Para qualquer negócio de varejo, o processo de reconciliação de vendas é vital para entender como o dinheiro entra e sai do seu negócio. Embora você já possa estar realizando vários tipos de reconciliação como parte do fechamento do mês, a reconciliação do ponto de venda pode adicionar um nível extra de certeza em relação às finanças da sua empresa.
Isto é especialmente vital para empresas que recebem receitas de vários provedores de pagamento. Além disso, qualquer empresa que tenha dificuldade em reconciliar as suas contas de forma atempada ou precisa ou escalar as suas operações devido aos atrasos na reconciliação tem muito a ganhar com a automatização do processo de reconciliação de vendas.
Neste artigo daremos uma olhada detalhada no processo de reconciliação de vendas e veremos como a automação pode fazer uma grande diferença em sua execução.
Tópicos
1. O que é Reconciliação?
2. O que é reconciliação de ponto de venda?
3. Quais são os benefícios das reconciliações no ponto de venda?
4. Quais são as etapas das reconciliações no ponto de venda?
5. Quais são os métodos de reconciliação?
6. Quais são as dicas de melhores práticas para contabilidade de reconciliação?
7. Quando é melhor realizar reconciliações no ponto de venda?
8. Pronto para reconciliar?
O que é Reconciliação?
A reconciliação é o processo contábil de comparação de transações internas com declarações e documentos externos. O objetivo da reconciliação é verificar se os dois conjuntos de registros e números estão de acordo. Dessa forma, você pode seguir em frente com confiança, sabendo que seus registros financeiros estão em ordem.
O que é reconciliação de ponto de venda?
Para as empresas de varejo, suas finanças são um dos determinantes do seu sucesso e capacidade de permanecer aberto. Então, você vai querer ter certeza de que tudo está em ordem, o tempo todo.
É aí que a reconciliação do ponto de venda pode ser de grande ajuda. A reconciliação do ponto de venda é o processo de verificação dos registros de vendas do PDV em relação ao dinheiro em mãos e aos extratos de processamento do cartão de crédito.
Ao fazer isso, você pode ter certeza de que o dinheiro gasto é o que saiu da sua conta do PDV.
Quais são os benefícios das reconciliações no ponto de venda?
Assim como o processo de reconciliação de caixa e a reconciliação do razão geral, muitos benefícios advêm do tratamento das reconciliações do ponto de venda de maneira oportuna e consistente.
Veja algumas das vantagens que você pode obter:
1. Remova erros contábeis
Os humanos estão fadados a cometer erros. Não importa quão experiente ou meticulosa seja sua equipe de contabilidade, erros acontecem. Os erros tornam-se mais prováveis à medida que o volume de transações aumenta e você trabalha com vários provedores de pagamento.
Com a reconciliação de PDV, você poderá detectar erros rapidamente antes que eles se tornem grandes demais para serem resolvidos. A automação pode ajudar a reconciliar contas em uma fração do tempo que levaria para fazer manualmente, evitar que erros saiam do controle e aumentar a visibilidade do processo.
2. Pague as contas em dia
Você tem muito que fazer enquanto administra um negócio. É possível que você esqueça de pagar uma conta aqui ou ali. Com a reconciliação do PDV, você pode gerenciar e supervisionar melhor seu fluxo de caixa. Dessa forma, você terá uma visão atualizada do seu dinheiro em mãos e ainda poderá automatizar contas para débito em um cronograma definido. Você poderá dizer adeus às taxas de cheque especial.
3. Identifique a fraude
Você pode não querer admitir, mas sempre existe a possibilidade de que seus próprios funcionários cometam fraude ou roubo em sua empresa. Com o processo de reconciliação do ponto de venda, você pode identificar facilmente transações não autorizadas ou indesejadas com todas as provas necessárias bem na sua frente.
4. Melhorar o relacionamento com fornecedores
Com a reconciliação do PDV, você tem um controle firme do seu dinheiro disponível. Com esse recurso, você sabe que é capaz de cobrir seus custos e pagar as contas aos fornecedores em dia. Ao fazer reconciliações regularmente, você pode proteger seus negócios sabendo que sua saúde financeira é precisa e reflete suas receitas e despesas.
Quais são as etapas nas reconciliações no ponto de venda?
Nas reconciliações de PDV, há muitas partes móveis. Isto é especialmente verdade porque os clientes têm cada vez mais opções de pagamento e os retalhistas oferecem planos de financiamento compre agora e pague depois.
Aqui estão as etapas básicas para reconciliações no ponto de venda:
1. Colete e compare registros
Reúna todos os seus documentos, incluindo registro interno de conta, extratos bancários, extratos de cartão de crédito e quaisquer outros materiais necessários. Em seguida, você cruzará as transações entre o registro da sua conta interna e os documentos externos para marcá-los como correspondentes.
Como você sabe, isso pode rapidamente se tornar uma tarefa demorada se seus sistemas estiverem desconectados. Considere usar uma solução de automação para extrair e coletar dados para você, economizando muito tempo e melhorando a precisão.
2. Identifique exceções de transação
Existem algumas transações que você não poderá fazer referência cruzada, pois elas não aparecerão ou não corresponderão. Isso pode incluir cobranças em caixas eletrônicos, taxas de cheque especial, cheques não compensados e pagamentos automatizados que ainda não foram compensados pelo banco. Destaque esses itens e certifique-se de deduzi-los do saldo total exibido no seu extrato bancário.
3. Verifique os fundos recebidos
Revise seus registros internos para verificar créditos e depósitos com seus extratos bancários. Se algo ainda não foi confirmado pelo seu banco, adicione-o ao saldo do extrato bancário. Além disso, se o banco exibir depósitos que ainda não foram refletidos internamente, adicione as entradas aos seus registros internos para que correspondam aos do banco.
4. Retificar erros
Se você notar erros no extrato bancário, entre em contato com seu banco imediatamente para corrigir o erro.
5. Atualizar registros
Assim que o seu livro-razão interno e as demonstrações externas estiverem de acordo, o processo de reconciliação estará concluído! Certifique-se de adicionar notas para salvar as alterações feitas, para que você possa consultá-las durante o próximo processo de reconciliação de vendas.
Quais são os métodos de reconciliação?
Para conciliar suas contas, você pode escolher entre dois métodos principais, que incluem:
1. Revisão de documentos
A forma mais popular de reconciliar contas é comparar documentos e transações existentes entre si. SolveXia é uma solução de automação que pode fazer isso por você. SolveXia coletará todos os seus dados à medida que o sistema se integra ao seu conjunto de ferramentas existente e a todos os provedores de pagamento como Amazon, Stripe, Worldpay e Shopify.
Em seguida, o sistema realizará a correspondência de transações em uma fração do tempo que você levaria para fazê-lo manualmente. Se houver alguma discrepância, você será notificado para investigar, para garantir que toda a documentação esteja alinhada.
2. Revisão analítica
Para conduzir uma revisão analítica, você fará referência ao seu histórico de atividades para estimar o valor que espera ser seu saldo final. A revisão analítica anota a conta em dinheiro ou extrato bancário para detectar quaisquer erros ou atividades irregulares.
Quais são as dicas de práticas recomendadas para contabilidade de reconciliação?
Ao lidar com seu processo de reconciliação de vendas, tenha em mente as seguintes práticas recomendadas e itens a serem lembrados:
1. Lembre-se do interesse
Se você executar a reconciliação de vendas após a data do extrato, não se esqueça dos juros acumulados.
2. Aproveite a tecnologia
Hoje em dia, quando se trata da maioria dos processos contábeis, a automação e a tecnologia podem ser sua graça salvadora. Soluções de automação como SolveXia reduzem o tempo de reconciliação e evitam erros manuais.
Você poderá reconciliar facilmente todos os tipos de processadores de pagamento, PayPal, Shopify, Afterpay, contas bancárias, seu ERP e muito mais. Com uma plataforma de dados unificada e painéis executivos, você pode adicionar visibilidade, responsabilidade e transparência ao seu processo.
3. Considere atrasos
Também pode acontecer que alguns pagamentos demorem alguns dias para serem processados, então você pode não vê-los ainda em seu extrato mensal.
Quando é melhor realizar reconciliações no ponto de venda?
A natureza do seu negócio informará o seu processo de reconciliação de vendas mais do que qualquer outra coisa ou qualquer outra pessoa. Isso significa que, se você estiver lidando com um grande volume de transações diárias, haverá um valor maior e uma necessidade mais forte de reconciliação de vendas mais frequente, como diariamente.
A maioria das instituições financeiras envia seus extratos mensalmente, então, pelo menos, é nesse momento que você deve realizar a reconciliação no ponto de venda.
Com software de automação como SolveXia, você se sentirá capacitado e capacitado para realizar reconciliações de forma consistente enquanto o software cuida de todo o trabalho intenso para você.
Pronto para reconciliar?
Concluir seu processo de reconciliação de vendas regularmente pode ajudar a detectar fraudes, reduzir erros manuais e manter um controle constante do fluxo de caixa e da situação financeira de sua empresa. Você será capaz de evitar que problemas maiores ocorram em seu negócio e ter uma visão clara de como seu negócio está funcionando.
Com ferramentas de automação como o SolveXia, você pode se conectar a todos os seus sistemas de pagamento e aliviar a carga de trabalho da sua equipe financeira, garantindo que eles tenham o tempo necessário para se concentrar em tarefas estratégicas e de alto valor.
