Matriz de Controle de Risco: Como Implementar para o Sucesso

Como sua organização escolhe abordar e gerenciar riscos? O seu apetite pelo risco e os mecanismos de controlo podem mudar ao longo do tempo, mas a qualquer momento, uma matriz de controlo de riscos pode ajudá-lo a gerir e lidar melhor com os riscos.

Índice

1. O que é uma Matriz de Risco e Controle?

2. Por que usar uma matriz de riscos e controle?

3. Quais são os benefícios de uma matriz de riscos e controle?

4. Como você cria uma matriz de riscos e controle?

5. Como responder aos riscos empresariais?

6. Como determinar as chances de ocorrência de um risco?

7. Quais são as Partes Essenciais de uma Matriz de Controle e Risco?

8. Concluir

O que é uma Matriz de Risco e Controle?

Uma matriz de risco e controle, ou RACM/RCM, é uma ferramenta que ajuda as organizações a identificar, classificar e lidar com os riscos. A ferramenta visual é criada na intersecção de duas considerações principais, a saber: a probabilidade de ocorrência de um risco juntamente com o impacto potencial que a ocorrência do risco terá no negócio.

Uma vez listada e classificada, a matriz de riscos pode incluir organização e categorização com base em riscos altos, moderados ou baixos. As matrizes de risco podem desempenhar um papel importante na capacidade de priorizar o risco, bem como no desenvolvimento de estratégias de mitigação de risco.

Por que usar uma matriz de riscos e controle?

Não importa o tamanho da sua organização, o risco é inevitável. Ignorar o risco pode resultar em resultados prejudiciais ou até mesmo no encerramento do seu negócio. Como tal, muitas empresas utilizam uma matriz de avaliação de riscos para abordar os riscos de forma sábia e oportuna.

O uso de uma matriz de controle de risco pode beneficiar sua organização ao:

• Fornecer uma maneira de medir o tamanho e o escopo do risco
• Determine se sua abordagem é a correta para lidar com cada tipo de risco
• Para priorizar o risco e torná-lo fácil de entender para todos

Uma matriz de controle de riscos também facilita ter sempre uma visão atualizada dos riscos que podem ser incipientes ou recorrentes. Com uma matriz de riscos, você também pode começar a perceber padrões e manter um registro dos riscos para saber sempre o melhor caminho a seguir quando algo incerto puder surgir.

Quais são os benefícios de uma matriz de riscos e controle?

Os benefícios de uma matriz de controle de risco são de longo alcance. Para começar, todos na organização ganharão transparência e compreenderão os riscos em questão. As pessoas não apenas estarão cientes do que podem esperar, mas ter uma representação visual do risco permitirá a alocação adequada de recursos.

Isso significa que cada pessoa da sua equipe compreenderá sua responsabilidade e seu papel associado ao tratamento de riscos, o que auxilia na responsabilização.

Além disso, tanto os executivos como as partes interessadas podem ficar tranquilos ao conhecer os possíveis riscos, bem como poder rever a estratégia de mitigação escolhida.

Quando se trata de relatórios financeiros, uma matriz de risco e controle pode auxiliar no processo de auditoria. Juntamente com soluções de automação que facilitam a auditoria, uma matriz de avaliação de risco fornece ao auditor uma visão robusta de como a empresa mantém os controles internos, o que pode proporcionar um nível de segurança e confiança nos relatórios financeiros.

As soluções de automação fornecem uma maneira fácil de executar processos com pouca ou nenhuma intervenção humana. Ao mesmo tempo, podem ajudar a reduzir o risco de conformidade porque todas as ações que ocorrem no sistema são registradas.

Quando chega a hora de revisar seus processos, ter uma trilha de auditoria pronta para revisão com um clique de botão facilita o processo para auditores internos e externos.

Como você cria uma matriz de risco e controle?

Normalmente, o risco pode parecer um conceito esmagador para tentar gerir, dadas as incertezas e incógnitas inerentes. Contudo, o desenvolvimento de uma matriz de risco e controlo não tem de ser complexo.

Na verdade, seguindo estes passos, você pode criar sua própria matriz de risco e controle sem complicações:

1. Identifique os riscos e controles

A primeira etapa envolve identificar os riscos que sua organização enfrenta. Uma boa definição de risco é “a possibilidade de ocorrência de eventos que afetem a concretização da estratégia e dos objetivos de negócio”.

A melhor maneira de identificar riscos de forma coesa é envolver sua equipe e as principais partes interessadas e realizar uma sessão de brainstorming. Quanto mais pessoas envolvidas, menor será a probabilidade de você ignorar uma ameaça potencial.

Como os riscos vêm em diferentes formas e tamanhos, é melhor categorizar os riscos nestes grupos:

• Risco financeiro
• Risco operacional
• Risco estratégico
• Risco externo

2. Determine os critérios de risco

Depois de listar os riscos, é hora de começar a avaliá-los quanto aos seus dois atributos principais (que abordamos brevemente no início deste artigo). Você desejará classificar a probabilidade (ou probabilidade de o risco ocorrer) e o impacto (ou o nível de gravidade que o risco terá em seu negócio).

Naturalmente, as pessoas têm opiniões diferentes sobre os dois fatores aqui. Portanto, quanto mais informações você obtiver de sua equipe, maior será a probabilidade de você se aproximar das respostas realistas para ambos os pontos.

3. Avalie os riscos e controles

Com base nos seus critérios de risco, você pode usar uma escala para determinar o nível de risco. Existem diferentes maneiras de definir risco. Por exemplo, algumas organizações utilizarão uma escala de: alto risco, médio risco e baixo risco. Outros podem, em vez disso, escolher uma abordagem numérica, classificando o risco numa escala de 1 a 5, sendo 5 um risco extremamente elevado e 1 um risco extremamente baixo.

4. Priorize o risco

Depois de ter a probabilidade e o impacto, bem como os níveis de risco listados, você poderá priorizar os riscos. A matriz de controle de risco provavelmente mudará com o tempo, por isso é melhor revisitar constantemente a visualização para alterá-la quando necessário.

Como responder aos riscos empresariais?

Depois de listar os riscos, você deve escolher como deseja gerenciá-los. Existem quatro estratégias principais para responder ao risco. A maioria das organizações procura consenso ao decidir qual estratégia aplicar a cada risco.

Esses incluem:

• Aceite o risco: Se o risco for tolerável, pode valer a pena aceitá-lo. Este seria o caso quando aceitar o risco não causa mais custos ou danos potenciais do que lidar com o risco.

• Reduzindo o risco (mitigação): se o resultado potencial do risco for grave, você deverá procurar maneiras de minimizar os efeitos do risco por meio da mitigação.

• Compartilhando o risco: Se você puder diminuir o impacto do risco compartilhando-o, seja entre departamentos, grupos ou pagando pelo seguro, então esse poderá ser um bom caminho a seguir.

• Evitando o risco: quando for possível escolher uma rota alternativa que renuncie totalmente ao risco, você poderá optar por evitá-lo. Contudo, quando o risco é estratégico ou faz parte do plano global de negócios, evitá-lo pode não ser uma opção viável.

Como determinar as chances de ocorrência de um risco?

Uma das etapas mais desafiadoras na criação de uma matriz de risco e controle se resume a determinar a probabilidade de ocorrência de um risco.

Para fazer isso, pode ser útil dividir a probabilidade em cinco seções:

• Altamente provável: seria qualquer risco com probabilidade acima de 91% de ocorrer.

• Provável: qualquer risco que esteja entre 61-90% de chance de ocorrer pode ser considerado provável. Estes riscos devem ser cuidadosamente abordados porque são normalmente consistentes.

• Possível: se um risco ocorre cerca de metade das vezes, ou 41-60% das vezes, é necessária atenção.

• Improvável: Para riscos com probabilidade de ocorrência de 11 a 40%, eles podem ser considerados de baixo risco. Estes riscos ainda podem afetar a sua organização, por isso é melhor não ignorá-los totalmente.

• Altamente improvável: Para riscos com menos de 10% de probabilidade de ocorrência, podem ser considerados altamente improváveis. Em muitos casos, estes riscos podem ser aceites devido à sua baixa probabilidade.

Ao utilizar software de automação, pode ser mais fácil identificar riscos, padrões e tendências e deduzir melhor quais riscos são realmente importantes para o seu negócio. Dada a análise de dados e a tecnologia avançadas, a criação de uma matriz de controlo de risco não tem de ser feita às escuras, por assim dizer.

Quais são as partes essenciais de uma matriz de controle e risco?

Ao trabalhar em sua matriz de risco e controle, tenha em mente estes ingredientes essenciais:

• Número de controle: Para fins de referência cruzada, você pode fornecer ao controle um número de referência

• Nome do processo: use nomenclatura de alto nível para definir o processo em sua matriz para que qualquer pessoa na organização saiba o que está sendo classificado. Por exemplo: processo de receita, processo de contas a pagar, etc.

• Nome do subprocesso: você pode definir ainda mais um processo dentro de uma categoria, fornecendo mais detalhes

• Objetivo de controle: Um objetivo de controle explica por que existe um controle, bem como documenta a documentação necessária que descreve o mecanismo de controle e por que ele é importante

• Risco: se o controle falhar, o risco identifica o resultado potencial do que acontecerá.

• Descrição do controle: Ao escolher uma estratégia de mitigação de risco, você deseja descrever como o risco está sendo controlado e abordado.

• Frequência: Definir quantas vezes o controle deve ser realizado dentro do processo de negócio

• Proprietário do controle: Atribuir responsabilidade e prestação de contas à pessoa responsável por este processo de negócios ou estratégia de mitigação de risco

Ao utilizar uma solução de software de automação, fica muito mais fácil realizar processos de negócios e manter uma supervisão adequada sobre tudo o que acontece dentro de suas organizações.

Essas soluções podem realizar automação ponta a ponta, o que por si só reduz erros manuais, aumenta a supervisão e reduz riscos. Além disso, as soluções de automação eliminam gargalos, garantem a precisão dos dados e podem alertar as partes relevantes caso surja um problema, para que o risco possa ser minimizado através da resolução imediata do problema.

Uma matriz de controle de risco é uma ferramenta altamente útil para empresas de todos os tamanhos. Uma matriz de controle de riscos não apenas ajuda a priorizar os riscos, mas também fornece uma representação visual e um roteiro para funcionários e partes interessadas, para que haja sempre um plano de ação claro.

Com o software de automação, as empresas podem gerenciar melhor e reduzir os riscos. As soluções de automação proporcionam maior transparência, mecanismos adequados de controle interno e uma forma fácil de realizar auditorias para que qualquer tipo de risco possa ser gerenciado e monitorado em tempo real.