando relatórios, a solução de software pode fazer isso por eles.
Em troca, os contabilistas têm mais tempo para se concentrarem em responsabilidades que exigem pensamento humano e pensamento criativo. A maneira mais fácil de pensar sobre isso é que softwares de contabilidade eliminam tarefas repetitivas e permitem que os contadores desenvolvam suas habilidades com maior precisão.
Quais são os desafios na automação da contabilidade?
Depois de implementar a solução certa, os desafios serão poucos e distantes entre si. Mas colocar todos na mesma página e trabalhar com contabilidade e automação pode ser um processo lento.
É aqui que os desafios podem surgir:
1. Treinamento
Se você encontrar um software de contabilidade complexo com uma curva de aprendizado acentuada, pode levar algum tempo para que sua equipe se acostume. Em vez disso, é melhor escolher um software, que é construído com uma interface fácil de usar e sem necessidade de codificação.
2. Problemas de integração
Certifique-se de que o software escolhido se integra bem às ferramentas existentes. Dessa forma, você não terá problemas para implantá-lo porque seus dados não estarão em risco.
3. Gestão de Mudanças
Mais importante ainda, reserve um tempo para compartilhar por que a nova solução está sendo adicionada à sua organização e como ela beneficiará os membros da equipe de contabilidade e finanças. Ao fazer isso, todos estarão alinhados e mais ansiosos para usar o software, em vez de terem medo dele.
Como iniciar contabilidade e automação?
Como acontece com qualquer nova ferramenta que você adiciona à mesa, a liderança é vital para garantir que ela funcione e que a adição do software ocorra sem problemas. Mas o trabalho não recai apenas sobre a liderança.
Tenha em mente as seguintes recomendações ao implantar software de automação financeira:
- Defina metas de negócios e encontre um software que se alinhe para torná-las realidade
- Identifique os fatores de sucesso e liste-os
- Compartilhe planos detalhados com quem estiver no local e usará a ferramenta
Com um software, não é necessária nenhuma TI dedicada, o que tende a ser uma boa notícia porque os próprios usuários (contadores) podem aprender rapidamente a usar a ferramenta.
Para finalizar
Até agora, você provavelmente já sabe como a contabilidade e a automação devem coexistir. Como os processos contábeis são perfeitamente adequados para automação, é vantajoso para todos os envolvidos, desde clientes até partes interessadas e, claro, contadores!
