Ao assumir qualquer projeto de negócio ou nova oportunidade, há riscos envolvidos. A capacidade de visualizar o risco e usar a representação para mitigar o risco é uma ferramenta útil. Isto é o que uma matriz de impacto de risco oferece. Abordaremos como criar uma matriz de probabilidade e impacto, os benefícios de usá-la, bem como compartilhar algumas práticas recomendadas.
Índice
1. O que é a Matriz de Avaliação de Riscos/Probabilidades e quais são os benefícios?
2. Etapas para criar uma matriz de avaliação de riscos com dicas
3. Medição de Eficiência de Risco
4. Melhores práticas e lições aprendidas
O que é a Matriz de Avaliação de Risco/Probabilidade e quais são os benefícios?
Uma matriz de avaliação de riscos combina as pontuações de probabilidade e impacto de cada risco e, em seguida, classifica-os em termos de prioridade de gestão.
Quando projetada adequadamente, uma matriz de avaliação de risco pode fornecer estes benefícios:
- Identifique os resultados do evento que precisam ser mais investigados
- Ajude a identificar onde a redução de risco pode acontecer
- Fornece uma representação gráfica dos riscos com base no projeto ou tarefa
- Simplifique o processo de gerenciamento de riscos
- Fornecer uma análise mais detalhada, se necessário, para situações de alto risco
Uma matriz de risco normalmente é criada usando uma matriz 3×3 ou 5×5. Se for 3×3, sua escala de probabilidade e impacto incluirá: Baixo, Médio e Alto. Se for 5×5, os descritores mais granulares incluirão: Muito Baixo, Baixo, Médio, Alto e Muito Alto para probabilidade e impacto. Estas serão as descrições dentro de cada célula. Ao longo do eixo, você pode definir probabilidade como: rara, improvável, moderada, provável ou muito provável. Para impacto, você pode apresentar opções como: trivial, menor, moderado, maior e extremo.
Quando se trata de equipes financeiras e decisões de negócios, os riscos são inevitáveis. A necessidade de uma gestão de risco adequada desempenha um papel importante no sucesso de uma empresa. As equipes financeiras podem aproveitar ferramentas de automação para auxiliar no gerenciamento de riscos. Primeiro, será necessário que a equipe defina e identifique os riscos e, em seguida, estabeleça seus parâmetros de controle com base em seus estratégia de mitigação de risco.
As ferramentas de automação podem ajudar a alertar a equipe se algum limite for atingido e se um processo precisar ser iniciado em resposta, isso pode ser feito automaticamente. As ferramentas de automação ajudam a centralizar e padronizar o processo de avaliação e mitigação de riscos. Além disso, como toda a organização trabalhará com a mesma ferramenta, será mais fácil obter relatórios e supervisionar como a empresa está gerenciando seu perfil de risco.
Etapas para criar uma matriz de avaliação de risco com dicas
Antes de criar sua matriz de avaliação de risco, é melhor entender que a matriz depende da compreensão e definição destes dois aspectos:
- Probabilidade: Isso explica a probabilidade de ocorrência de um risco (evento incerto). Varia de 0% a 100%. Não será 100% porque isso é totalmente certo e não seria 0% porque então não há risco envolvido.
- Impacto: Os riscos criam resultados negativos. Mas os seus efeitos variam em termos de custos e impacto. A ferramenta ajuda a determinar a probabilidade e o impacto de um risco para ajudar a priorizar o tratamento do risco.
Quer você já tenha criado uma matriz de avaliação de risco ou esta seja sua primeira vez, há algumas etapas a seguir:
1. Identificação de Riscos: Para identificar o impacto do risco, você desejará aproveitar a assistência do maior número possível de pessoas dentro da sua organização que estejam envolvidas em qualquer projeto ou empreendimento. Isso ocorre porque cada pessoa lida com um aspecto diferente do negócio e pode oferecer uma perspectiva diferente. Faça um brainstorm com sua equipe sobre os tipos de eventos ou situações de negócios incertas que podem ocorrer. Isso pode incluir coisas como: incêndio, roubo, inundação, reembolsos, problemas com fornecedores, etc. Nesta etapa, você deve considerar: o escopo do projeto, o plano de gerenciamento de recursos humanos, o registro das partes interessadas, as estimativas de custos das atividades, os documentos necessários do projeto e um plano para gerenciar o orçamento. Você também pode categorizar os riscos em categorias: tecnológico, financeiro, de mercado, operacional e estratégico. Uma dica útil é criar uma lista de verificação de projetos que possa ser aplicada a novos projetos para ajudar a identificar riscos.
2. Análise de Risco: No centro de qualquer estratégia de gestão de risco está a análise de risco. Depois de definir os riscos, você precisará avaliá-los. Você desejará realizar análises quantitativas de risco atribuindo uma classificação à probabilidade de cada evento. A análise quantitativa de riscos envolve: quantificar os possíveis resultados e a probabilidade de atingir os objetivos do projeto, criar uma meta de escopo e um cronograma de custos realista e fornecer uma abordagem para tomar decisões onde reside a incerteza. Aqui, você também decidirá como lidará com cada risco e garantirá que as partes interessadas estejam de acordo com qualquer plano.
3. Avaliação do impacto do risco: É então hora de verificar as probabilidades de ocorrência de um risco. Ao mesmo tempo, é importante analisar como os danos do risco podem impactar o negócio ou projeto. Uma forma de o fazer é considerar cada risco e depois avaliar o seu impacto potencial numa escala de 1 a 10 (sendo 1 de pouco impacto e 10 catastrófico). Essas avaliações desempenham um papel na determinação de como você priorizará as estratégias de gerenciamento de riscos. Você pode classificar os riscos em alto e baixo impacto, bem como categorizá-los em termos de impacto nos negócios ou impacto técnico.
4. Priorização de riscos: Com uma matriz de avaliação de risco, você poderá avaliar rapidamente os níveis de risco. Você também tem a opção de incluir políticas internas relativas a riscos. Uma vez que os negócios e os riscos mudam ao longo do tempo, uma matriz de avaliação de riscos deve ser considerada um documento dinâmico que pode ser atualizado com o tempo. O impacto pode ser: menor, moderado, maior ou crítico, por exemplo. Os riscos que aparecem no canto inferior esquerdo do gráfico provavelmente podem ser desconsiderados. São os riscos que aparecem no canto superior direito que exigirão mais atenção e recursos para serem abordados.
Medição de eficiência de risco
A mitigação e o gerenciamento de riscos evoluem à medida que os negócios mudam. É por isso que é útil acompanhar o quão bem sua empresa está gerenciando o impacto do risco. Isso pode ser feito através de dois métodos principais, a saber:
Auditoria de Risco: Uma auditoria de risco é uma medição independente de risco. Uma auditoria lhe dirá: quão bem os riscos estão sendo identificados, a correlação entre os riscos do projeto e os riscos organizacionais e a eficácia dos planos de mitigação que foram implementados para gerenciar o risco. Especialistas técnicos avaliam os princípios de gestão de riscos e provavelmente fornecerão às empresas os seguintes:
- As áreas importantes nas quais focar na análise de risco com base em um determinado projeto
- Riscos potenciais que foram ignorados, mas existem
- Uma lista de verificação personalizada para avaliar riscos
- Áreas propensas a riscos
Métricas de risco: A análise deve ser realizada à medida que o projeto é implementado e encerrado para avaliar quão bem o plano de mitigação de riscos está funcionando em ação. Esses dados servirão então como insights históricos para o próximo projeto. Essas métricas podem rastrear e quantificar coisas como:
- Quantos riscos ocorreram durante o projeto?
- Quantos riscos foram identificados?
- O impacto do risco correspondeu à expectativa?
- Os riscos previstos foram diferentes dos problemas reais que aconteceram?
Melhores práticas e lições aprendidas
O apetite de uma empresa pelo risco dependerá de muitas variáveis. Na mesma linha, a abordagem à gestão e mitigação de riscos está fadada a mudar ao longo do tempo. Algumas práticas recomendadas e lições que você deve ter em mente ao construir sua própria matriz de risco são:
- Adapte a avaliação: Certifique-se de usar ferramentas adequadas para análise em seu processo de avaliação de risco. Por exemplo, se você estiver lidando com uma mudança organizacional, talvez valha a pena considerar o impacto do risco na tecnologia, no custo e no prazo. Você vai querer ter certeza de que a maneira como você avalia o risco está alinhada com as metas gerais de negócios ou a tarefa em questão.
- Documente tudo: Para cada classificação de impacto e probabilidade, você desejará documentar o raciocínio por trás disso. Isso ocorre porque você revisitará a matriz de risco dependendo de fatores internos e externos, portanto, se alguma variável mudar, você entenderá o processo de pensamento por trás das decisões.
- Priorize a abordagem: Cada risco virá com seu próprio nível de priorização. Se um risco for crítico e puder impactar negativamente toda a organização, então deverá ter precedência sobre riscos menos críticos. Sua estratégia de mitigação de risco depende do nível de risco, bem como dos objetivos que você deseja alcançar.
Ao implementar uma ferramenta de automação, você pode aliviar parte da carga que acompanha o gerenciamento de riscos. Com esta ferramenta e uma matriz de impacto de risco, você poderá transformar dados em insights valiosos, colaborar de forma eficaz em toda a organização, padronizar abordagens e monitorar riscos usando análise de dados em tempo real.
