Sua capacidade de realizar vendas é o que mantém seu negócio funcionando. Com a grande quantidade de processadores de pagamentos e o volume de transações que ocorrem diariamente, faz sentido que a reconciliação de vendas seja uma prioridade máxima.
Você deseja ter certeza de que todas as transações foram devidamente registradas, pagas e fechadas para passar para o próximo período contábil com clareza e precisão.
Aqui falaremos sobre o processo de conciliação, os diversos tipos de conciliação e como agilizar o processo utilizando soluções de automação.
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1. O que é Reconciliação?
2. Como compreender as reconciliações?
3. Quais são os tipos de reconciliação?
4. Por que reconciliar contas?
5. O que é o Processo de Reconciliação?
6. O que são métodos de reconciliação?
7. O que é Conciliação de Contas a Receber?
8. Por que reconciliar contas a receber?
9. O que são itens de reconciliação de contas a receber?
10. Como conciliar contas a receber?
11. Quais são as armadilhas comuns na reconciliação de receitas?
12. Quando reconciliar contas a receber?
13. Quais são as melhores práticas para reconciliação?
14. Palavras finais
O que é Reconciliação?
Reconciliação é o processo de comparação de transações registradas internamente com documentação de fontes externas, como extratos bancários e extratos de cartão de crédito, por exemplo.
Uma parte essencial do processo de reconciliação é corrigir quaisquer discrepâncias, encontrando a fonte/motivo dos registos incompatíveis.
A reconciliação é extremamente importante para empresas de todos os tamanhos, para que possam ter certeza de que seus saldos corretos estão declarados em suas contas no final de cada mês.
Como entender as reconciliações?
A reconciliação de vendas é realizada por empresas em todo o mundo e, ainda assim, existe um padrão definido sobre como isso deve ser feito. Na América, os princípios contábeis geralmente aceitos (GAAP) exigem contabilidade por partidas dobradas. Neste estilo de contabilidade, cada transação é registrada duas vezes no razão geral, uma vez em uma conta de crédito e outra entrada para corresponder na conta de débito.
Com o método de contabilidade por partidas dobradas, os créditos e os débitos deveriam acabar sendo iguais e, portanto, equilibrados.
Se você não usar a contabilidade por partidas dobradas, executará reconciliações com o método de conversão de conta, no qual compara registros como recibos ou extratos com os lançamentos no razão geral da sua empresa.
Quais são os tipos de reconciliação?
Com o fluxo de transações e opções de pagamento, não é de admirar que não exista apenas um tipo de reconciliação. Você vai querer ter certeza de que todos os seus patos estão enfileirados, por assim dizer. Aqui está uma visão geral de alguns dos tipos de reconciliação:
1. Conciliação bancária
O tipo mais comum de processo de reconciliação, a reconciliação bancária, envolve a comparação das transações do extrato bancário com as do software de contabilidade interno para garantir que correspondam.
2. Reconciliação de fornecedores
O processo de comparação dos saldos devidos nos extratos fornecidos pelos fornecedores com as transações no livro de contas a pagar e o saldo geral. Pode ser necessário solicitar um extrato do fornecedor, pois eles não são automáticos (como os extratos bancários).
3. Reconciliação do cliente
Se você é uma empresa que oferece condições de crédito aos seus clientes, você desejará realizar a reconciliação do cliente para garantir que seu livro-razão de contas a receber acompanhe faturas e pagamentos
4. Reconciliação de caixa
A reconciliação de caixa é realizada para verificar se os fundos estão sendo gastos adequadamente da caixa para pequenas despesas
Por que reconciliar contas?
Não há dúvida de que você deseja que suas demonstrações financeiras sejam precisas e que deseja ter confiança na saúde financeira de sua empresa. A reconciliação de vendas ajuda a garantir que esse seja o caso.
Ao realizar reconciliações, você poderá obter os benefícios de:
- Capturando e corrigindo erros
- Garantindo a precisão da atividade
- Reduzindo a fraude
- Compreendendo o fluxo de caixa
- Tomar decisões de negócios informadas
- Manter um bom relacionamento com fornecedores
- Evitando multas e multas por atraso com bancos
Para empresas que estão em crescimento ou estabelecidas, os desafios das reconciliações de pagamentos parecem os mesmos. Pode ser difícil controlar vários provedores de pagamento e, como cada sistema é configurado com seus próprios formatos de dados, nem sempre é fácil combinar e transformar os dados conforme necessário.
As ferramentas de automação podem extrair dados de todos os provedores de pagamento automaticamente, mapeando e limpando os dados, permitindo que reconciliações e rastreamento de pagamentos sejam feitos significativamente mais rápido e com 98% menos erros. Ele permite que uma empresa seja dimensionada e agilize o processo de coleta, transformação e geração de relatórios de dados.
O que é o processo de reconciliação?
Independentemente do tipo de reconciliação que você escolher realizar, há etapas importantes que você seguirá. Estes consistem em:
1. Coleta de dados
Toda reconciliação começa acessando seus dados. Podem ser extratos bancários, extratos de cartão de crédito, extratos de processadores de pagamento ou o que quer que você decida conciliar. Então, você também precisará do razão geral e das contas internas.
2. Correspondência e comparação de transações
A seguir, você comparará todos os registros lado a lado. É provável que este seja um processo demorado se executado manualmente e pode resultar em muitos erros. Alternativamente, você pode usar uma solução de automação para executar sua reconciliação em uma fração do tempo e com precisão 98% maior. Você também receberá alertas se precisar agir.
3. Correção e revisão
Para quaisquer discrepâncias, você investigará para encontrar a fonte ou o raciocínio por trás da diferença. Em seguida, você retifica e registra a atualização para que os saldos correspondam. O processo pode resultar num relatório de reconciliação que resume o que foi feito ou ajustado para que todos estejam cientes das mudanças que foram feitas e do raciocínio por trás delas.
O que são métodos de reconciliação?
Existem dois métodos principais de reconciliação para você escolher. Esses incluem:
Revisão de documento
Neste método, você comparará transações e documentos. Embora isso possa ser feito manualmente, você pode economizar tempo e reduzir erros automatizando o processo.
Revisão analítica
Um método menos comum para reconciliações é realizar uma revisão analítica. Nesta configuração, você analisa a atividade anterior da conta e o histórico para estimar quais devem ser seus saldos finais na conta.
Se você notar algum erro ou se o valor real estiver longe da estimativa, você se aprofundará para encontrar a origem da discrepância ou de transações potencialmente ausentes.
O que é reconciliação de contas a receber?
Como resultado do processo de fechamento de final de mês, a equipe de gestão da sua empresa, as partes interessadas, os investidores e os credores podem ter uma noção do desempenho da empresa. A reconciliação serve como a prova necessária para solidificar todas as receitas reconhecidas e contabilizadas no período.
A reconciliação de contas a receber corresponde ao faturamento do cliente não pago com o extrato de contas a receber no razão geral. É um passo crítico para poder “fechar os livros”.
Por que reconciliar contas a receber?
O objetivo da reconciliação de contas a receber é principalmente garantir que você receba exatamente o que lhe é devido!
Existem muitos erros de reconciliação de vendas que podem ocorrer ao longo dos processos contábeis que ocorrem, portanto, as contas a receber servem como verificações e saldos.
Os erros podem incluir:
- Erros de reconhecimento de transação
- Transações de reserva dupla
- Transações ausentes
- Saldos antigos de contas a receber
- Não reconciliando receita diferida
Essencialmente, a forma como os clientes podem pagar pelos seus produtos e serviços só está crescendo. Embora isso proporcione mais acessibilidade para vendas, também abre as portas para mais erros e requisitos de rastreamento mais complexos.
A reconciliação automatizada de contas a receber facilita a tarefa de garantir que tudo esteja alinhado no final de cada período contábil, especialmente se você tiver um grande volume de transações ou usar vários provedores de pagamento.
O que são itens de reconciliação de contas a receber?
Depois que a reconciliação de contas a receber for concluída, você poderá notar diferenças nos valores. Isso pode ocorrer se e quando:
- Um lançamento contábil manual ignorou o razão de vendas subsidiário e foi registrado apenas na conta contábil
- O faturamento foi lançado na conta errada e não na conta de contas a receber
- O relatório de contas a receber antigas foi executado em uma data diferente da data usada para obter o saldo contábil
Como reconciliar contas a receber?
A reconciliação de contas a receber pode ser realizada seguindo estas etapas:
1. Revise os saldos iniciais
Reúna documentos internos, como o razão geral e documentos externos, para confirmar se o saldo inicial na fonte interna está de acordo com o saldo final do documento externo.
2. Registrar diferenças
Se houver diferença entre o saldo final de cada conta, anote a diferença. Esse valor é o que precisará ser conciliado para encerrar a conta.
3. Adicionar atividade
Para sua conta interna de contas a receber, certifique-se de registrar todas as novas transações encontradas no documento externo.
4. Crie um relatório
Depois de reconciliar as contas e os saldos finais estarem de acordo, você pode encerrar os livros. Se houver atrasos no tempo ou diferenças explicáveis pendentes, produza um relatório de reconciliação que anote isso. Com isso à mão, será mais fácil conciliar contas durante o próximo processo de fechamento.
Quais são as armadilhas comuns na reconciliação de receitas?
A maior armadilha que você encontrará ao realizar a reconciliação de receitas é a falta de informações. Os contadores podem não saber quais produtos, pacotes e métodos de entrega estão disponíveis para os clientes. Eles precisam dessas informações para entender como registrar adequadamente as receitas e receitas diferidas.
Os contadores devem estar cientes do modelo de negócios, para começar. Além disso, eles devem ter acesso a dados atualizados. Com uma solução financeira de automação, você pode conceder controles de acesso para que contadores e equipes financeiras tenham tudo o que precisam para realizar o trabalho sem ter que cavar e pesquisar as informações de que necessitam.
Você também pode padronizar seu processo de reconciliação de vendas com automação.
A reconciliação de receitas é ainda mais complicada pelas receitas recebidas de vários provedores de pagamento, um grande volume de transações e transações de baixo valor em muitas fontes, como Shopify, PayPal, Amazon e similares.
As soluções de automação padronizam e agilizam o processo extraindo os dados de todas as fontes, limpando e mapeando os dados para reconciliar em uma fração do tempo e evitando a ocorrência de erros manuais.
Com esses recursos, as empresas podem concentrar sua energia na expansão e no aumento da receita, em vez de ficarem atoladas em tarefas manuais, repetitivas e demoradas.
Quando reconciliar contas a receber?
Para a maioria das empresas, a reconciliação de contas a receber ocorre como parte das atividades de encerramento do mês, antes que as empresas emitam demonstrações financeiras.
É sempre recomendável realizar reconciliações de contas em intervalos consistentes. No mínimo, isso deve ser feito pelo menos uma vez no final do ano fiscal.
Quais são as melhores práticas para reconciliação?
Como a reconciliação de vendas é algo que você fará de forma recorrente, é recomendável padronizar o processo e agilizar ao máximo os fluxos de trabalho. A maneira mais fácil de conseguir isso é implementar uma ferramenta de automação para fazer o trabalho pesado para você!
As melhores práticas adicionais incluem:
1. Autorização
Certifique-se de que todas as transações foram autorizadas em primeiro lugar.
2. Oportunidade
Como a reconciliação garante a precisão das contas antes da aquisição das demonstrações financeiras, você não vai querer atrasar o processo.
Se você tiver receitas provenientes de várias fontes/provedores de pagamento, uma ferramenta de automação reunirá todas as suas fontes de dados e as formatará de forma que você possa rastrear facilmente suas receitas em um local centralizado.
3. Planeje no local
Tenha um plano e um processo delineado para corrigir erros para que todos estejam na mesma página em todos os departamentos e locais.
4. Consistência
Permaneça consistente com seu processo e tente agendar a reconciliação para o mesmo horário a cada mês, trimestre ou ano.
5. Automatize!
A automação ajuda a garantir que todas essas práticas recomendadas sejam implementadas na prática. O software de automação economiza tempo, reduz erros, agiliza processos de reconciliação e remove dependências de pessoas importantes.
Palavras finais
A reconciliação de vendas é uma maneira infalível de saber se suas demonstrações financeiras refletem a realidade e de obter uma compreensão sólida da saúde financeira de sua empresa. Quer você lide com algumas transações ou muitas, você vai querer ter certeza de que seus livros estão em ordem e que todas as decisões tomadas são baseadas em informações atualizadas.
À medida que os processadores de pagamento proliferam e mais métodos de pagamento digitais entram no cenário empresarial, é cada vez mais valioso executar reconciliações de contas com consistência.
O software de automação facilita a carga de trabalho para que sua equipe financeira e contadores possam alocar a maior parte de seu tempo em tarefas que exigem pensamento humano, em vez da tediosa entrada de dados e correspondência de transações.
