O mundo da contabilidade possui alguns padrões e regras interessantes. A pergunta comum surge logo no início: “O que é uma despesa pré-paga?” e como acompanhamento, “Qual a forma correta de tratar/registrar a amortização de despesas antecipadas?”
Aqui, abordaremos a definição de despesas pré-pagas, como registrá-las adequadamente e como o software financeiro automatizado pode gerenciar as nuances para você.
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1. O que é uma despesa pré-paga?
2. Qual é a finalidade de uma despesa pré-paga?
3. Quais são os exemplos de despesas pré-pagas?
4. O que é amortização de despesas pré-pagas?
5. As despesas pré-pagas são crédito ou débito?
6. Qual é o efeito das despesas antecipadas nas demonstrações financeiras?
7. Por que as despesas pré-pagas não podem ser deduzidas imediatamente?
8. Faz sentido pré-pagamento e despesas?
9. O que é despesa pré-paga versus despesa acumulada?
10. Conclusão
O que é uma despesa pré-paga?
Uma despesa pré-paga refere-se a despesas futuras que são pagas antecipadamente. A despesa pré-paga começa como um ativo no balanço patrimonial. Então, ao longo do tempo, à medida que o activo fornece o seu valor, é registado como uma despesa (na demonstração de resultados) durante o mesmo período contabilístico em que o activo entrega o seu valor.
Assim, à medida que os benefícios da despesa são reconhecidos, o valor do ativo diminui na forma de despesa.
Por exemplo, se sua empresa comprar uma fotocopiadora grande e cara que planeja usar ao longo do tempo, isso poderá ser considerado uma despesa pré-paga. Ou seja, a fotocopiadora trará benefícios à empresa ao longo de sua vida útil, não apenas no momento da compra, por isso deve ser listada como despesa ao longo do período em que o faz.
Qual é a finalidade de uma despesa pré-paga?
A razão pela qual existem despesas pré-pagas é devido aos métodos contábeis. Para exemplificar, os princípios contábeis geralmente aceitos (GAAP) observam que as despesas devem ser registradas no mesmo período contábil em que o ativo entrega seus benefícios.
Para determinadas despesas é esse o caso, pelo que tem que haver um processo relacionado com a forma de registá-las adequadamente nos livros da empresa. As despesas antecipadas começam no balanço patrimonial como um ativo.
Embora o custo do ativo (despesa) já tenha sido efetuado, ainda não é uma despesa nos registros financeiros. Eles se transformam em uma despesa durante um período contábil posterior (quando o ativo é usado pelo seu valor).
Quando os benefícios são realizados ao longo do tempo para esses ativos, eles são registrados como despesa em cada período contábil relacionado na demonstração do resultado. Cada vez que uma parcela da despesa é alocada, ela também é deduzida do custo total que foi inicialmente indicado na conta do ativo.
Novamente, o objetivo dessas despesas pré-pagas é para que as demonstrações financeiras da empresa sejam refletidas com precisão quando o custo da despesa estiver proporcionando o benefício relacionado (para que tudo fique equilibrado).
Quais são os exemplos de despesas pré-pagas?
Existem vários exemplos diferentes de despesas pré-pagas. Dependendo do seu ramo de negócios, você pode ter alguns ou vários.
Aqui estão alguns exemplos de despesas pré-pagas:
- Aluguel pré pago
- Seguro pré-pago
- Impostos
- Pagamentos de juros
- Equipamento de escritório alugado
- Salários
- Pedidos de fornecimento em massa
- Retentor para serviços jurídicos
- Apólices de seguro para funcionários
Veja como ficam essas despesas pré-pagas quando são registradas:
- Efetue o pagamento de despesas pré-pagas
- Insira o total do pagamento na conta de ativo relacionada
- A princípio, debite o valor pago do ativo na conta e depois subtraia esse mesmo valor da conta à vista (as contas estão equilibradas, então nada é afetado aqui porque as colunas de crédito e débito se cancelam)
- Quando cada período contábil chega ao fim e sua empresa reconhece o benefício da despesa pré-paga, você deve contabilizar essa parte na demonstração do resultado. Então, você subtrai o custo do período da conta do ativo, adiciona o mesmo valor na conta caixa, e isso vai diminuir o saldo da conta pré-paga, tornando-a uma despesa.
- Você enxagua e repete até que o ativo pré-pago seja totalmente realizado. Ao final de todos os pagamentos, a conta que reflete o ativo deverá estar em $0.
Como você pode ver, se você tiver várias despesas pré-pagas, esse processo pode facilmente se tornar complicado de controlar e manter adequadamente.
Uma solução de software de automação financeira pode fazer o trabalho para você, para que você possa garantir que nada passe despercebido. Ao final da vida útil do ativo, ele será zerado (e você não terá que se preocupar em ter cometido algum erro humano ou ter esquecido uma despesa pré-paga).
O que é amortização de despesas pré-pagas?
A amortização de despesas pré-pagas é o processo refletido acima, no qual o valor do ativo tende a zero ao longo do tempo em que a despesa pré-paga entrega seu valor à empresa.
Em termos simples, é como o consumo de uma despesa pré-paga é registrado ao longo do tempo. O valor de uma provisão comum, ou seja, aluguel ou seguro, é gradualmente reduzido a zero. A despesa passa para a demonstração de lucros e perdas durante o período contábil, quando a empresa esgota a provisão.
As despesas pré-pagas são um crédito ou débito?
Este tópico pode ser confuso, então se você ainda está se perguntando: “O que é uma despesa pré-paga”, então entender como ela é definida como crédito e débito ao longo do tempo e nos livros pode ajudar a esclarecer as coisas.
Uma despesa pré-paga é registrada como crédito e débito, mas é tudo baseado no período contábil e no prazo. Por isso, é por isso que uma solução de automação financeira é tão útil, pois você não gostaria de esquecer um registro relacionado a uma despesa pré-paga, pois pode acabar bagunçando seus livros.
O pagamento que reflete uma despesa pré-paga será debitado na conta pré-paga e depois creditado na conta à vista. Assim, o balanço está equilibrado. Em seguida, a equipe contábil montará o cronograma de amortização.
Após cada período contábil, é lançado o lançamento contábil manual que reflete a parcela da despesa incorrida naquele período específico de acordo com o cronograma de amortização estabelecido. O lançamento contábil manual credita a conta de ativos pré-pagos (no balanço patrimonial) e debita a conta de despesas (na demonstração de resultados).
Os registros refletirão as despesas incorridas no período, o que reduzirá o ativo pré-pago nesse valor.
Qual é o efeito das despesas pré-pagas nas demonstrações financeiras?
A princípio, as demonstrações financeiras da empresa não são afetadas por despesas antecipadas. Isso ocorre porque o lançamento contábil manual inicial é debitado na conta relacionada (ou seja, aluguel pré-pago ou seguro pré-pago) e depois creditado em dinheiro.
Estas duas contas de ativos não são afetadas pelo balanço. Mas, uma vez que o cronograma de amortização entre em vigor durante cada período contábil respectivo, o lançamento contábil manual de ajuste terá impacto na demonstração de resultados e no balanço patrimonial.
O custo do ativo (despesa) do período será refletido na demonstração do resultado como uma despesa. A dedução desse valor reduzirá o ativo do balanço no mesmo valor.
Reserve um momento, mais uma vez, para considerar como a automação desse processo agilizaria o tempo da sua equipe de contabilidade e ajudaria a facilitar o processo de fechamento financeiro no final de cada período contábil.
Por que as despesas pré-pagas não podem ser deduzidas imediatamente?
As despesas antecipadas não podem ser deduzidas à medida que são pagas porque não estariam de acordo com os princípios contábeis geralmente aceitos (GAAP).
A despesa precisa estar correlacionada com o período contábil em que entrega seu valor. É por isso que o cronograma de amortização é criado.
Por exemplo, digamos que uma empresa pague aluguel pré-pago de US$ 10.000 por mês, ou seja, US$ 120.000 por ano. O valor total de $ 120.000 é a despesa total, mas a empresa só gerará receita associada ao aluguel durante cada período de aluguel (ou, neste caso, mês). Portanto, o valor do ativo diminuirá em US$ 10.000 no final de cada mês.
Faz sentido pré-pagamento e despesas?
As vantagens e desvantagens relacionadas ao pagamento antecipado de uma despesa dependem da situação. A maior desvantagem é que você deduzirá dinheiro para outros usos potenciais no mesmo período.
Vendedores e fornecedores também se beneficiam do uso sem juros dos fundos da sua empresa. E, por último, há riscos envolvidos porque e se o fornecedor não cumprir realmente o que promete no futuro (mas você já pagou – ou seja, o proprietário pode rescindir o seu contrato).
Em alguns casos, a despesa pré-paga não é uma opção. Porém, se for, sua empresa pode tentar negociar uma tarifa com desconto, pois ela está sendo paga antecipadamente. Outra razão pela qual as despesas pré-pagas podem ser benéficas é a oportunidade que oferecem às empresas que podem ter crédito ruim. Como tal, os vendedores ou fornecedores concordam em continuar a fazer negócios com eles sabendo que já estão sendo pagos.
Para ajudar a controlar suas despesas pré-pagas, considere usar uma solução de automação para que nada passe despercebido. Dessa forma, você pode garantir que suas demonstrações financeiras e relatórios estejam sempre completos.
O que é despesa pré-paga versus despesa acumulada?
Uma despesa pré-paga não deve ser confundida com uma despesa acumulada. Conforme abordamos, uma despesa pré-paga é relatada como um ativo circulante no balanço patrimonial. Por outro lado, uma despesa acumulada é registrada no passivo circulante do balanço.
Uma despesa acumulada é um custo que a empresa incorre, mas ainda não pagou no final do período contábil. Exemplos de despesas acumuladas são: o custo de dias de licença médica não utilizados, juros não pagos e acumulados a pagar, despesas de serviços públicos que são pagas no mês seguinte após o uso, etc.
O resultado final
Então, agora você pode responder completamente: “O que é uma despesa acumulada?” As despesas acumuladas são comuns em todas as linhas de negócios, então você certamente já se deparou com elas ou teve que lidar com elas em seu negócio.
As ferramentas de automação financeira podem ajudar a eliminar qualquer estresse associado à necessidade de rastrear e lembrar despesas pré-pagas ao longo do tempo. Dessa forma, você pode ter certeza de que suas demonstrações financeiras estão sempre em ordem, para que as auditorias ocorram sem problemas e você possa diminuir qualquer risco associado a erros.
