Toda empresa é capaz de entregar seus produtos ou serviços aos clientes por causa de seus processos de negócios. Existem muitos tipos de processos de negócios a serem otimizados, mas o primeiro passo para conseguir isso é responder: “O que é um processo de negócios?”
Aqui descreveremos o que são processos de negócios, compartilharemos sua importância e ajudaremos a entender melhor os diferentes tipos por meio de definições e exemplos. Também abordaremos como as ferramentas de automação podem ajudá-lo a superar ineficiências que muitas vezes afetam os processos de negócios. Você entenderá melhor como a automação pode ajudar a simplificar processos, aumentar a transparência, melhorar a conformidade e muito mais.
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1. O que é um Processo de Negócio?
2. Por que o processo de negócios é importante?
3. Quais são os benefícios do processo de negócios
4. Quais são as etapas do ciclo de vida do processo de negócios?
5. O que é um exemplo de processo de negócios?
6. Quais são os tipos de processos de negócios?
7. Processo de Negócios vs. Procedimento de Negócios e Função de Negócios
8. Quais são os atributos e componentes essenciais de um processo de negócios
9. Quais são os termos relacionados a um processo de negócios?
10. Quais são os benefícios do software de processos de negócios?
11. Conclusão
O que é um processo de negócios?
Em termos mais simples, um processo de negócios é um conjunto de etapas executadas para alcançar um resultado. O resultado pode ser entregar um produto, montar um produto, contratar novos funcionários, pagar faturas ou qualquer outra coisa desse tipo.
Para que um processo de negócio seja concluído, é comum que muitas pessoas estejam envolvidas. O processo pode ser dividido em cada tarefa, e cada tarefa é geralmente atribuída às suas respectivas partes interessadas. Cada etapa ou recurso necessário para conclusão é considerado uma entrada. O resultado final é a saída.
O conceito de processo de negócios remonta a Adam Smith, no mesmo ano em que a América assinou a Declaração de Independência (1776). Desde então, esse conceito evoluiu para ser o foco de muitos que estudam operações, gestão e negócios.
Com o auxílio de soluções tecnológicas como a automação, os processos de negócios não precisam mais ser executados manualmente. A automação permitiu a redução de erros, o aumento da velocidade e uma maneira mais fácil de gerenciar e medir os processos de negócios.
Por que o processo de negócios é importante?
Embora à primeira vista possa parecer complicado delinear e organizar processos de negócios, acaba sendo do interesse de todos os envolvidos (desde proprietários de empresas até clientes e aqueles intermediários).
Os processos de negócios ajudam a garantir que os recursos sejam alocados da maneira mais eficiente possível. Os processos de negócios também agilizam as atividades.
Quais são os benefícios do processo de negócios
Qualquer atividade que requeira entradas em etapas sequenciais para obter uma saída é um processo. A vida está repleta de processos, mas nos negócios, a medição e a gestão de tais atividades certamente impactarão os resultados financeiros.
Além dos resultados financeiros, a satisfação dos clientes e dos funcionários é afetada pelos processos de negócios e pela forma como são executados.
Os benefícios dos processos de negócios são amplos e incluem:
- Gestão de recursos: Tempo e recursos são alocados de acordo com necessidades e objetivos, minimizando assim o desperdício
- Desempenho otimizado: Os funcionários são designados para tarefas com base no seu valor máximo, ajudando-os a atingir todo o seu potencial e o máximo nível de satisfação
- Risco reduzido: Através da automação de processos de negócios, muitos riscos operacionais são evitados e/ou reduzidos
- Responsabilidade: Todos estão cientes de suas responsabilidades e as entradas/saídas são mensuráveis
Quais são as etapas do ciclo de vida do processo de negócios?
Não importa onde você esteja no ciclo de vida do seu negócio, você pode implementar as etapas a seguir para criar um processo de negócios. Ao fazer isso, você capacitará sua equipe com um roteiro, seus gerentes com supervisão e seus clientes com uma compreensão clara do que eles podem esperar de seu negócio.
Aqui estão as 7 etapas a seguir:
- Definição de metas: Definir e delinear o propósito do processo. Responda perguntas como: Como posso medir o sucesso? Por que esse processo é importante para nossos objetivos gerais de negócios?
- Processo de mapeamento: Mapeie o processo. Você pode fazer isso manualmente ou usando um software para desenvolver um fluxograma. É como um plano que detalha cada tarefa ao longo do caminho.
- Atribuição: Quem está envolvido? Aloque os membros da sua equipe de acordo com suas habilidades e/ou projete o sistema em uma solução de automação se puder minimizar o esforço manual.
- Teste: Antes de implementar o processo em todo o departamento ou em toda a organização, teste-o em pequena escala para garantir que você alcançará os resultados desejados.
- Implementando: Depois de garantir que o processo foi projetado com êxito, você poderá implementá-lo em seu ambiente ativo. Certifique-se de que todos os envolvidos tenham o que precisam para concluir suas etapas. Se você escolheu uma solução de automação para executar o processo, você terá que fornecer acesso de usuário àqueles que talvez precisem fornecer aprovações para que o processo seja concluído.
- Revendo: Monitore os resultados do processo para garantir que ele esteja otimizado. Também é uma boa ideia armazenar o histórico do processo, caso você precise dele para referência. Com um software de automação isso já faz parte da solução porque o processo fica definido e armazenado no sistema. Todo o histórico de execução do processo é imutável.
- Recorrente: Dado que o processo entrega os resultados pretendidos, você pode repeti-lo ad infinitum. As soluções de automação podem realizar processos sem a necessidade de intervenção humana, graças à automação robótica de processos e à inteligência artificial.
O que é um exemplo de processo de negócios?
Para entender melhor “O que é um processo de negócios”, é útil ter um exemplo concreto. Dentre os inúmeros processos de negócios para escolher, vamos dar uma olhada em um que tem imensas implicações financeiras para o processamento de faturas comerciais. As empresas recebem faturas de fornecedores, sejam fornecedores, prestadores de serviços e similares. É do interesse de todos pagar as faturas em dia para manter bons relacionamentos e manter registros financeiros adequados.
O processamento de faturas geralmente é assim:
- Verifique a precisão de uma fatura
- Codifique a fatura automática ou manualmente no razão geral (as soluções de automação ajudam a reduzir muito o erro humano nesta etapa)
- A fatura precisa de aprovação antes do pagamento ser enviado
Os especialistas estimam que o processamento de faturas em papel custa entre US$ 12 e US$ 30 para ser processado, o que inclui o trabalho humano envolvido. As soluções de automação podem agilizar o processamento de faturas com precisão e reduzir essas despesas.
Quais são os tipos de processos de negócios?
Os processos de negócios vêm em diferentes formas e tamanhos, dependendo da finalidade pretendida. Ao abordar, projetar e otimizar processos, pode ser útil abordá-los dentro de suas categorias.
Processo Operacional
Os processos operacionais (processos centrais do negócio) são aqueles que trazem valor direto aos clientes e à própria empresa. São os processos que criam receitas diretamente. Os exemplos incluem: fabricação de produtos, processo do pedido ao pagamento e entrega de produtos aos clientes.
Processo de Apoio
Os principais processos de negócios raramente são concluídos isoladamente. Os processos de apoio ajudam a garantir que os processos operacionais sejam executados conforme planejado. Esses tipos de processos são aqueles que ocorrem em departamentos como: contabilidade, call centers, vendas, recursos humanos, marketing e suporte técnico.
Processo de Gestão
Entre as camadas de processos operacionais e de apoio, existem processos de gestão para garantir que as regras e procedimentos sejam respeitados. Esses processos monitoram, medem e relatam. Eles incluem coisas como: orçamento e governança.
Processo de Negócios vs. Procedimento de Negócios e Função de Negócios
O gerenciamento de processos de negócios está repleto de alguns termos e conceitos que parecem semelhantes, mas têm nuances. Para ajudar a esclarecer, vamos definir um procedimento e uma função de negócios para distingui-los de um processo de negócios.
- Função de negócios: Funções de negócios são operações para atingir os objetivos finais organizacionais. Eles são realizados por pessoas e normalmente determinados pela estrutura. Eles estão alinhados com os departamentos da sua empresa. Por exemplo, as funções podem ser: vendas, contabilidade ou marketing.
- Procedimento Comercial: Um procedimento comercial é a forma prescrita para que uma tarefa seja executada em nome de um funcionário. Eles respondem à questão de “como” algo deve ser feito.
Quais são os atributos e componentes essenciais de um processo de negócios
Para que um processo de negócios seja projetado de maneira ideal, existem quatro componentes essenciais. Estes são:
- Repetivel: O processo pode ser realizado quantas vezes desejar sem a necessidade de alterar entradas ou saídas.
- Finito: Há um número claro de etapas, com início e fim definidos para o processo.
- Flexível: A certeza nos negócios é que as coisas são incertas e as mudanças são constantes. Como tal, os processos de negócios devem ser adaptáveis e maleáveis para serem ajustados e melhorados conforme necessário.
- Orientado por valor: Cada etapa do processo é incluída com intenção. Se houver uma etapa sem valor agregado, ela não deveria existir como parte do processo.
Quais são os termos relacionados a um processo de negócios?
Soluções de automação e software de automação ajudam a agilizar e otimizar processos de negócios. Neste esforço, haverá outros termos-chave relacionados que merecem ser observados e abordados. Vamos dar uma olhada rápida:
- Gestão de processos de negócios: O gerenciamento de processos de negócios refere-se à abordagem contínua e sistemática para melhorar constantemente os processos de negócios. É realizado com a utilização de soluções de software, tanto on-premise quanto na nuvem.
- Melhoria do Processo de Negócios: A melhoria dos processos de negócios visa desenvolver processos de negócios mais eficientes através de medidas drásticas, em oposição a pequenos passos incrementais. Envolve o mapeamento de processos e a utilização de conhecimentos de TI (ou soluções de automação) alinhados aos objetivos de negócio a serem executados.
- Reengenharia do processo de negócios: Depois de conduzir a análise dos processos de negócios atuais, a reengenharia de processos de negócios pode ser iniciada para reformular completamente os processos. É uma abordagem de cima para baixo para mudanças em toda a organização visando a otimização.
- Análise de processos de negócios: A análise de processos de negócios identifica soluções para resolver problemas de negócios. Envolve desenvolvimento de políticas, mudança organizacional, melhoria de processos e planejamento estratégico.
- Fluxo do processo de negócios: O fluxo do processo de negócios é uma representação visual de um processo de negócios. Tende a ser desenhado como um fluxograma ou forma em que cada etapa descreve as etapas necessárias.
- Monitoramento de processos de negócios: Para obter supervisão e melhor controle da atividade de um processo, o monitoramento de processos de negócios é o rastreamento ativo de um processo.
Quais são os benefícios do software de processos de negócios?
O software de processos de negócios e as ferramentas de automação de processos são projetados propositalmente para serem soluções orientadas a objetivos e orientadas por dados. Há uma série de benefícios que o software de processos de negócios oferece a uma organização de qualquer tamanho.
Considere estas vantagens marcantes da implementação da automação de processos de negócios:
- Simplificação: As soluções de automação reduzem redundâncias, eliminam gargalos e eliminam dependências de pessoas-chave para que os processos possam fluir sem problemas e em tempo hábil para entregar resultados.
- Redução de custos: Com transparência e supervisão dos processos, os recursos desperdiçados (dinheiro, tempo, energia, etc.) podem ser alocados com precisão. Isso ajuda as empresas a cortar custos desnecessários e economizar mais.
- Maior colaboração: Com o software, os processos são claramente definidos e acessíveis aos envolvidos. Isto permite que as partes interessadas internas e externas mantenham a visibilidade do status atual de um processo e tomem medidas, se necessário.
- Agilidade aprimorada: Com a automação, um processo pode não apenas ser monitorado ativamente, mas também ajustado em tempo real se a situação exigir. Esse tipo de agilidade permite que a organização continue entregando aos seus clientes sem ter que desacelerar ou desligar para fazer ajustes em um processo.
- Eficiência maximizada: Painéis e análises em tempo real fornecem a visão que sua equipe precisa para saber se os processos estão funcionando da melhor maneira possível.
- Conformidade aprimorada: As soluções de automação documentam todas as ações tomadas, facilitando a obtenção de relatórios de auditoria e a adesão às regulamentações.
Organizações em todo o mundo estão repletas de seu próprio conjunto de processos de negócios. Os processos de negócios são o que permitem que as entradas sejam transformadas em saídas que agreguem valor aos clientes e gerem receita.
Agora que você sabe responder “o que é um processo de negócios?”, sua próxima etapa é se aprofundar em como as soluções de automação podem ser usadas para otimizar processos de negócios.
