O gerenciamento de despesas faz parte do sucesso de uma empresa tanto quanto sua capacidade de gerar receita. Rastrear faturas de fornecedores, pagá-las em dia e garantir que as contas dos fornecedores estejam em situação regular pode gerar vários benefícios significativos.
Cotações de preços mais baixas, linhas comerciais positivas e taxas de juros reduzidas são apenas alguns dos resultados positivos da reconciliação frequente de fornecedores. Veremos o que envolve a reconciliação de fornecedores e como o software de automação pode ajudar.
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O que é reconciliação de fornecedores?
O que é o processo de reconciliação de fornecedores?
Quais são as etapas para reconciliação de fornecedores?
Quais são os desafios da reconciliação de fornecedores?
Quais são os benefícios de automatizar a reconciliação?
Quais são alguns erros comuns durante a reconciliação?
Quais são as dicas de práticas recomendadas para reconciliação de fornecedores?
A reconciliação do fornecedor é uma função fundamental
O que é reconciliação de fornecedores?
Toda empresa tem despesas de saída. Por exemplo, uma empresa de artigos esportivos on-line pode ter milhares de faturas por mês para pedidos enviados por sua empresa de transporte.
Algumas empresas têm até despesas internas, como uma mercearia onde a delicatessen compra o frango que frita e vende no departamento de carnes da loja.
Em ambos os casos, é fundamental que o pessoal de contabilidade consiga monitorizar as suas despesas e garantir que todas as suas faturas são pagas atempadamente.
A maneira mais comprovada de fazer isso é por meio de um processo conhecido como reconciliação de fornecedores, em que as empresas comparam seus pagamentos contábeis de saída aos fornecedores com o extrato do fornecedor para um determinado período de tempo.
O que é o processo de reconciliação de fornecedores?
Os contornos básicos do processo de reconciliação de fornecedores são semelhantes em todas as empresas. A primeira coisa a fazer é descobrir o período de tempo durante o qual a empresa está buscando conciliar seus livros.
Como regra geral, quanto mais tempo houver entre as reconciliações de fornecedores (também conhecidas como reconciliação de vendas), mais difíceis serão e maior será a probabilidade de haver faturas não pagas ou outras discrepâncias.
Uma vez definido o prazo para a reconciliação, reúna o razão da empresa e todas as faturas de todos os fornecedores cujas contas serão reconciliadas para as datas desejadas.
A melhor prática em uma reconciliação de fornecedor é iniciar a próxima reconciliação a partir da data final coberta pela última reconciliação. Em seguida, compare os itens de linha no extrato do cliente do fornecedor e combine-os com um cheque emitido pelo departamento de contabilidade.
Como você pode imaginar, isso se torna cada vez mais demorado e sujeito a erros quando feito manualmente. Para evitar atrasos e erros, o software de automação pode agilizar o processo de reconciliação de fornecedores.
Se a equipe de contabilidade da empresa tiver pago todas as faturas referenciadas durante o período de extrato do fornecedor, não haverá transações pendentes ou faturas não pagas e a reconciliação será completa.
Se não for esse o caso, e algumas faturas não forem contabilizadas ou forem pagas em dobro, a equipe de contabilidade terá que descobrir o motivo da discrepância. Mais uma vez, este processo normalmente demorado e trabalhoso pode ser simplificado com a ajuda de um software de automação de reconciliação.
Quais são as etapas para reconciliação de fornecedores?
Para realizar uma reconciliação de cliente ou fornecedor, existem várias etapas simples. No entanto, todos eles são extremamente importantes.
1. Faça um cronograma para reconciliações
O processo de reconciliação de vendas quase sempre consome muito tempo. Porém, uma forma de tornar isso o mais simples possível e reduzir o número de discrepâncias é estabelecer um cronograma de rotina para a reconciliação.
Esse cronograma pode variar de acordo com diferentes negócios, mas deve ser feito no mínimo mensalmente.
2. Reúna a(s) declaração(ões) do fornecedor para o período que está sendo reconciliado
Esta é outra área onde o ato de reconciliação pode ser desafiador. Nem todos os fornecedores emitem declarações no mesmo cronograma. Pode ser necessário usar partes de extratos diferentes de fornecedores diferentes para o período que está sendo reconciliado.
3. Compare a Declaração do Fornecedor com o Razão da Empresa
Quaisquer serviços prestados pelo fornecedor terão sempre fatura. Compare as faturas no extrato do fornecedor com o razão da empresa para ver se foram pagas.
Se houver um item de linha que ainda não foi pago, entre em contato com o departamento que encomendou o item ou o serviço para garantir que ele realmente recebeu o que pediu.
Se eles tiverem recebido o item/serviço, a fatura pendente poderá ser paga. Repita esse processo para todos os itens de linha nas demonstrações do fornecedor até que o saldo devedor dos fornecedores seja zero.
Se houver pagamento duplo para uma determinada fatura ou item de linha de um fornecedor, a saída de pagamento ao fornecedor deverá ser deduzida adequadamente. Caso contrário, a conciliação bancária da empresa não terá equilíbrio.
Esse processo parece simples, mas pode ser incrivelmente complicado para empresas que fazem milhares de transações com fornecedores diferentes e/ou têm vários locais que encomendam produtos dos fornecedores da empresa.
Muitas empresas recorreram a software de automação para auxiliar nas etapas básicas da reconciliação, o que deixa a equipe de contabilidade ou departamentos individuais apenas com as discrepâncias para contabilizar.
Isso é uma melhoria significativa em relação ao gasto de centenas ou milhares de horas faturáveis apenas para encontrar itens não pagos ou outras discrepâncias.
Quais são os desafios da reconciliação de fornecedores?
A reconciliação do fornecedor é muito parecida com uma tacada de golfe ou um suflê. As instruções do livro parecem bastante simples, mas uma vez iniciado o processo, infelizmente existem muitas áreas diferentes que podem dar errado e arruinar os resultados.
Exemplos dos desafios da reconciliação de fornecedores incluem:
1. Volume de transações
Quanto mais negócios uma empresa faz com seus fornecedores, maior a probabilidade de haver transações não pagas ou discrepâncias encontradas na reconciliação.
Isto é especialmente verdadeiro para empresas que operam em diferentes localizações geográficas ou que possuem fornecedores locais específicos que utilizam em vez de contas nacionais com o escritório principal/sede da empresa.
2. Correspondência de faturas com pedidos de compra e extratos de fornecedores
A maioria das empresas tem algo chamado pedido de compra que indica qual departamento solicitou o produto/serviço e qual deve ser o valor do serviço.
A correspondência dos pedidos de compra originais com os itens de linha nas declarações do fornecedor pode ser difícil e consumir muito tempo.
3. Contabilização de discrepâncias
Cada fatura ou pedido de compra não pago deve ser contabilizado para que a reconciliação seja bem-sucedida.
Isso significa que cabe à equipe de contabilidade e à filial da empresa que criou o pedido de compra coordenar as investigações sobre discrepâncias, como faturas não pagas, pedidos de compra não cumpridos ou faturas pagas em dobro.
4. Pagamentos dentro do prazo
Não basta apenas pagar faturas. A maioria das declarações de fornecedores ou contratos de vendas tem uma taxa padrão que pressupõe o pagamento em um determinado cronograma. Cada empresa tem uma expectativa diferente sobre quando suas faturas devem ser pagas.
Quer se trate de um ciclo de faturamento líquido de 90 ou 30 dias, as empresas que não efetuam pagamentos dentro do prazo podem estar sujeitas a multas e encargos financeiros. Tudo isso prejudica os lucros da empresa.
Independentemente do fato de diferentes fornecedores terem cronogramas de pagamento diferentes, a equipe de contabilidade precisa ficar por dentro de todos eles com apenas uma reconciliação.
5. Relatórios e manutenção de registros
Um relatório completo de reconciliação do fornecedor contendo todas as faturas pagas, os pedidos de compra aos quais elas são correspondidas e o registro dos pagamentos deve ser feito para cada reconciliação do fornecedor.
Esse volume de informações pode ocupar muito espaço ao longo do tempo se os registros forem mantidos em papel ou em arquivos. No entanto, o software de automação pode ajudar as empresas a manter os seus registos de reconciliação numa nuvem, onde estão disponíveis com o premir de um botão.
Quais são os benefícios de automatizar a reconciliação?
No ano passado, o processo de reconciliação de contas de fornecedores era doloroso e tinha o potencial de sobrecarregar a equipe de contabilidade. Afinal, eles já são responsáveis pelas conciliações bancárias e conciliações de contas a pagar.
Portanto, a necessidade de uma terceira reconciliação ser realizada regularmente pode realmente sobrecarregar a equipe de contabilidade. No entanto, o software de reconciliação automatizada oferece enormes benefícios, que incluem:
1. Eficiência e Precisão
O software de reconciliação automatizado pode combinar faturas e extratos contábeis automaticamente, deixando a equipe de contabilidade apenas com as discrepâncias para decifrar quando o processo automatizado for concluído.
Esse processo não é apenas mais eficiente que as planilhas tradicionais, mas também mais preciso.
2. Multiplicador de Força para Equipe de Contabilidade
Ter um software automatizado que possa realizar grande parte do “trabalho pesado” associado à reconciliação significa que as empresas não precisarão de tantos funcionários no departamento de contabilidade para contribuir para a reconciliação do fornecedor.
Isto significa que grupos menores dentro do departamento de contabilidade podem ser divididos para realizar diferentes áreas do processo de reconciliação. Também libera a equipe de contabilidade para fazer projeções, auxiliar no planejamento de negócios e auxiliar em outras funções importantes da empresa.
3. Armazenamento em nuvem
Uma das maiores vantagens do software automatizado de reconciliação e contabilidade é que ele gera relatórios automaticamente e os armazena remotamente. Isso significa que os registros podem ser acessados de qualquer lugar do mundo por qualquer pessoa que precise deles.
Com segurança de nível bancário, restrições de acesso e integrações para conectar seus dados com segurança, você fica tranquilo sabendo que suas informações estão seguras.
Assim, os executivos podem reunir facilmente esses registros em uma viagem de negócios ou em uma reunião com reguladores, mesmo que a equipe de contabilidade não esteja disponível.
4. Conformidade e relatórios
Muitas empresas são obrigadas pelos reguladores a disponibilizar seus registros contábeis ou mantê-los por um determinado período de anos.
Com software de automação, eles podem manter e acessar esses registros facilmente. Além disso, é fácil acessar trilhas de auditoria com controles de versão e configurar fluxos de trabalho de aprovação sem gargalos.
5. Continuidade
O uso de software automatizado para reconciliação de fornecedores oferece às empresas o benefício da continuidade. No mundo de hoje, muitos funcionários mudam de empresa para empresa, o que pode ser um verdadeiro problema para uma equipe de contabilidade que realiza reconciliações manuais.
Com software automatizado, o processo permanecerá basicamente o mesmo, independentemente do volume de negócios da empresa.
Quais são alguns erros comuns durante a reconciliação?
O processo de reconciliação manual é realizado por seres humanos e, embora as equipes de contabilidade tenham olhos apurados para erros, não são infalíveis. Isso significa que existem vários erros diferentes que podem ser cometidos durante uma reconciliação manual. Faturas ou pagamentos podem ser inseridos duas vezes, o que resulta em pagamentos indevidos aos fornecedores.
Também podem passar despercebidos por um funcionário com os olhos cansados no final do dia, o que fará com que uma fatura não seja paga mesmo após a realização da conciliação.
Isso também se aplica aos valores reais de pagamento, pois um pressionamento de tecla perdido pode ser a diferença entre um pagamento de US$ 5.000 e US$ 50.000. O processo de agrupamento de pedidos de compra, extratos de fornecedores e registros de pagamento também cria o risco de erros.
Outro erro frequente que as empresas cometem é não conseguirem conciliar regularmente. Quanto mais tempo passar entre as reconciliações, maior será a probabilidade de as faturas serem pagas após o vencimento e custarem dinheiro à empresa em multas por atraso ou encargos financeiros.
Finalmente, não trazer todos os itens de linha (por exemplo, faturas de cartão de crédito, notas de longo prazo) para a reconciliação sempre resultará em livros desequilibrados.
Quais são as dicas de práticas recomendadas para fornecedores • Reconciliação?
As empresas podem seguir várias etapas simples para tornar o processo de reconciliação de fornecedores o mais simples possível.
1. Defina um cronograma regular para reconciliação
Primeiro, definir e seguir um cronograma regular para reconciliação de fornecedores contribuirá muito para simplificar o processo.
Fazer reconciliações regularmente minimizará as chances de as faturas não serem pagas ou serem pagas em dobro por um longo período de tempo. Também tornará o processo de reconciliação de fornecedores mais gerenciável, ao não sobrecarregar a equipe de contabilidade com muitas transações para reconciliar.
2. Mantenha as faturas e a documentação relacionada juntas
Em segundo lugar, manter as faturas dos fornecedores no mesmo local para que possam ser facilmente acessadas durante o período de reconciliação reduzirá a carga de trabalho. Ter um processo padrão para resolver discrepâncias é outra chave para reconciliações de fornecedores.
Não importa quem é o responsável por rastrear um erro, se todos fizerem isso da mesma forma, qualquer pessoa da equipe de contabilidade poderá acompanhar seu trabalho ou ajudar se a pessoa normal que faz o trabalho não estiver disponível.
3. Considere opções automatizadas
Talvez a melhor solução para cumprir todas essas dicas e descomplicar o processo de reconciliação de fornecedores seja usar uma ferramenta de automação financeira. Esses programas são poderosos e podem realizar muitas das tarefas mais tediosas associadas à reconciliação de fornecedores sem a necessidade de mãos humanas.
A reconciliação do fornecedor é uma função fundamental
A contabilidade é uma função de missão crítica de todas as empresas, mas muitas empresas só pensam nela em termos de contas a receber.
Sim, é importante ser pago em dia, mas sem pagar as faturas em tempo hábil, uma empresa pode facilmente perder lucros em multas por atraso e encargos financeiros.
É por isso que a reconciliação de fornecedores é uma função tão crítica e que o software de automação pode ser um investimento tão valioso.
