Bancos e instituições financeiras lidam diariamente com inúmeros clientes e transações. O elevado volume de trabalho e processos pode facilmente tornar-se esmagador, demorado e dispendioso em termos da taxa de erros potenciais. Para superar esses desafios, a automação robótica de processos em finanças e contabilidade pode transformar completamente a forma como você realiza o trabalho.
Aqui, daremos uma olhada em todos os benefícios do RPA nas finanças, bem como no futuro do RPA no setor bancário.
Principais conclusões
- RPA é uma tecnologia que automatiza tarefas repetitivas e baseadas em regras, imitando ações humanas e interações com aplicativos de software. Pode ajudar as equipes financeiras e contábeis a melhorar a eficiência, a precisão, a conformidade e a satisfação do cliente.
- O RPA pode ser aplicado a vários processos financeiros e contábeis, como processamento de faturas, reconciliação, relatórios, orçamento, previsão e conformidade fiscal. Também pode integrar-se com outras tecnologias, como sistemas de IA, OCR e ERP, para melhorar as suas capacidades e resultados.
- A RPA pode proporcionar benefícios significativos às equipes financeiras e contábeis, como redução de custos operacionais, aumento da produtividade, melhoria da qualidade dos dados, minimização de erros e riscos e liberação de tempo para atividades de valor agregado e tomada de decisões estratégicas.
- A RPA pode ser implementada de forma rápida e escalável, com envolvimento mínimo de TI e interrupção dos sistemas e fluxos de trabalho existentes. Ele também pode ser facilmente modificado e atualizado para se adaptar às mudanças nas necessidades e regulamentações dos negócios.
Chegando
1. O que é RPA?
2. Por que o setor financeiro deve investir em ferramentas RPA?
3. Quais são os benefícios do RPA em finanças e contabilidade?
4. Como o RPA é utilizado em Finanças e Contabilidade?
5. Como implementar RPA em finanças e contabilidade?
6. Concluir
O que é RPA?
RPA significa automação de processos robóticos. A automação robótica de processos refere-se à tecnologia de software (bots) que é capaz de imitar o comportamento e as ações humanas para concluir tarefas. A automação robótica de processos pode funcionar junto com sistemas legados e em aplicativos da web e de desktop para executar processos de negócios.
A automação robótica de processos pode ser implantada para lidar com tarefas que lidam com dados estruturados. Como o software deve ser codificado ou registrado para seguir as ações que um ser humano teria que realizar, ele é melhor utilizado para tarefas simples, repetitivas e baseadas em regras.
Por que o setor financeiro deve investir em ferramentas RPA?
Para as equipes financeiras, o pão com manteiga do negócio ocorre com muitas transações, muitos dados e a necessidade de prestar atenção aos detalhes. Todo esse trabalho manual pode se tornar demais para uma equipe que deve permanecer livre de erros, ágil e receptiva às mudanças nas regulamentações e nas demandas dos clientes.
Em vez de ter que fazer tudo manualmente, o setor financeiro pode investir na automação robótica de processos financeiros e contábeis para obter custos relativamente baixos e retornos elevados. Como a maioria dos processos do setor são urgentes e repetitivos, é simples codificar uma solução RPA para executar os processos repetidamente. Ao mesmo tempo, sua equipe economiza tempo, a empresa economiza dinheiro e todos ganham com o trabalho concluído com mais precisão.
Quais são os benefícios do RPA em finanças e contabilidade?
Será difícil encontrar um setor que se beneficie mais com a automação robótica de processos do que com finanças e contabilidade. Com a natureza altamente transacional do negócio, os benefícios da automação robótica de processos em finanças e contabilidade incluem:
1. Escalabilidade
Quando o volume de transações atinge um determinado limite, você pode ter que contratar um novo membro da equipe para ajudar a gerenciar a carga de trabalho. Este não é o caso do RPA. Quando a carga de trabalho aumenta, a saída do bot pode ser dimensionada conforme necessário.
2. Inovação
Com a capacidade de extrair dados legados e novos dados de sistemas existentes, a RPA pode ajudar a automatizar a análise de dados e fornecer insights mais profundos para tomar as melhores decisões de negócios.
3. Eficiência
Tarefas repetitivas levam tempo. Com a RPA, você pode reduzir bastante o tempo que sua equipe leva para realizar o trabalho necessário, para que possam se concentrar em iniciativas estratégicas e de alto nível.
4. Conformidade
Finanças e contabilidade exigem a máxima atenção aos detalhes para permanecerem em conformidade. Com um único passo em falso, sua organização pode sofrer grandes problemas financeiros. Com o software RPA, você aumenta automaticamente a precisão da sua equipe, reduzindo possíveis erros humanos.
Como o RPA é usado em Finanças e Contabilidade?
Há uma infinidade de casos de uso para automação de processos robóticos em finanças e contabilidade. Do gerenciamento de processos ao manuseio de dados, o RPA economizará tempo de sua empresa e diminuirá a chance de erros depois de implementado.
Para lhe dar uma ideia melhor de como o RPA pode ajudar sua empresa, vamos dar uma olhada em alguns casos de uso comuns.
1. Contas a Receber
A gestão adequada do contas a receber está diretamente relacionada ao fluxo de caixa, por isso é de extrema importância. As equipes de contabilidade passam muito tempo em sistemas diferentes, preenchendo informações e rastreando pagamentos.
Há também uma grande margem de erro se um único registro for inserido incorretamente, o que afetará o pagamento. Como tal, a automação robótica de processos pode ser utilizada para automatizar a criação, envio e rastreamento de pagamentos de faturas.
Quanto mais cedo um cliente receber uma fatura, mais cedo ele poderá pagar, o que pode reduzir bastante os atrasos nos pagamentos.
2. Contas a pagar
As contas a pagar, assim como as contas a receber, são uma função repetitiva fundamental das equipes de contabilidade. No entanto, diferentemente das contas a receber, as contas a pagar exigem que as faturas do fornecedor sejam verificadas com os pedidos de compra antes que os pagamentos sejam efetuados.
Novamente, isso se traduz em um processo demorado e com muitos dados. Mas não quando a automação robótica de processos é implantada. A RPA distribui automaticamente as faturas recebidas ao destinatário necessário e pode ajudar a evitar atrasos nos pagamentos agendando lembretes.
A RPA também pode cruzar facilmente os pedidos de compra com as faturas para garantir que tudo esteja alinhado.
3. Integração do cliente
Os regulamentos Conheça seu Cliente determinam que as instituições financeiras realizem a devida diligência antes de integrar novos clientes. Isso pode se transformar em um exercício desgastante que canibaliza seu valioso tempo.
Em vez de perder tempo vasculhando vários sistemas para coletar informações, os bots de RPA podem ser implantados para fazer esse trabalho em muito menos tempo. Depois que os dados são coletados pelos bots, eles podem enviar um relatório detalhado ao gerente de conformidade ou ao responsável para revisar e aprovar a integração. Se um novo cliente for aprovado, o bot também poderá transferir todas as informações relevantes para o CRM ou perfil do cliente.
4. Demonstrações Financeiras e Fechamento Financeiro
Ao usar o RPA, seu departamento financeiro pode preparar facilmente demonstrações financeiras atualizadas, mesmo diariamente. Com as informações financeiras mais atualizadas, seus líderes empresariais estão preparados para tomar decisões mais informadas e agir de maneira ágil.
Além disso, no final de cada mês, é necessário obter demonstrações financeiras precisas para finalizar o fechamento financeiro para passar para o próximo período. Ao usar o RPA, o processo que pode levar semanas para ser finalizado pode levar apenas alguns minutos.
5. Planejamento e previsão financeira
As demonstrações e dados financeiros devem ser inseridos e organizados de maneira adequada para prever o futuro com precisão. Com o uso de bots, seus dados serão devidamente coletados, transformados e armazenados para fins de previsão.
Ao utilizar dados históricos entre departamentos, as soluções de automação podem montar uma imagem completa do que você pode esperar do futuro. Com essas informações, você pode criar uma previsão financeira e também se beneficiar da condução contínua de análises de variação.
6. Processamento de viagens e despesas
Quando seus funcionários viajam a negócios, eles esperam ser reembolsados dentro de um período de tempo razoável. À medida que as viagens recomeçam, o número de relatórios de despesas também aumentará.
Como tal, o seu departamento de contabilidade ficará sobrecarregado com a comparação de recibos e relatórios de despesas antes de aprovar pagamentos. Em vez disso, você pode implantar a automação de processos robóticos para gerenciar esse processo.
Os robôs de software podem simplesmente pegar os dados enviados, compará-los com a política interna e atualizar a equipe de contabilidade sobre se os relatórios de despesas estão ou não alinhados com as políticas de reembolso.
7. Reconciliações de contas
Não importa quão grande ou pequena seja a sua organização, as reconciliações de contas são inevitáveis. O processo de comparação dos saldos das contas internas com as demonstrações externas é necessário para garantir que os relatórios financeiros da sua organização reflectem realmente a realidade.
A reconciliação de contas não só consome tempo em termos de coleta e comparação de dados, mas também leva tempo para receber aprovações e pode cair no esquecimento devido a gargalos. A RPA resolve todos os problemas associados a qualquer tipo de reconciliação de contas que você possa precisar realizar, incluindo reconciliações entre empresas.
Você pode confiar no software para comparar registros rapidamente, avisar uma parte humana responsável caso surja uma anomalia e até mesmo ser capaz de detectar cobranças fraudulentas com antecedência suficiente para resolver quaisquer problemas antes que eles se tornem grandes demais para serem resolvidos.
8. Gerenciamento de dados
É provável que sua organização opere com dados em vários sistemas. A automação RPA pode ajudar a mover e transformar dados entre sistemas para executar processos, conduzir análises e gerar relatórios valiosos.
Os dados são um ativo fundamental nas empresas, mas quando estão separados e são de difícil acesso, revelam-se inúteis. Com o software RPA, você pode aproveitar todos os tipos de dados que vem coletando para melhor responder perguntas, tomar decisões e atender melhor seus clientes.
Como implementar RPA em finanças e contabilidade?
RPA é uma ótima porta de entrada para a automação. Isso ocorre porque existem soluções de software que podem funcionar imediatamente e começar a fornecer ROI quase imediatamente.
Para começar sua jornada de RPA, considere seguir estas etapas:
Identificar processos
Primeiro, faça uma lista de todos os processos de negócios manuais nos quais sua equipe dedica tempo. Liste-os em ordem de complexidade. E lembre-se de que o RPA é mais adequado para processos repetitivos, de alto volume e finitos.
Requisitos do documento
Dê uma olhada objetiva nos processos listados acima. Se houver alguma melhoria que possa reduzir o desperdício, anote-a. Além disso, documente as etapas envolvidas, bem como as partes relevantes, para que, ao implantar o RPA, todos possam participar.
Prepare os dados
A RPA depende de dados precisos e estruturados para executar os processos de maneira adequada. Tente consolidar os dados em um local centralizado, se possível. Caso contrário, certifique-se de saber exatamente de onde os dados devem ser extraídos para que a solução RPA faça seu trabalho.
Projete o Processo
Defina as etapas do processo e o objetivo final pretendido. Estabeleça pontos de parada nos quais sua equipe possa revisar o trabalho e verificar se tudo está funcionando perfeitamente.
Teste a saída
Antes de implantar o RPA em larga escala, comece com um pequeno teste. Com este teste, você poderá perceber se seus dados estão ou não completos e fornecidos com precisão ao sistema RPA. Envolva todos os membros da equipe que geralmente fazem parte do processo para que possam fornecer feedback sobre se tudo está ou não funcionando como você esperava. Se tudo parecer bem, você poderá continuar a expandir o uso da solução RPA.
Embrulhar
O futuro da RPA no setor bancário só continuará a crescer à medida que as organizações realizarem a transformação financeira. De acordo com o Global RPA Survey da Deloitte, 78% das empresas que já implementaram RPA continuarão a aumentar o seu investimento nos próximos três anos. A Ernst & Young relata que a RPA pode ajudar os serviços financeiros a obter economias de custos entre 20% e 60% dos custos básicos de FTE.
Ao reduzir custos, aumentar a precisão e cumprir os processos de negócios, eu Em menos tempo, os departamentos financeiro e de contabilidade são capazes de transformar radicalmente a forma como conduzem as suas responsabilidades diárias.
Com a automação robótica de processos em finanças e contabilidade, os profissionais desses departamentos são capazes de alocar mais tempo em funções estratégicas e de consultoria de alto valor para ajudar as organizações a permanecerem competitivas, inovadoras e lucrativas. Para obter ajuda na escolha da melhor ferramenta RPA para o seu negócio, consulte este guia.
