Existem explicações suficientes, como o momento das transações, que poderiam explicar por que as empresas têm saldos diferentes nos extratos de conta. No entanto, é importante que essas transações sejam contabilizadas e revisadas antes do fechamento dos livros. Existem vários motivos pelos quais é vital reconciliar as transações, que descreveremos neste artigo. Também compartilharemos algumas dicas sobre como conciliar contas e como as ferramentas de automação ajudam a facilitar o processo.
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1. O que significa contabilidade de reconciliação?
2. Por que reconciliar transações e contas?
3. Processo de reconciliação: como realizar reconciliações bancárias
4. Por que realizar reconciliações bancárias?
5. Como a automação é o futuro para reconciliar transações
6. Concluir
O que significa contabilidade de reconciliação?
A contabilidade de reconciliação é o processo de comparação de conjuntos de registros financeiros para garantir que estejam de acordo. As empresas comparam registros financeiros internos, como o razão geral, com extratos externos, como contas bancárias ou extratos de cartão de crédito. Também é possível comparar o razão geral com os livros auxiliares para garantir que não haja evidências de fraude ou corrupção ocorrendo internamente.
Com ferramentas de software de contabilidade, a contabilidade de reconciliação pode ser realizada em uma fração do tempo necessário para comparar manualmente centenas ou milhares de itens de linha.
Por que reconciliar transações e contas?
A reconciliação de contas é apenas uma forma de manter fortes controlos internos sobre as suas funções financeiras.
Além disso, se você dirige uma empresa pública, isso significa que a reconciliação de contas é obrigatória e regulamentada. No entanto, mesmo que o seu negócio não seja público, a reconciliação é uma atividade crucial que deve ser levada a sério e realizada regularmente.
Isso ocorre porque a reconciliação de contas ajuda a:
- Detecte cobranças erradas e retifique-as
- Explique as diferenças de tempo de pagamentos e transações
- Reduzir taxas (ou seja, taxas de cheque especial)
- Identifique qualquer gasto impróprio (a tempo de corrigi-lo antes que fique fora de controle)
- Garantir que as demonstrações financeiras sejam de alta qualidade e precisas
- Reduza o risco de auditoria
Processo de reconciliação: como realizar reconciliações bancárias
Existem vários tipos de reconciliação, e a reconciliação de contas bancárias é um deles. Para realizar uma reconciliação bancária, é necessário que uma empresa compare seus extratos bancários com seus próprios registros internos.
O processo funciona da seguinte forma:
- Obtenha uma cópia do seu extrato bancário. Os bancos normalmente enviam extratos mensais em papel, pelo correio, ou eletronicamente. Também é possível obter o registro do seu extrato bancário digitalmente, acessando sua conta. Prepare seu diário contábil para comparação.
- Em seu livro-razão interno, adicione quaisquer juros que a conta possa ter acumulado, juntamente com quaisquer taxas bancárias cobradas. Se não houver depósitos ou cheques pendentes, os saldos deveriam, em teoria, ser iguais. No entanto, os extratos bancários não são atualizados em tempo real, portanto, alguns depósitos e cheques não serão refletidos no extrato mensal.
- Agora é hora de comparar cada entrada. Como o banco pode ter um atraso no tempo, certifique-se de que os valores dos depósitos e retiradas estejam de acordo entre si.
- Se houver uma discrepância, defina a natureza dela. Consulte cheques e comprovantes de depósito para determinar qual valor está correto. Depois, veja como isso afeta o seu saldo – pode aparecer como mais ou menos dinheiro do que você realmente tem.
- Caso o banco tenha cometido um erro, avise-o imediatamente e forneça os documentos que o comprovem.
- Se o seu razão estiver incorreto, corrija a entrada para que os saldos correspondam. Isso pode ocorrer na coluna de receitas ou na coluna de deduções, dependendo do erro.
Por que realizar reconciliações bancárias?
As reconciliações bancárias são uma das formas mais comuns de reconciliações de contas realizadas. A importância de realizar esse processo não pode passar despercebida porque afeta as decisões do seu negócio. Se você acredita que tem mais dinheiro do que realmente tem, pode estar disposto a correr mais riscos ou lançar um novo produto. Mas, se os números forem diferentes na realidade, então você pode ter escolhido um caminho diferente.
A reconciliação de contas bancárias é importante por vários motivos, e todos eles podem fazer ou quebrar o seu negócio. Vamos revisar o que ele fornece:
Reduza erros bancários
Embora possa não ser comum, os bancos podem cometer erros. As reconciliações exibirão quais transações foram compensadas, mas também poderão mostrar que uma determinada transação foi registrada pelo valor errado. Para detectar o erro bancário, você desejará revisar o registro de financiamento original.
Isso significa que você armazenará muitos recibos e, de acordo com o IRS, deverá fazê-lo por pelo menos três anos. Isso pode acabar ocupando muito espaço e sendo difícil de organizar. No entanto, você pode aproveitar o software financeiro para armazenar registros e digitalizar recibos. Isso não apenas ajuda a economizar espaço físico para armazenamento, mas também facilita a organização e a consulta quando você percebe uma quantidade incompatível.
Se você achar que o banco cometeu um erro, entre em contato com ele para retificá-lo. Se, em vez disso, seus registros estiverem incorretos, atualize a entrada. Ao trabalhar com uma ferramenta de automação financeira, você poderá adicionar uma nota para que qualquer pessoa com acesso possa ver o que e por que um registro foi manipulado.
Reduza a fraude da empresa
A fraude representa um risco muito real para todos os tipos de negócios. Quer um funcionário esteja cometendo fraude ou dados incorretos que criem motivo de preocupação, as ferramentas de automação podem ajudar a reduzir esses riscos.
Com a automação de processos, as ferramentas de software realizam processos em um ambiente padronizado e bem controlado. Ao utilizar a automação para coleta, armazenamento e transferência de dados, você diminui a probabilidade de ocorrência de erros. Além disso, se algum funcionário ou cliente estiver cometendo fraude, o sistema alertará os usuários de que algo estranho está acontecendo sempre que um dado se destacar como extraordinário.
Reduza transações esquecidas
Um depósito pode ocorrer na segunda-feira, mas só aparecerá em sua conta bancária na quarta-feira. Esses tipos de transações são chamados de depósitos em trânsito ou cheques pendentes. Embora seja normal realizar esse tipo de transação, pode ser possível que alguém tenha esquecido de depositar um cheque na conta bancária. Dada a enorme quantidade de tarefas que os departamentos de contabilidade têm em mãos, pode ter sido completamente não intencional, mas ainda assim terá efeitos reais no seu equilíbrio.
A reconciliação de contas bancárias pode ajudar a lembrar essas transações esquecidas. Além disso, se você descobrir que isso está ocorrendo em sua organização, talvez seja hora de adicionar automação aos seus fluxos de trabalho para que tudo seja bem organizado, gerenciado e processado sem gargalos.
Como a automação é o futuro para reconciliar transações
O tempo gasto na execução de reconciliações manuais de contas varia de acordo com o tamanho da empresa, o número de transações, o número de contas, etc. Além do tempo necessário para a execução, também há um custo de oportunidade a ser considerado. Em vez de ter sua equipe de alto nível trabalhando na tarefa repetitiva e demorada de coletar dados e analisá-los linha por linha, eles poderiam estar trabalhando para melhorar a estratégia de negócios, por exemplo.
Estes últimos são apenas dois motivos principais pelos quais é tão útil implantar uma solução de automação para gerenciar esse processo de negócios. As ferramentas de automação são mais adequadas para processos de natureza repetitiva, urgentes e com alto volume de dados – todos os quais descrevem perfeitamente o processo de reconciliação. A reconciliação automatizada de contas ajuda a reduzir erros, maximizar a eficiência e agilizar a reconciliação para reduzir atrasos.
Embrulhar
A reconciliação de contas é um processo de negócios que será necessário enquanto as transações ocorrerem. Quer seja regulamentado para o seu negócio reconciliar transações ou não, é uma ação que vale a pena tomar para reduzir custos, detectar fraudes e garantir que as demonstrações financeiras sejam precisas.
Além disso, ao utilizar um software de automação para gerenciar o processo, seu departamento de contabilidade pode alocar melhor seu tempo em trabalhos de alto valor e você pode ficar tranquilo sabendo que o processo está sendo realizado de forma imparcial e dentro do prazo, com a frequência que você deseja. .
