Manter as finanças da sua empresa em ordem é fundamental para o bom funcionamento dos negócios. Para ter certeza de que seus livros estão corretos, você terá que confiar na contabilidade de reconciliação. A ajuda da tecnologia e das ferramentas de automação tornaram a contabilidade de reconciliação mais precisa e mais acessível do que nunca.
Descreveremos o que a contabilidade de reconciliação significa para as finanças e como sua equipe pode maximizar a produtividade com a ajuda de ferramentas de contabilidade de reconciliação.
Índice
1. O que é Reconciliação?
2. Compreendendo a reconciliação de contas
3. Reconciliação na Contabilidade Empresarial
4. Por que a reconciliação é importante
5. O Processo de Reconciliação de Contas
6. Tipos de reconciliação
7. Como o software de automação ajuda
8. Resultado final
O que é Reconciliação?
A reconciliação é o processo de garantir que as contas em dois livros diferentes correspondam no final de cada período. Funciona comparando transações e documentações com o que está marcado nos livros e balanços. A reconciliação também implica identificar as discrepâncias, encontrar a sua origem e resolvê-las.
As reconciliações desempenham um papel na automatização do processo de fechamento financeiro. Fazem-no comparando saldos em sistemas independentes e verificando declarações e relatórios. A importância da contabilidade de reconciliação não pode ser ignorada porque é regulamentada pela Lei Sarbanes-Oxley, na qual afirma que as empresas públicas devem partilhar a sua avaliação dos controlos internos dos relatórios financeiros no seu relatório anual.
Como a reconciliação de contas pode impactar o risco de conformidade, é fundamental que as empresas executem esse processo prontamente. Felizmente, sistemas de software como o SolveXia tornaram possível extrair dados de várias fontes e realizar a reconciliação automaticamente.
Compreendendo a reconciliação de contas
Embora não exista uma maneira padrão de realizar a reconciliação de contas, existem padrões como os Princípios Contábeis Geralmente Aceitos (GAAP) que exigem contabilidade por partidas dobradas. Isso significa que você deve inserir uma transação na contabilidade em dois locais. Dessa forma, é mais fácil detectar erros caso eles surjam.
As transações devem ser registradas tanto na demonstração do resultado quanto no balanço patrimonial. Enquanto uma recebe um débito, a outra conta recebe um crédito. Como você pode ver, a contabilidade por partidas dobradas depende da entrada de dados. Mudar esse processo para uma solução automatizada pode reduzir erros humanos na entrada de dados, melhorar a conformidade e acelerar o processo de reconciliação para que a equipe financeira possa se concentrar em tarefas de maior valor, gerando análises e insights para o negócio.
Reconciliação em Contabilidade Empresarial
A reconciliação de contas comerciais faz mais do que supervisionar a situação financeira. Ajuda a encontrar erros, evitar opiniões negativas dos auditores e também pode ajudar a avaliar fraudes. Todos os meses, uma empresa deve reconciliar os balanços quando os livros do mês anterior forem encerrados. Se as coisas foram registradas incorretamente no razão geral e isso vem à tona na comparação do balanço patrimonial, os lançamentos contábeis manuais devem ser ajustados.
Por que a reconciliação é importante
A reconciliação é necessária em vários níveis dentro de uma empresa. Não só desempenha um papel significativo na conformidade, mas também ajuda a manter demonstrações financeiras precisas que podem impactar a tomada de decisões.
A contabilidade de reconciliação cobre as seguintes bases:
Evita saques a descoberto: A comparação das transações ajudará a evitar saques a descoberto em contas à vista porque os registros estão atualizados mesmo que os extratos bancários ainda estejam pendentes.
Quels atividade negativa: A reconciliação ajuda a expor transações fraudulentas de cartão de crédito ou entradas incorretas.
Garante precisão: Ter as transações registradas em dois locais garante que seus relatórios financeiros sejam precisos.
Adere aos regulamentos: Os balanços devem ser precisos com base nas regulamentações governamentais, especialmente quando se trata de uma empresa pública. A conclusão oportuna da reconciliação de contas reduz o risco de conformidade.
O Processo de Reconciliação de Conta
Números e dados paralisam sua equipe financeira. Se você implementar uma ferramenta de software de reconciliação de contas, ela fará o trabalho pesado para você. Dessa forma, sua equipe pode gastar seu valioso tempo em tarefas de alto valor, como análise de dados em vez de entrada de dados. Maximizar o tempo da sua equipe resolverá ineficiências e ajudará a reduzir custos gerais.
Muitas empresas têm várias contas. Isso significa que eles poderão ter seus extratos bancários e informações financeiras salvos em diversos sistemas, planilhas e fontes. Quando se trata do processo de reconciliação, envolve pessoas verificando manualmente vários documentos e depois repassando-os para aprovação à próxima pessoa responsável por sua parte do quebra-cabeça. No entanto, este se torna um processo oportuno e sujeito a erros. Sem dados em um local centralizado, é difícil saber se você possui informações completas para realizar o processo de reconciliação.
Não só pode ocorrer erro humano, mas se faltarem dados, isso pode causar grandes problemas. Automatizar o processo de reconciliação agiliza o fluxo. Além disso, sua equipe sabe onde todas as informações podem ser encontradas, a qualquer momento, pois estão historicamente armazenadas no sistema centralizado. Como a reconciliação de contas desempenha um papel importante na conformidade, as trilhas de auditoria ajudam a reter e relatar todos os dados usados ou atualizados ao longo do processo.
Também garante que apenas pessoas com acesso possam participar da visualização ou edição dos documentos. Cada pessoa em sua equipe conhece seu papel e responsabilidade para concluir o que de outra forma seria uma tarefa manual demorada e repetitiva. O processo pode ser padronizado e executado sem problemas em toda a sua organização, sem complicações. É assim que se parece o processo, que ainda implicará alguma intervenção humana para registrar as transações em dinheiro:
1. Compare o registro interno
SVocê deve verificar se todos os depósitos e pagamentos em seu registro correspondem aos seus extratos bancários. Se estiver faltando um recibo ou cheque de uma transação em seu extrato bancário, anote-o.
2. Verifique os registros de saída de fundos
Subtraia todos os fundos de saída do saldo do seu extrato bancário, incluindo cheques, transações em caixas eletrônicos e cobranças. Certifique-se de anotar os pagamentos automáticos que ainda não foram compensados, taxas de serviço de caixas eletrônicos, saques a descoberto ou contas não liquidadas.
3. Verifique os registros recebidos
Localize depósitos ou créditos que ainda não foram refletidos em seu extrato bancário. Se houver transações que seu banco mostra e seus livros internos não, adicione as entradas. Certifique-se também de adicionar quaisquer juros acumulados após a data do extrato.
4. Verifique se há erros
É improvável, mas possível, que ocorram erros bancários. Estes devem ser subtraídos ou adicionados ao saldo da sua conta. Relate o erro ao banco o mais rápido possível.
5. Garanta saldos precisos
O saldo dos seus livros internos e do extrato bancário agora deve corresponder. Se houver diferenças entre os dois, você deverá criar um cronograma de apoio explicando por que eles diferem.
Tipos de reconciliação
Ao gerenciar a contabilidade de reconciliação, você pode dividir os tipos de reconciliação da seguinte forma:
- reconciliação bancária
- Reconciliação do cliente
- Reconciliação de fornecedor
- Reconciliação entre empresas
- Reconciliação específica de negócios
As empresas devem realizar reconciliações bancárias para detectar erros, rastrear taxas bancárias, supervisionar contas a pagar e a receber e expor transações fraudulentas.
Como o software de automação ajuda
A reconciliação do balanço tornou-se cada vez mais importante desde a aprovação da Lei Sarbanes-Oxley em 2002 e foi seguida por legislação semelhante em todo o mundo. Isto significou que os procedimentos de reconciliação de contas já não são da responsabilidade dos auditores, mas da própria empresa. Para proteger os interesses dos acionistas e do público em geral, o campo é regulamentado e controlado, por isso funciona na melhor parte de um negócio para ser preciso na reconciliação. Caso contrário, você poderá enfrentar multas significativas, repercussões legais e até mesmo o fechamento de negócios.
É por isso que um software de automação pode ajudar a melhorar os processos de reconciliação, eliminando muitos dos riscos envolvidos, melhorando a precisão e reduzindo erros neste processo. Veja como o software de automação ajuda:
Fluxo de trabalho e aprovações automatizados: A reconciliação de contas depende do trabalho conjunto dos membros da equipe e da situação do processo. Dessa forma, fluxos de trabalho automatizados podem ser configurados para que o processo passe por suas verificações e equilíbrios para receber aprovações sem atrasos.
Padronização do processo: A reconciliação é algo que você fará todos os meses, tornando os dados consistentes e removendo erros. Ele também se conecta a todos os sistemas legados.
Relatórios e trilhas de auditoria de conformidade: Soluções de software automatizadas como o SolveXia proporcionam à empresa a tranquilidade de saber que tudo o que for tocado no sistema será registrado. Os controles e funções de acesso do usuário determinam quem tem o direito de alterar e compartilhar dados. A cada entrada, a ação é registrada para produzir facilmente trilhas de auditoria e relatórios para supervisão interna e externa.
O resultado final
Administrar uma empresa significa que a reconciliação de contas é obrigatória. No entanto, cabe a você decidir que tipo de ferramenta de automação deseja para ajudar sua equipe a realizar a reconciliação de contas. SolveXia tornou mais fácil para as empresas começarem a trabalhar com software de automação que não requer codificação e é fácil de usar. Isso possibilita que sua equipe use seu tempo em tarefas de alto valor, ao mesmo tempo que fornece as informações necessárias para se concentrar apenas nas variações e exceções no processo de reconciliação.
Para reconciliar contas, realizar análises de dados e fornecer insights para a tomada de decisões de negócios em tempo hábil, o SolveXia pode ajudá-lo a maximizar sua produtividade e garantir que seus dados financeiros estejam seguros e precisos.
