Quando se trata do checklist contábil para fechamento mensal, uma pequena melhoria pode significar muito. O processo de fechamento de final de mês é fundamental para tomar decisões inteligentes, permanecer em conformidade e entender como está o desempenho financeiro de sua empresa. Por isso, examinaremos as práticas recomendadas para fechamento de final de mês.
Também veremos como o uso de uma solução de automação financeira pode economizar tempo, dinheiro e evitar que erros dispendiosos sejam cometidos.
Índice
O que é o processo de fechamento do mês?
Quais são os benefícios do processo de encerramento do mês?
Quais são as etapas do processo de fechamento do final do mês?
Qual é a lista de verificação contábil para fechamento mensal?
Quais são os benefícios da lista de verificação contábil para fechamento mensal?
Quais são os erros comuns no fechamento do mês?
Quais são as melhores práticas para o processo de encerramento do mês?
Quais tarefas você pode automatizar no fechamento do mês?
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O que é o processo de fechamento do mês?
O processo de fechamento do final do mês é um conjunto de etapas pelas quais a equipe de contabilidade e finanças coleta, verifica, reconcilia e relata atividades financeiras e analisa transações.
O processo de fechamento do final do mês é crucial por vários motivos. Isso ajuda a garantir que a empresa permaneça em conformidade. É importante ressaltar que também pode ajudar a garantir que a empresa mantenha a integridade dos seus dados para o planejamento da análise.
Muitas equipes contarão com um modelo de lista de verificação contábil de final de mês para que nada passe despercebido, pois há muitas partes móveis. Além disso, o uso de ferramentas de automação financeira pode agilizar e automatizar muitas das etapas necessárias do processo de fechamento do mês.
Por exemplo, com uma solução de automação, usando reconciliações e relatórios automatizados, as equipes podem aumentar sua produtividade em 85x.
Quais são os benefícios do processo de encerramento do mês?
Para algumas empresas, o processo de encerramento do mês é regulamentado e obrigatório. Quer seja legalmente exigido ou não, é necessário e benéfico que todas as empresas tenham um bom desempenho para prosperar.
Ao cumprir o checklist contábil para fechamento mensal, as empresas podem obter vários benefícios, incluindo:
- Acesso a registros precisos e atualizados
- Declarações fiscais simplificadas com demonstrações financeiras em boa ordem
- Auditorias mais fáceis devido à documentação e relatórios organizados
- A capacidade de tomar decisões informadas no local
As demonstrações financeiras precisas não apenas ajudam a empresa a tomar melhores decisões, mas também são usadas para atrair novos investidores, credores e parceiros de negócios.
Quais são as etapas do processo de fechamento do final do mês?
Embora cada empresa funcione de maneira diferente, o processo de fechamento do mês e suas etapas serão praticamente iguais. Vejamos as 5 etapas nesta visão geral. Ao fazer isso, também podemos ver onde e como o conjunto de soluções de automação financeira pode ser útil.
1. Colete informações
A primeira etapa é coletar todos os dados, declarações e informações necessárias para conduzir o processo de fechamento financeiro.
Se você armazena dados financeiros em vários sistemas, incluindo processadores de pagamento, e tem um grande volume de transações, essa etapa por si só pode ser demorada.
Em vez disso, uma ferramenta de automação financeira pode conectar automaticamente todos os seus sistemas de dados e obter as informações necessárias para executar reconciliações em tempo real.
Isso é útil para todas as empresas, mas especialmente para aquelas que estão reconciliando vários provedores de pagamento (ou seja, PayPal, Amazon, eBay, Worldplay, Stripe e mais) e lidando com um grande volume de transações.
2. Reconciliar dados
Depois que os dados estiverem na frente de sua equipe, é hora de garantir que as demonstrações e os saldos estejam alinhados entre si. O processo de reconciliação envolve muitos dados e requer a máxima atenção aos detalhes. Uma ferramenta de automação financeira verifica automaticamente os dados e notifica sua equipe se algo precisar de atenção.
3. Avalie os ativos
Depois que tudo estiver em ordem em termos de saldos, também é importante rever os ativos fixos, como equipamentos e armazenamento.
4. Crie Demonstrações Financeiras
Com todas as informações verificadas em ordem, você pode criar suas demonstrações financeiras.
5. Revisão Final
Como o processo de encerramento do mês é muito importante, é uma boa prática realizar uma revisão e aprovação finais antes de ser considerado concluído.
Qual é a lista de verificação contábil para fechamento mensal?
Como você pode ver, o processo de fechamento de final de mês de cada empresa ocorre em seu próprio ritmo e da sua maneira. Este modelo de lista de verificação contábil de final de mês tem como objetivo aliviar a chance de algo falhar:
1. Defina um cronograma de fechamento
Com tantas partes móveis todos os meses, você não quer procrastinar o processo de fechamento do final do mês e ficar preso na pressa de juntar tudo. Em vez disso, é útil priorizar as tarefas de acordo com os prazos e definir um cronograma de encerramento com antecedência.
2. Vendas recordes
À medida que cada transação ocorre, liste os totais das receitas recebidas, juntamente com suas fontes. Fique de olho nas faturas e extratos bancários para garantir que os pagamentos pendentes dos clientes sejam pagos.
O software de automação também pode cuidar disso para você, atualizando os registros conforme você avança e fazendo o acompanhamento, se necessário.
3. Realize a reconciliação
Quanto mais você realizar a reconciliação, menos agitada ela se tornará. Como a reconciliação costuma ser a etapa mais demorada do processo de fechamento do mês, muitas empresas estão aproveitando ferramentas, que agilizam todos os tipos de reconciliação para você.
4. Revise o caixa e o estoque
Fique de olho nas reservas de caixa, incluindo a reconciliação de caixa. O mesmo pode ser dito sobre a documentação de inventário.
5. Relatórios Financeiros
Em última análise, o objetivo final é ter relatórios financeiros em situação regular e precisos. Ter relatórios oportunos e confiáveis é fundamental para que executivos e partes interessadas possam tomar decisões de negócios para o próximo período fiscal.
Com um software, você pode contar com relatórios e extratos com 90% menos erros do que teria com esforços manuais.
Quais são os benefícios da lista de verificação contábil para fechamento mensal?
Há um livro best-seller intitulado, O Manifesto da Lista de Verificação que fala tudo sobre o valor das listas de verificação nos principais setores.
Quando se trata de ter um checklist contábil para fechamento mensal, o ponto principal do autor é inteiramente aplicável – checklists apoiam o sucesso! O processo de fechamento do final do mês está repleto de muitas informações e requer atenção adequada.
Dito isso, suas equipes de contabilidade e finanças já têm muito o que fazer. Uma lista de verificação contábil para o fechamento do mês alivia sua carga ao:
1. Garantindo dados precisos
Como a lista de verificação de fechamento do mês cobre a reconciliação, você pode aumentar seus níveis de confiança nos dados financeiros da sua empresa. Esses dados estão no centro de muitas decisões importantes, por isso é um grande alívio poder confiar nos números e nas análises que estão à sua frente.
2. Criando um Processo Padronizado
Com uma lista de verificação em vigor, todos os envolvidos podem apoiar um processo padronizado. Além disso, o uso de software de automação solidifica a padronização à medida que o processo avança em cada etapa de acordo com o mapa de processos do sistema e o fluxo definido.
3. Acompanhamento de saldos
Com o processo de fechamento de final de mês, você pode acompanhar os saldos que afetam os negócios, como caixa e estoque, mês a mês.
4. Cumprimento de Prazos
Talvez o mais importante seja que um processo de fechamento de final de mês bem definido e organizado significa que você será capaz de cumprir prazos críticos.
Quais são os erros comuns no fechamento do mês?
Não importa quantas vezes sua empresa execute o processo de fechamento de final de mês, alguns erros comuns ocorrem. É a natureza do processo, pois é pesado em termos de dados e sensível ao tempo, o que, quando tratado manualmente, é uma receita para estar sujeito a erros.
Os erros podem incluir:
1. Dados duplicados
Se você não conseguir inserir dados manualmente, é inevitável que algo dê errado. Isso pode significar entrada duplicada de dados. Em vez disso, um sistema inserirá dados automaticamente entre sistemas para agilizar o processo de fechamento do final do mês com facilidade.
2. Falta de padronização
À medida que a popularidade do trabalho remoto cresce, é cada vez mais desafiador manter a supervisão e o controle interno quando as equipes trabalham manualmente e em sistemas diferentes. Por outro lado, um processo padronizado e automatizado resultará em resultados consistentes mês após mês.
3. Informações atrasadas e funcionários frustrados
Atrasos e gargalos vão paralisar sua equipe e frustrar seus fluxos de trabalho. A eficiência é fundamental quando se trata do processo de fechamento do mês.
Uma solução de automação garante que você sempre terá acesso aos dados mais atualizados, enquanto o software removerá dependências de pessoas importantes e eliminará gargalos.
Quais são as melhores práticas para o processo de encerramento do mês?
Qualquer empresa em qualquer lugar concordará que é desejável melhorar o processo de fechamento de final de mês e ser capaz de cumprir a lista de verificação contábil para fechamento mensal com facilidade.
Independentemente de como você decidir avançar em direção à melhoria, aqui estão algumas práticas recomendadas importantes a serem lembradas:
- Priorize a precisão sempre. O processo de fechamento do final do mês é urgente, então prepare-se com antecedência para não ter pressa ou cometer erros no último minuto.
- Estabeleça metas semanais e comunique-as aos membros da equipe para que todos estejam cientes do cronograma antes que o relógio comece a contar.
- Conecte seus dados e equipes para que as informações nunca fiquem isoladas, pois isso pode criar o caos. O uso de software de automação pode resolver isso imediatamente.
- Aproveite o software de automação sempre que possível. Uma ferramenta oferece uma solução pronta para uso e sem código que pode ser implantada em menos de 30 minutos, sem a necessidade de uma equipe de TI dedicada. É fácil de usar para qualquer pessoa com uma interface intuitiva e pode ser aplicado a diversas funções financeiras e casos de uso, incluindo: gerenciamento de despesas, descontos, relatórios regulatórios, reconciliação e muito mais.
Quais tarefas você pode automatizar no fechamento do mês?
Abordamos isso esporadicamente ao longo deste artigo, mas quando dizemos que o software de automação pode transformar drasticamente o seu processo de fechamento de final de mês para melhor, estamos falando sério.
Isso porque você pode automatizar praticamente todas as etapas principais da lista de verificação de fechamento do mês, como:
- Coleção de dados
- Correspondência de transação
- Reconciliação
- Comunicando
- Processos de aprovação
- Análise
Ao ser capaz de agilizar os aspectos demorados do processo de fechamento do mês, sua equipe aumenta a produtividade, aumenta a eficiência, aumenta a satisfação no trabalho e pode alocar mais tempo para executar responsabilidades que agregam valor.
Para finalizar
Automatizar seu checklist contábil para fechamento mensal permite que sua empresa opere com eficiência e ganhe vantagem competitiva para prosperar. Uma solução de automação aprimora as capacidades da sua equipe para fazer mais em menos tempo e com maior precisão.
Com o software automatizado implementado, você pode experimentar 90 vezes menos erros em seus dados, processos 85 vezes mais rápidos e acesso 24 horas por dia, 7 dias por semana a dados atualizados e seguros.
