Se o objetivo final de cada empresa é ganhar dinheiro, então também é igualmente importante que as empresas garantam que o dinheiro que ganham e gastam seja devidamente contabilizado. É por isso que quase todas as empresas realizam regularmente um processo chamado reconciliação de transações.
Este processo ajuda as empresas a contabilizar todas as suas receitas e despesas em um determinado período de tempo. Porém, o processo se torna demorado, sujeito a erros e repetitivo, especialmente à medida que o volume de transações cresce e os processadores de pagamento em uso se expandem.
Confira essas práticas recomendadas e dicas testadas e comprovadas para agilizar e melhorar seu processo de reconciliação de transações.
Chegando
O que é reconciliação de transações?
Por que a reconciliação de transações é tão importante?
Quais são os tipos de reconciliação?
Como são realizadas as reconciliações de transações?
Quais são as etapas básicas da reconciliação de transações?
Com que frequência as reconciliações devem ser realizadas?
Quais são as melhores práticas de reconciliação de transações?
Quais são os riscos das reconciliações de transações?
Quais são os benefícios das reconciliações automatizadas?
Você tem que fazer reconciliações, então facilite para você mesmo
O que é reconciliação de transações?
Você já ouviu alguém dizer “Um centavo economizado é um centavo ganho?”. Este truísmo aplica-se igualmente às finanças domésticas e às empresas. Uma das maneiras mais eficazes para as empresas economizarem alguns centavos é garantir que todos os fundos da empresa sejam devidamente contabilizados.
É aí que entra em ação um processo conhecido como reconciliação de transações. Durante uma reconciliação de transações, as empresas comparam todas as transações em seus livros-razões internos com os extratos bancários e do processador de pagamentos da empresa.
Este é um elemento-chave da governança corporativa. Algumas empresas também se referem a isso como reconciliação bancária ou reconciliação de contas. Não importa como seja chamado, o processo de reconciliação é uma função de missão crítica para a equipe de contabilidade de uma empresa.
Infelizmente, à medida que as empresas crescem e realizam mais transações, a reconciliação torna-se exponencialmente mais difícil e sujeita a ser prejudicada por erro humano.
A ironia aqui é que a verdade apenas sublinha a necessidade de reconciliações contabilísticas rotineiras. As soluções de automação financeira estão abrindo caminho para fluxos de trabalho simplificados de reconciliação de contas com a máxima precisão.
Por que a reconciliação de transações é tão importante?
Sem realizar a reconciliação de transações, uma empresa poderia literalmente receber milhões de dólares por ano e encaminhar os fundos para a conta errada. Pior ainda, um funcionário desonesto poderia estar desviando dinheiro e ninguém saberia sem a reconciliação da transação.
Como se isto não fosse suficientemente importante, há outra razão importante para as empresas incluírem a reconciliação bancária na sua programação.
Os acionistas da empresa, os reguladores e as autoridades fiscais têm a expectativa de que o livro-razão interno da empresa corresponda aos seus extratos bancários. Se isso não acontecer, poderá ser uma evidência de má gestão ou, pior, de impropriedade.
Nem é algo que a estrutura de liderança de uma empresa queira ser conhecida por permitir sob sua supervisão. Não é um eufemismo dizer que a reconciliação pode ser a melhor forma de as empresas manterem a sua situação financeira em ordem.
Quais são os tipos de reconciliação?
Embora quase todas as reconciliações tratem de dinheiro ou estoque (que representa dinheiro), existem vários tipos diferentes de reconciliação que uma empresa pode realizar. Alguns dos tipos mais comuns de reconciliação de transações estão listados abaixo.
1. Reconciliação Bancária
Este é talvez o tipo mais comum de reconciliação. Em uma reconciliação bancária, a equipe de contabilidade comparará os livros contábeis da empresa com os extratos bancários. Tudo, desde depósitos ACH, transferências bancárias, pagamentos em cheque e pagamentos automáticos, deve estar equilibrado em ambos os conjuntos de registros.
2. Reconciliação Específica da Transação
Numa reconciliação específica de transação, as empresas reconciliarão todas as entradas e saídas relacionadas com transações específicas. Por exemplo, uma empresa que paga dividendos a todos os seus acionistas realizará uma reconciliação da transação para garantir que cada acionista foi devidamente compensado em relação ao seu capital na empresa.
3. Inventário ou reconciliação de ativos
Esse tipo de processo de reconciliação é feito por empresas de varejo ou operações que comercializam bens de consumo.
É importante porque cada item do estoque de uma loja está vinculado a um custo de compra e deve gerar lucros específicos quando vendido. Os estoques devem corresponder ao número total de unidades vendidas ou deve ser feita uma investigação para descobrir o motivo.
Como são realizadas as reconciliações de transações?
As empresas podem realizar reconciliações de transações de duas maneiras diferentes.
1. Auditoria Forense
O primeiro e mais comum método é basicamente uma auditoria forense. Neste processo, uma empresa reúne todos os seus recibos de vendas, pagamentos recebidos e itens de linha de saída para um determinado período de tempo.
Em seguida, compara todos esses dados com os livros e extratos bancários da empresa. Se tudo tiver sido devidamente contabilizado, todos os saldos e transações serão equilibrados.
Como você pode imaginar ou saber, isso consome muito tempo e provavelmente está cheio de erros devido à natureza do processo.
O software de automação financeira elimina o esforço manual desse processo crítico, coletando seus dados, realizando correspondência de transações e alertando você sobre qualquer informação incompatível.
2. Análise
Outra forma de conduzir uma reconciliação é por meio de análises. Uma empresa pode conduzir uma reconciliação analítica comparando os dados anteriores com os dados atuais do mesmo período.
Pode haver alguma variação, mas no geral, os resultados atuais devem estar próximos dos resultados anteriores. Se, por outro lado, os negócios caírem significativamente em um período em relação a outro, talvez seja hora de pesquisar e descobrir o porquê.
Quais são as etapas básicas da reconciliação de transações?
Os traços gerais da reconciliação de transações serão semelhantes em quase todas as empresas. Eles podem ter alguns procedimentos específicos diferentes relacionados diretamente ao tipo de negócio, mas o processo final terá muitos pontos em comum.
As etapas básicas são as seguintes:
1. Reúna documentos
A primeira etapa na reconciliação de transações é descobrir o período de tempo durante o qual você reconciliará todas as suas transações.
Como regra geral, o melhor local para começar é o primeiro dia após a data do seu último relatório de reconciliação. Em seguida, reúna todos os documentos da empresa (por exemplo, extratos, recibos, faturas, livros contábeis) daquele período até os dias atuais.
2. Transações de correspondência
Compare todas as transações de todos os livros contábeis e registros financeiros da empresa com os extratos bancários do período que está sendo reconciliado.
Num mundo perfeito, cada transação deveria aparecer em ambos os conjuntos de registros, e todo o dinheiro seria perfeitamente contabilizado no final da reconciliação da transação.
No entanto, se os registos não coincidirem (e pode haver muitas razões para isso), o pessoal de contabilidade, juntamente com qualquer departamento envolvido em transacções perdidas, terá de realizar uma investigação interna para descobrir porque é que os livros não coincidem.
Em seguida, os livros terão que ser ajustados de acordo, geralmente com algum tipo de lançamento manual no diário, até que todas as transações sejam contabilizadas.
À medida que o volume de transações cresce e o uso de vários processadores de pagamento (ou seja, Amazon, Stripe, Worldpay, etc.) também aumenta, a etapa de correspondência de transações tira cada vez mais tempo valioso de sua equipe (quando é feita manualmente).
3. Criação e aprovação de registros
Uma vez reconciliados todos os livros, compile todos os documentos de apoio utilizados para a reconciliação, juntamente com a própria reconciliação final e crie um registo único e unificado da reconciliação. Faça com que seja assinado pela equipe de contabilidade e adicionado aos registros oficiais da empresa.
Com que frequência as reconciliações devem ser realizadas?
Cada empresa tem um perfil diferente em termos de manuseio de dinheiro ou gerenciamento de transações. É por isso que a questão da frequência com que as reconciliações devem ser realizadas depende tanto do tipo de negócio que conduz a reconciliação.
As empresas com um elevado volume de transações em dólares baixos ou com pontos de pagamento localizados em todo o mundo necessitarão de realizar reconciliações com muita frequência. Outras empresas terão necessidades diferentes.
Por exemplo, uma empresa de gestão de propriedades pode fazer uma reconciliação mensal de todos os seus aluguéis e depósitos, enquanto um hotel pode precisar realizar uma reconciliação diária devido à alta rotatividade.
Uma empresa de comércio eletrônico pode usar provedores de pagamento multiplas como ebay, Amazon, Worldpay, Paypal e ter grandes volumes de transações para corresponder a muitos extratos bancários.
Dito isto, quanto mais tempo as empresas demoram entre as reconciliações, mais tempo demoram a fazê-lo e maior é a probabilidade de haver discrepâncias. Assim, para algumas empresas, as reconciliações diárias são melhores, enquanto para outras, uma reconciliação contabilística mensal é geralmente suficiente.
No entanto, um dos desafios colocados pelas reconciliações de contas é que podem ser demoradas. Embora seja importante realizá-los regularmente, as empresas querem evitar um “ciclo fatal”, onde a equipe de contabilidade está constantemente em um estado de reconciliação de livros ou de rastreamento de discrepâncias.
Isso os impedirá de participar de tarefas corporativas mais importantes, como análise de dados ou modelagem de lucros para um novo projeto.
Com o software de automação implementado, fica simples realizar reconciliações com a frequência que desejar, até mesmo diariamente! O software de automação aumenta a precisão e leva apenas alguns minutos para ser executado, em vez de dias ou semanas.
Portanto, sua equipe terá mais tempo para se concentrar em tarefas de valor agregado e em fornecer insights detalhados para o negócio, em vez de ficar atolada em processos manuais e com muitos dados.
Quais são as melhores práticas de reconciliação de transações?
Não importa que tipo de negócio esteja sendo reconciliado ou que tipo de reconciliação esteja sendo feita, existem algumas práticas recomendadas que são aspectos essenciais de uma reconciliação de contas profissional.
1. Concentre-se na precisão
O primeiro, claro, é a precisão. Cada transação deve ser inserida com precisão no livro razão da empresa e associada a um documento de origem correspondente, como um registro bancário e/ou uma autorização de despesas assinada.
Também é extremamente importante igualar os valores em dólares das transações, mesmo que isso possa ser entediante.
2. Padronize o processo
Cada reconciliação também deve ter um procedimento claro para comunicação e correção de erros. É quase inevitável que em uma grande empresa haja transações que não correspondam aos registros bancários do período correspondente.
Quer esta discrepância se deva a uma diferença entre o período do extrato bancário e o período de relato da empresa, ou a um erro, o pessoal de contabilidade deve ter uma forma de analisar as transações de forma forense para chegar à origem do erro.
Também deve haver um método para registrar a resolução e explicação da discrepância.
3. Centralize os relatórios
Finalmente, a reconciliação e todos os documentos de apoio devem ser compilados num único relatório unificado. Deve ser intitulado e armazenado em sequência cronológica desde a última reconciliação.
O relatório também deve incluir um resumo completo de quem participou da reconciliação (por exemplo, quais departamentos), a metodologia e as aprovações das partes apropriadas.
4. Aproveite a automação
No geral, o melhor conselho para realizar a reconciliação de transações de maneira precisa e consistente é aproveitar a tecnologia de automação.
Esta tecnologia foi concebida para superar os desafios comuns da reconciliação e tornar o processo fácil e direto com a ajuda de ferramentas fáceis de usar. Com a automação, você consegue remover tarefas manuais para que seu te posso me concentrar na estratégia e em melhores capacidades de tomada de decisão.
Os processos são concluídos 100x mais rápido e 90% menos erros. A moderna arquitetura de nuvem torna possível conectar suas tecnologias existentes para que nenhum dado seja perdido na confusão.
Quais são os riscos das reconciliações de transações?
As reconciliações de transações são funções vitais, o que significa que também representam um sério risco para as empresas se não forem feitas corretamente ou se não contabilizarem adequadamente os erros. Um dos riscos mais óbvios de qualquer transação é o fator de erro humano.
1. Erros manuais
Sempre que existe uma situação em que grandes quantidades de transações são inseridas manualmente, existe a oportunidade de uma ou mais dessas transações serem registradas incorretamente.
Cada erro nascido de erro humano deve ser descoberto e ajustado de acordo nos livros. Isto também significa que cada erro encontrado durante um processo de reconciliação pode basicamente encerrar o processo, ou pelo menos atrasá-lo significativamente.
2. Muito tempo
Não importa qual processo as empresas utilizem para equilibrar as discrepâncias, será necessário um tempo extra que atrasa a reconciliação. Mais importante ainda, a reconciliação não pode ser completa até que todos os erros humanos tenham sido contabilizados.
3. Risco de fraude
Outro risco potencial com reconciliações de transações é que elas depositam muita confiança em apenas algumas pessoas. Infelizmente, o departamento de contabilidade é um dos melhores lugares para um funcionário desonesto esconder a sua desonestidade.
4. Dependências de pessoas-chave
A dependência excessiva de uma pessoa, ou de algumas pessoas-chave, para fazer reconciliações deixa as empresas vulneráveis tanto à impropriedade como ao caos que resultará se uma dessas pessoas-chave deixar a empresa ou não estiver disponível para ajudar.
Quais são os benefícios das reconciliações automatizadas?
A reconciliação de transações é um obstáculo para muitas empresas. É uma função vital que deve ser executada com precisão, mas o pessoal de contabilidade de alta qualidade que pode realizá-la é muito procurado.
Você deseja ter continuidade no processo, mas não tanto a ponto de qualquer funcionário de contabilidade bem colocado se tornar uma presença constante em sua empresa a ponto de, teoricamente, cometer atos impróprios debaixo do seu nariz, sem que você perceba por um longo período de tempo.
Como muitos dos pontos de estresse nas reconciliações de transações ocorrem quando mãos humanas tocam o processo, vale a pena considerar uma solução de reconciliação automatizada. A reconciliação automatizada oferece uma série de benefícios potenciais, que incluem:
1. Precisão
A maioria das ferramentas de software de reconciliação automatizada são alimentadas por um forte cérebro de computador aprimorado artificialmente que insere e verifica milhares de transações ao mesmo tempo com uma taxa de erro percentual zero. Isso tornará o processo muito mais rápido e sempre produzirá resultados confiáveis.
2. Menos interação humana
Além da possibilidade de erro, o outro problema com a interação humana na reconciliação de contas é que provavelmente não é o melhor uso do tempo para a equipe de contabilidade de uma empresa. O software de reconciliação automatizado pode lidar com quase toda a entrada de dados ou atividade humana.
Isso significa que sua equipe de contabilidade só precisa estar envolvida em encontrar a origem das discrepâncias e resolvê-las, em vez de também precisar localizá-las.
3. Prevenção de Fraude/Impropriedade
As reconciliações automatizadas não vão tentar retirar dinheiro dos livros da empresa para saldar dívidas de jogo ou outras despesas, mas, infelizmente, os humanos poderão fazê-lo.
O uso de uma ferramenta automatizada para reconciliações reduz drasticamente as chances de um funcionário desonesto ou desonesto cometer atos de fraude ou impropriedade com os fundos da empresa.
4. Escala de habilidade para cima
À medida que as empresas se expandem, as reconciliações podem tornar-se cada vez mais difíceis. Isto é especialmente verdadeiro se houver filiais em fusos horários diferentes ou mesmo em países diferentes, e todas elas poderão realizar seus relatórios em horários diferentes.
O software de reconciliação automatizado permite que as empresas passem de uma equipe de duas ou três pessoas para uma operação multinacional. Ao mesmo tempo, você remove dependências de pessoas importantes e garante que seus processos nunca fiquem atrasados ou presos esperando a execução de alguém.
5. Conformidade e relatórios
Muitas empresas têm autoridades reguladoras às quais são obrigadas a reportar. Isto, é claro, além das autoridades fiscais estaduais e federais.
As reconciliações automatizadas não apenas completarão esse trabalho com precisão, mas também poderão ser utilizadas para gerar relatórios e trilhas de auditoria (com controle de versão) necessários para que a empresa permaneça em conformidade com as regras que regem seu setor.
Em ambos os casos, preparar relatórios após uma reconciliação automatizada é tão simples quanto apertar um botão.
6. Armazenamento remoto
Muitas empresas são obrigadas a manter registros por um determinado período de anos. Isso pode ocupar uma quantidade enorme de espaço.
No entanto, a maioria dos softwares de reconciliação automatizados oferece aos usuários a capacidade de fazer upload de relatórios para armazenamento em nuvem com segurança de nível bancário, onde podem ser acessados sob demanda.
Você tem que fazer reconciliações, então facilite para você mesmo
A reconciliação de transações é algo que toda empresa deve fazer de uma forma ou de um estilo. Sem ele, a empresa nunca poderá ter certeza de quanto dinheiro está ganhando ou de quanto dinheiro possui em um determinado momento. No entanto, isso não significa que o processo de reconciliação deva ser doloroso.
As empresas podem aproveitar uma solução de software pronta para uso e sem código que pode automatizar a reconciliação de contas de transações, relatórios e uma série de outras funções essenciais da empresa. A melhor parte é que ele pode ser configurado e usado sem a necessidade de TI.
