Sejamos realistas: devemos muito aos livros escritos à mão e às planilhas do Excel. Mas, tal como enviaríamos uma mensagem de texto rápida em vez de escrever hieróglifos em pedra para comunicar, a inovação abriu o caminho para a eficiência. O software de contabilidade automatizado trouxe as equipes de contabilidade para a era moderna, com a capacidade de agilizar processos, reduzir erros e economizar tempo.
Em um esforço para ajudar a otimizar seus procedimentos contábeis, compartilharemos o melhor software de contabilidade que você pode usar! Mas, primeiro, abordaremos como o software de contabilidade automatizado complementa as habilidades do contador.
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1. O que é Automação Contábil?
2. Quais são os desafios da contabilidade manual?
3. Por que usar software de contabilidade automatizado?
4. O software de contabilidade automatizado substituirá os contadores?
5. Como começar com a contabilidade automatizada?
6. Como escolher um software de contabilidade automatizado?
7. Quais são os 5 melhores softwares de contabilidade automatizada?
8. Automação é o futuro da contabilidade
O que é automação contábil?
A automação contábil é a aplicação de software e tecnologia para eliminar a necessidade de processos manuais. Com um software de automação contábil, eficiência e otimização são possíveis. As equipes de contabilidade normalmente lidam com muitas tarefas com muitos dados, tediosas e demoradas.
O software de automação contábil substitui o trabalho manual repetitivo e permite que os sistemas informatizados façam o trabalho pesado.
Quais são os desafios da contabilidade manual?
Se você está se perguntando por que deseja incorporar um software de contabilidade automatizado, considere as desvantagens de executar manualmente o trabalho de contabilidade:
1. Leva tempo
Não há dúvida de que leva muito tempo. Desde a coleta de dados de vários locais até a realização de cálculos e a produção de relatórios e documentação, a contabilidade manual consome muito tempo.
2. Propenso a erros
Além de perder tempo, os humanos estão propensos a cometer erros, especialmente quando lidam com números e números que mudam constantemente. Os erros decorrem da inserção de informações erradas nas contas, do registro de dados de trás para frente ou duas vezes, ou da transposição de números, por exemplo.
3. Dados inseguros
Por último e mais importante, a contabilidade manual deixa os dados inseguros e sujeitos a perdas. Com o aumento de violações de segurança e hacks, é de extrema importância proteger os dados financeiros e contábeis. Documentos em papel ou aplicativos de computador envolvem pouca ou nenhuma segurança.
Por que usar software de contabilidade automatizado?
Por outro lado, vamos ver como o software de contabilidade automatizado pode resolver as armadilhas mencionadas acima da contabilidade manual.
1. Economiza tempo
Para começar, economiza tempo porque é… automatizado! Isso significa que os processos são executados de forma integrada e sem atrasos. Além disso, caso algo esteja faltando ou precise de atenção extra, o sistema solicitará intervenção humana.
2. Aumente a produtividade
Como os processos são mais rápidos, há maior produtividade. Ao mesmo tempo, quando você consegue aliviar tarefas demoradas e tediosas de seus recursos humanos, você abre o tempo deles para gastar em tarefas de mais alto nível. Isso pode gerar uma força de trabalho mais produtiva e satisfeita em geral.
3. Melhore a precisão
Conforme mencionado, com a automação ocorrem menos erros. Erros manuais tornam-se um problema do passado, pois os sistemas de computador lidam com dados sem erros.
4. Acesse informações rapidamente
Com todos os dados armazenados e centralizados em um repositório local, todos podem acessar as informações quando precisarem. Eles não precisam mais perder tempo rastreando dados porque eles são reunidos em um único sistema.
5. Armazenamento seguro de dados
A automação contábil utiliza tecnologia de criptografia e os mais avançados recursos de segurança. Dessa forma, sua empresa não precisa se preocupar em fazer atualizações de segurança regulares porque o sistema faz isso automaticamente.
Os proprietários de empresas também poderão estabelecer controle de acesso para que cada indivíduo receba o nível necessário de acesso aos dados confidenciais de que necessita para realizar seu trabalho.
6. Acesse dados em qualquer lugar
Além disso, com sistemas completos de automação como o SolveXia, a equipe ganha transparência porque os dados existem na nuvem, para que possam ser acessados conforme a necessidade e de qualquer lugar.
7. Conecta-se com outras ferramentas
O software de contabilidade automatizado integra-se a outras ferramentas existentes para que você ainda possa usar seus sistemas. Softwares como o SolveXia podem até mesmo ser integrados a sistemas legados usando APIs.
8. Aprimorar funcionários
Ao substituir a necessidade de sua equipe ficar presa a trabalhos manuais e repetitivos, você abre a porta para novas possibilidades para que eles cresçam e se desenvolvam profissionalmente. A automação ajuda os contadores a agregar mais valor à organização, pois podem então alocar mais tempo para estratégia, supervisão e gerenciamento, em vez de entrada de dados e cálculos.
9. Prepara dados para impostos
A temporada de impostos é sempre estressante para as empresas, mas o software de automação contábil pode aliviar o estresse. O frenesi da contabilidade é substituído por processos organizados e padronizados. Por sua vez, seus registros estarão atualizados e prontos para declarações fiscais sem complicações.
10. Fornece análises abrangentes
O software de automação contábil também oferece um conjunto de análises para que sua equipe possa avaliar o desempenho da empresa. Permite executar melhorias de processos e encontrar áreas maduras para inovação e prontas para mudanças.
O software de contabilidade automatizado substituirá os contadores?
Toda esta conversa sobre automação gera frequentemente medo, especialmente por parte dos contabilistas, que se perguntam se as máquinas substituirão ou não os seus empregos. Os contadores ainda são a parte mais importante da equipe de contabilidade de qualquer empresa – o software de contabilidade automatizado tem como objetivo facilitar suas vidas!
Contadores e CPAs passam mais tempo se tornando mais proficientes e qualificados, enquanto a automação reduz a natureza repetitiva de seu trabalho.
Como tal, os recursos humanos prestar-se-ão à compreensão e explicação da análise contabilística, acrescentando, por sua vez, mais valor à organização através de estratégia, sugestões e capacidades de tomada de decisão.
Como começar com a contabilidade automatizada?
A introdução do software de automação contábil começa com a decisão de fazê-lo em um esforço para colher os muitos benefícios!
Embora possa exigir algum gerenciamento de mudanças, não precisa ser tão complicado. Com uma solução sem código como o SolveXia, você pode essencialmente implantar o sistema e estar pronto para executá-lo sem qualquer TI ou suporte técnico.
A interface de usuário de arrastar e soltar simplifica o uso e facilita a personalização de fluxos de trabalho usando etapas de ação pré-existentes. Caso precise de algum suporte, estamos sempre prontos para ajudar.
Ao implementar qualquer software novo, é sempre melhor começar introduzindo-o em pequena escala. Você pode começar automatizando contas a pagar ou documentação de auditoria, por exemplo. À medida que sua equipe percebe os benefícios, você pode continuar a expandir os casos de uso do seu software de automação contábil.
Como escolher um software de contabilidade automatizado?
Com a grande variedade de softwares de automação contábil do mercado, você também vai querer escolher sua ferramenta com sabedoria.
Aqui estão algumas considerações que você deve ter em mente ao comprar o software de sua escolha:
1. Módulos de Contabilidade
Dê uma olhada no que o software de contabilidade oferece em sua essência. Existem alguns processos de negócios não negociáveis que devem ser executados, por isso seria ótimo encontrar uma solução de software que pudesse permitir sua automação, como: faturamento, controle de tempo, controle de despesas e um painel diário, para citar alguns.
2. Acesso à nuvem
A tendência crescente de ter uma força de trabalho remota não vai a lugar nenhum. Por sua vez, é necessário que seu software de automação contábil funcione na nuvem para que seja acessível a qualquer pessoa que necessite de acesso. Uma solução de automação baseada em nuvem como o SolveXia também significa que as atualizações de segurança são automáticas e os fluxos de trabalho são facilmente escalonáveis.
3. Reputação e suporte do fornecedor
Você provavelmente não será a primeira empresa a implementar a solução de software de sua escolha. Reserve algum tempo para ler as avaliações e entender qual é a reputação do fornecedor no setor. Dessa forma você saberá o que esperar.
É recomendado encontrar um fornecedor que ofereça suporte robusto. Por exemplo, SolveXia oferece uma ampla gama de recursos e suporte ao cliente disponível para ajudá-lo a configurar seus processos automatizados. Os usuários podem escolher entre uma biblioteca ou ações predefinidas ou pedir ajuda para personalizar seus próprios fluxos de trabalho.
4. Escalabilidade
Você pode escolher um software de automação contábil que lide apenas com processos contábeis ou pode procurar uma solução de automação financeira como o SolveXia, que é capaz de executar uma ampla gama de processos.
À medida que sua empresa cresce e as transações explodem, você desejará uma solução que cresça junto com você, em vez de precisar ser substituída ou atualizada. É por isso que é útil ter uma visão geral do que você deseja realizar como empresa, em vez de focar apenas nas operações do dia a dia.
Quais são os 5 melhores softwares de contabilidade automatizada?
Ao pesquisar o melhor software de automação de contabilidade, você encontrará várias listas classificando-os.
Compilamos cinco dos melhores softwares de contabilidade automatizados que costumam ser manchetes por sua ampla gama de recursos e recursos.
1. SolveXia
SolveXia é mais do que um software de automação contábil. Pode ser pensado como uma solução de automação financeira analítica humana. A solução sem código da SolveXia permite conectar todos os seus dados, transformar processos em fluxos de trabalho automatizados, fornecer análises avançadas para uma tomada de decisão informada e também oferecer trilhas de auditoria e governança de dados.
A solução irá radicalizar completamente as capacidades do seu departamento contabilístico e financeiro, acelerando o valor do negócio e permitindo que a sua organização seja mais adaptável e resiliente às mudanças nos ambientes de negócios.
2. BlackLine
BlackLine é uma ferramenta automatizada com foco em processos de gestão e conciliação de cartões de crédito. Ajuda as empresas a detectar fraudes desde o início, utilizando a sua abordagem de “contabilidade contínua”. BlackLine é uma solução baseada em nuvem que fornece seus serviços por meio de seu Modern Accounting Playbook, projetado para auxiliar no processo de fechamento financeiro.
3. Xero
O software de contabilidade Xero destina-se a pequenas empresas, guarda-livros e contadores. A solução permite a captura automática de dados e um aplicativo de contabilidade para acesso de qualquer lugar e a qualquer hora.
Seus recursos incluem a capacidade de rastrear e pagar contas on-line e revisar o fluxo de caixa, reivindicar despesas com ferramentas de gerenciamento de despesas, aceitar pagamentos, rastrear projetos por meio de seu software rastreador de empregos e conectar-se a feeds bancários, para citar alguns.
4. QuickBooks
Os Quickbooks da Intuit oferecem uma solução de software de contabilidade automatizada que fornece um painel para rastrear gastos e receitas ao longo do tempo, realizar a folha de pagamento, receber pagamentos on-line, preparar-se para a época do imposto e muito mais.
Quickbooks também se integra aos seus aplicativos atuais. O software também oferece recursos de contabilidade avançados, como a capacidade de obter insights profundos de transações em lote, gerenciar despesas de funcionários e se beneficiar de backups automáticos de dados.
5. Netsuite
Netsuite é uma solução de gestão empresarial que fornece um ERP em nuvem. Seu software de contabilidade pode ser usado para otimizar contas a receber, automatizar contas a pagar, supervisionar a gestão tributária e transformar seu razão geral em digital.
Automação é o futuro da contabilidade
Com todos os benefícios em mente, deve ficar claro por que o software de contabilidade automatizado é um ingrediente crucial para o sucesso de qualquer negócio nos dias de hoje. Embora as planilhas e o trabalho manual tenham seu tempo e lugar em contando equipes, o grande volume e a velocidade dos dados impossibilitaram que os contadores acompanhassem e que as empresas crescessem sem a ajuda da tecnologia.
