Quando se trata de acompanhar todos os detalhes de uma empresa, as coisas podem ficar complicadas. Para ajudar a organizar e visualizar os processos de negócio, você pode contar com um fluxograma de processos. Um fluxograma de processo ajuda a ilustrar a relação entre as tarefas e as pessoas responsáveis por realizá-las.
Descreveremos tudo o que você precisa saber sobre fluxogramas de processos e como você pode usá-los para ajudar a supervisionar suas práticas de negócios!
1. O que é um fluxograma de processo?
2. Exemplos de fluxogramas
3. Símbolos do Fluxograma
4. Por que os fluxogramas de processos são benéficos?
5. Quando devo usar um fluxograma?
6. Quais são os tipos de fluxogramas?
7. Como criar e usar um fluxograma
8. Fluxogramas ajudam no fluxo de negócios
O que é um fluxograma de processo?
Um fluxograma de processo é um diagrama que mostra as etapas sequenciais de um processo e as decisões necessárias para fazê-lo funcionar. Dentro do gráfico/representação visual, cada etapa é indicada por uma forma. Essas formas são conectadas por linhas e setas para mostrar o movimento e a direção do processo.
Os fluxogramas de processo são padronizados de forma que qualquer pessoa que tenha conhecimento de fluxogramas possa examiná-los e saber o que está acontecendo. Eles seguem o fluxo lógico de informações para que as partes interessadas do negócio tenham um guia sobre como cumprir os processos de maneira adequada.
Uma das melhores coisas sobre fluxogramas de processos é como eles são fáceis de criar! Você pode desenhar um fluxograma manualmente ou aproveitar ferramentas de software poderosas e fáceis de usar para desenvolver seu fluxograma de processo.
Exemplos de fluxograma
Um processo de negócios é uma compilação de tarefas que as partes interessadas realizam para entregar um resultado (produto ou serviço) a um cliente. Qualquer processo de negócios pode ser transformado em um fluxograma ou representação visual do fluxo do processo. Vamos dar uma olhada em alguns exemplos comuns de processos de negócios como fluxogramas.
Processo de aprovação de documentos: O processo de aprovação de documentos é aquele em que uma ação primária pode ser aprovada (e assim o processo continua) ou negada (e assim o processo começa da estaca zero, sem trocadilhos!). Vamos ver como isso acontece:
- Um documento é enviado.
- O documento foi negado – processo cancelado OU O documento foi aprovado – o documento foi armazenado.
- Os resultados da gravação por e-mail são enviados para a parte necessária.
Processo de resposta a incidentes: As empresas enfrentam uma série de riscos. Na maioria das vezes, os riscos não podem ser totalmente evitados, mas podem ser mitigados. Também é uma boa prática ter um plano de contingência em vigor, ou um processo pronto, para quando ocorrer um evento adverso. Por exemplo:
- Ocorre uma ameaça (ou seja, o potencial cliente fraudulento).
- Uma equipe de segurança avalia a ameaça (se for designada como segura, o processo termina).
- Caso a ameaça seja real, um e-mail é acionado para notificar os executivos da empresa.
- A administração realiza uma reunião de emergência.
- A solução permanente é proposta e implementada.
- O processo está completo.
Processo de integração de funcionários: Trazer novos funcionários é uma etapa crucial para qualquer negócio. Requer uma experiência contínua e tranquila que deve acontecer rapidamente para que os novos funcionários possam começar a trabalhar! Veja como você pode delinear o processo de integração de funcionários:
- O RH envia documentos legais aos novos funcionários para assinatura.
- O RH e a gerência aprovam que os documentos foram preenchidos corretamente.
- O RH compartilha a notícia da nova contratação com o restante da empresa.
- Um gerente de escritório prepara o novo funcionário para trabalhar com suprimentos e acesso a TI.
Apenas a partir desses exemplos de processos de negócios padrão, fica claro como um fluxograma de processo pode ser útil. Quando todos estão na mesma página sobre o que deve acontecer a seguir, os processos podem fluir com mais tranquilidade e acontecer com mais eficiência.
Símbolos de fluxograma
Para que os fluxogramas funcionem universalmente, existe a notação padronizada de muitas formas e símbolos. Use esta lista abreviada como referência ao começar a criar seu fluxograma.
Por que os fluxogramas de processos são benéficos?
Um fluxograma de processo pode ajudar sua empresa de várias maneiras. O objetivo de criar um irá ajudá-lo a:
- Estandardização: As partes interessadas saberão como atingir as metas de negócios pretendidas seguindo o processo
- Melhoria de processos: Ao descrever um processo, você pode identificar etapas ausentes, gargalos ou etapas desnecessárias para aplicar melhorias no processo. As ferramentas de automação de dados são uma ótima maneira de melhorar os processos dessa forma. Pode encontrar e remover pontos fracos nos processos, mapeando o processo no sistema, definindo claramente as tarefas, eliminando a dependência crítica do pessoal e melhorando a conformidade.
- Procedimentos operacionais definidos: Os fluxogramas ajudam a obter melhor controle de qualidade, treinamento e compreensão dos funcionários.
Quando devo usar um fluxograma?
Como saber quando é certo usar um fluxograma? Você pode incorporar fluxogramas de processo por vários motivos, incluindo:
- Para revisar um processo com o objetivo de melhoria
- Para documentar um processo em preparação para uma venda ou consolidação
- Para planejar um novo projeto
- Para comunicar melhor em sua organização como algo deve ser feito
- Para treinar novos funcionários em processos
- Apresentar e explicar novos processos aos funcionários existentes
- Entenda os processos de pedidos e compras
- Entenda os caminhos que os usuários percorrem em um site ou loja
- Desenvolva um plano de negócios ou plano de realização de produto
- Documente um processo de preparação para uma auditoria, inclusive para conformidade regulatória, como sob a Lei Sarbanes-Oxley
Os fluxogramas são úteis em organizações e setores para atender às necessidades de manufatura, engenharia, negócios, tecnologia, medicina, governo, administração, finanças e muito mais. Nesses setores, os fluxogramas são usados para fins como:
- Projeto de programa/sistema
- Melhoria de processos e auditoria
- Mapear algoritmos de computador
- Documente um fluxo de trabalho
- Planeje um projeto
- Represente o fluxo de um quebra-cabeça lógico
- Entenda um processo científico
- Comunicar teorias
- Trace uma pesquisa
- Trace um processo de vendas
Quais são os tipos de fluxogramas?
Dependendo do seu negócio e de sua necessidade, você pode escolher entre uma variedade de fluxogramas e estilos de processos. Esses incluem:
- Fluxogramas do sistema: Para mostrar o fluxo de dados através de um sistema, como entrada de dados, programas, redes de comunicação e processadores. Eles ajudam a identificar quais dispositivos devem ser usados.
- Fluxogramas do Programa: Eles mostram quais controles internos existem em um programa dentro de um sistema e podem ser divididos em categorias de acordo com a necessidade do negócio, como: fluxograma lógico, fluxograma de produto, fluxograma de decisão, etc.
- Fluxogramas de dados: Esses fluxogramas documentam os controles que governam os fluxos de dados e como os dados são transmitidos através do próprio sistema.
- Fluxogramas de documentos: Este fluxograma de processo é lido da esquerda para a direita e mostra como os documentos passam pelos diferentes departamentos de negócios.
Como criar e usar um fluxograma
Agora que cobrimos os fundamentos dos fluxogramas, vamos entrar na diversão. Siga estas etapas para criar seus fluxogramas de processo.
Primeiro, pergunte-se “Preciso de um fluxograma para isso?” Se você pretende definir e detalhar cada etapa de um processo, a resposta é sim. Se o seu objetivo principal é analisar profundamente como um processo está operando para determinar a eficiência ideal, mais tarde você deve tentar outros métodos, como um diagrama SIPOC, talvez.
Depois de determinar que um fluxograma é a ferramenta certa para o trabalho, continue com estas etapas:
1. Identifique tarefas: O processo pode parecer simples de uma perspectiva ampla. Mas, se você não é o único que está no mato, então conte com a equipe que irá ajudá-lo a traçar as etapas e tarefas com você.
2. Compile as informações necessárias: Você deveria saber o etapas exataso variáveis e eventos que pode fazer com que o processo se desvie, e também quem é responsável para cada passo ao longo do caminho.
3. Verifique novamente o processo: Reúna as partes interessadas críticas para analisar este esboço de eventos para garantir que as informações sejam precisas.
4. Crie o fluxograma: Agora é hora de começar a desenhar! Você pode usar os símbolos básicos mencionados acima ou entrar em mais detalhes com BPMN, ou Business Process Modeling and Notation.
Conforme mencionado anteriormente, você tem opções de como criar seu fluxograma de processo. Você pode escolher entre:
- Desenhando à mão – você precisará de papel e caneta.
- Programas on-line – usar software gráfico para tornar um fluxograma digital
- Software de gerenciamento de processos de negócios – criar fluxogramas digitais que possam então dar um passo adiante e serem analisados ou mesmo executados pelo sistema.
Por exemplo, ferramentas de automação como SolveXia permitem projetar seu processo e executá-lo com o clique de um botão. O software se encarrega de extrair os dados e informações necessários para cumprir as etapas de forma fluida e eliminando o erro humano da equação.
Fluxogramas ajudam no fluxo de negócios
Como líder de uma organização, o poder está em suas mãos para garantir que seu negócio funcione sem problemas. Há uma variedade de processos de negócios que devem acontecer corretamente para que isso aconteça. Mas acompanhar todos eles e garantir que todos saibam que suas funções não ocorrem diariamente. Em vez disso, você pode utilizar fluxogramas de processos para ajudar a padronizar procedimentos, treinar sua equipe e verificar como os processos estão funcionando ao longo do tempo.
Uma maneira de garantir que os processos funcionem de maneira ideal todos os dias é usar ferramentas de automação de dados. O uso de software de automação de dados pode ajudá-lo não apenas a rastrear como suas operações estão sendo executadas, mas também a executar processos para você, sem a necessidade de intervenção humana.
