Toda empresa enfrenta riscos, e são esses riscos que podem manter executivos, gerentes e partes interessadas acordados durante a noite. Para identificar, delinear e priorizar riscos, uma matriz de avaliação de riscos é uma ferramenta valiosa para as empresas utilizarem.
Existem vários tipos de risco e, ao ser capaz de ver visualmente a probabilidade e a extensão de uma ameaça, uma empresa pode definir melhor os métodos, controles e recursos disponíveis para gerenciar o risco.
Índice
1. Por que Gestão de Riscos?
2. O que é avaliação de risco
3. Quando usar a matriz de avaliação de riscos
4. Como criar sua matriz de avaliação de riscos
5. Casos de uso do projeto
6. Benefícios da Matriz de Avaliação de Riscos
Por que gerenciamento de riscos?
Para as organizações, a gestão de riscos ajuda a descobrir, analisar e abordar o risco para atingir as metas. Ele oferece informações sobre como manter os projetos sob controle e cumprir orçamentos e cronogramas. A gestão de riscos envolve cinco etapas: planejamento, identificação, análise, resposta e monitoramento/controle.
O que é uma Matriz de Avaliação de Risco?
Uma matriz de avaliação de riscos é uma ferramenta visual de gerenciamento de projetos que consiste em uma única página com todos os riscos potenciais listados, juntamente com sua probabilidade e gravidade das consequências. Uma vez delineada, uma matriz de avaliação de riscos é usada para que as empresas decidam se possuem ou não os recursos para minimizar ou controlar o risco e, por sua vez, ajuda a priorizar quais riscos abordar.
Quando usar uma matriz de avaliação de riscos
Uma matriz de avaliação de riscos não é o primeiro passo na gestão de riscos. É útil primeiro preencher um formulário de avaliação de risco onde você possa definir e avaliar os riscos do negócio. Depois, quando essas informações estiverem disponíveis, elas poderão ser movidas para a matriz de avaliação de riscos para uma visão geral.
Como criar sua matriz de avaliação de risco
Embora pareça uma tarefa árdua, uma vez descritas, as etapas são bastante simples. Veja a seguir o que fazer para criar a matriz de avaliação de riscos do seu negócio.
1. Identifique os riscos
As empresas enfrentam diferentes tipos de riscos que podem ser divididos em categorias. Embora a lista seja mais longa do que a descrita aqui, ela dá uma ideia dos diferentes tipos de risco que as empresas enfrentam:
a. Risco Estratégico: Ao implementar um plano de negócios, o risco estratégico define o fracasso potencial de tal plano. Com este tipo de risco, é mais comum avaliar com base na relação risco-recompensa do que na eliminação do risco porque o risco é inerente.
b. Risco operacional: O potencial para um resultado adverso decorrente das atividades diárias e/ou de uma falha no processo.
c. Risco financeiro: Como o nome indica, este é um risco que todas as empresas enfrentam, tal que é a ameaça de não conseguirem gerar receitas suficientes para cobrir os custos operacionais.
d. Risco de mercado: Também conhecido como risco sistemático, o risco de mercado reflete a perda potencial para um investidor de acordo com as flutuações do mercado e as mudanças no cenário financeiro e competitivo. Embora o risco de mercado possa ser protegido através da diversificação, não pode ser totalmente evitado.
e. Risco Técnico: O risco técnico pode ocorrer quando um processo mecânico não é executado corretamente, podendo estar nas mãos de recursos humanos ou tecnológicos.
Por exemplo, como gestor sénior ou líder empresarial, o seu dever de supervisionar vários departamentos e garantir que os dados regulamentares e de conformidade são armazenados e distribuídos com precisão pode tornar-se um desafio. Ao delinear o risco técnico e regulamentar e avaliar a sua probabilidade, uma matriz de avaliação de risco pode ajudar a priorizar e alocar recursos para ajudar a mitigar essas pressões onerosas.
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2. Determinar critérios
Depois de delinear os tipos de risco inerentes ao seu negócio, você desejará determinar seus critérios e probabilidade de ocorrência. Isso acontece classificando sua probabilidade, bem como quão prejudicial pode ser o resultado potencial da ocorrência do risco.
Para definir a probabilidade, você pode classificar o risco com a seguinte escala:
Definido: Qualquer risco com mais de 80% de probabilidade de acontecer.
Provável: Um risco que tem 60-80% de chance de ocorrer.
Ocasional: São fotos 50/50.
Raramente: Riscos que não podem ser descartados, mas que têm baixa probabilidade de acontecer.
Improvável: Menos de 10% de chance de acontecer, o que torna raro.
E, em seguida, determine o que significará para o seu negócio se o risco ocorrer, bem como o quão negativas serão as consequências em uma escala de:
Catastrófico: Esses são os riscos que se tornam a principal prioridade no gerenciamento de projetos porque, se ocorrerem, significam que o projeto é improdutivo.
Crítico: Riscos que podem causar perdas significativas.
Moderado: Risco que cria danos consideráveis, mas é menos ameaçador.
Marginal: Estes riscos podem não afetar o resultado global de um projeto, mas podem causar alguns danos.
Insignificante: Riscos que podem causar danos insignificantes, de modo que possam ocorrer sem afetar o sucesso geral de um projeto.
3. Avalie o risco
Determinar se o risco é baixo ou alto numa escala resulta da avaliação da probabilidade do risco juntamente com o seu efeito significativo.
Por exemplo, você pode atribuir valores numéricos de probabilidade e consequências de 1 a 5, tais como: definido (5), provável (4), ocasional (3), raramente (2) e improvável (1). Da mesma forma, atribua os valores aos resultados potenciais, como catastrófico (5), crítico (4), moderado (3), marginal (2) e insignificante (1).
Assim, multiplicando o Probabilidade x Consequência = Risco Geral.
Como o intervalo de resultados é de 1 a 25, você pode agrupar os intervalos em níveis de risco da seguinte forma:
Baixo = 1-8
Médio = 9-12
Alto = 15-25
Com essas informações, você pode priorizar os riscos e, assim, alocar recursos adequadamente para mitigar, evitar, aceitar ou transferir riscos, tudo de acordo com a forma como você decide gerenciar cada risco.
Para voltar ao exemplo anterior de risco regulatório, tomemos como exemplo um banco ou instituição financeira. Se os dados não forem armazenados com precisão, consolidados e reportados prontamente às agências necessárias, isso poderá literalmente custar tudo para uma empresa. Portanto, o risco global para a conformidade pode ser considerado elevado, caso em que faria sentido encontrar recursos para resolver obstáculos de conformidade, utilizando ferramentas de software de automação de dados e relatórios.
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4. Crie uma Matriz de Avaliação de Riscos
Para criar uma matriz de avaliação de risco, você pode criar a sua própria (o Excel é uma ferramenta útil para isso) ou baixar um modelo online.
Para criar o seu próprio, certifique-se de incluir o seguinte:
Probabilidade (ou probabilidade)
Consequência (ou gravidade)
Risco Geral (estas são as células dentro da matriz de acordo com seus números associados calculados acima)
Depois que os riscos são colocados na matriz, você pode definir zonas para o que é geralmente aceitável versus o que precisa ser considerado inaceitável e, portanto, totalmente evitado. Use um exemplo da vida real para testar se suas zonas são razoáveis. Quando parecer que a avaliação é adequada para que sua organização funcione e enfrente riscos, você poderá implementar planos de resposta a riscos.
Os planos de resposta a riscos envolvem as táticas que você pode usar para lidar com os riscos, que incluem:
Evitar: Em primeiro lugar, não participe da atividade ou processo que representa um risco
Reduzir: Alocar recursos para reduzir a probabilidade ou consequências de um risco
Transferir: Compartilhe as consequências de um risco. Ou seja, compre um seguro.
Aceitar: Se for um risco que não pode ser evitado para administrar o negócio e seus efeitos adversos não forem imensamente prejudiciais, você pode optar por aceitar o risco sem alocar recursos para ele.
Casos de uso do projeto
Como os riscos são inevitáveis, ter à mão uma matriz de avaliação de riscos pode ajudar a melhorar o gerenciamento de projetos, para as partes interessadas internas e externas.
Internamente: Compartilhe uma matriz de avaliação de riscos com suas equipes internas para que possam antecipar quedas antes que elas aconteçam e compartilhem a responsabilidade de gerenciar riscos em qualquer estratégia escolhida, definida e comunicada.
Externamente: Ao gerenciar projetos de clientes ou parceiros de negócios, você pode utilizar uma matriz de avaliação de riscos para traçar potenciais quedas e planejar para evitá-las, oferecendo a seus clientes ou parceiros tranquilidade ao confiar em sua equipe para a execução do referido projeto.
Os benefícios de uma matriz de avaliação de riscos
Os benefícios de uma matriz de avaliação de riscos são claros e múltiplos. Quando você tem uma visão geral dos riscos e eles são classificados em ordem de importância, você pode criar planos de ação e alocar recursos de acordo para melhor beneficiar o seu negócio.
Quando sua organização está envolvida e todos têm acesso para ver o que pode acontecer e são instruídos sobre como agir, o fluxo de operações torna-se mais eficaz, eficiente e menos ameaçador por padrão.
