O dinheiro entra e sai do seu negócio sem parar. A necessidade de reconciliar as transações bancárias ajuda a garantir que o que você vê em suas contas e nos registros financeiros internos esteja alinhado.
Quando se trata do processo de reconciliação, pode ser demorado e monótono, se realizado manualmente. Neste artigo, veremos como reconciliar contas e descobrir por que a automação pode ser uma virada de jogo para seus processos de negócios.
Resumo
1. O que é Reconciliação Bancária?
2. Quem é o responsável pelas reconciliações bancárias?
3. Como reconciliar um extrato bancário?
4. Quais são as etapas da reconciliação bancária?
5. Com que frequência você deve reconciliar as transações bancárias?
6. Por que reconciliar transações bancárias?
7. Quais são os problemas comuns na reconciliação de transações bancárias?
8. Como melhorar o processo de reconciliação bancária?
9. Considerações finais
O que é reconciliação bancária?
A reconciliação bancária é o processo de comparação de seus extratos bancários com registros contábeis internos. Através do processo, você procura identificar e corrigir quaisquer discrepâncias e ter certeza de que nenhum dinheiro está “perdido” ou desaparecido.
A reconciliação bancária pode ser realizada por pessoas físicas e jurídicas. Quando se trata de empresas, é muito valioso garantir que os registros estejam alinhados com os registros bancários, pois isso afeta suas demonstrações financeiras. E você confia em suas demonstrações financeiras para compreender a saúde financeira do negócio e tomar decisões adequadas.
Quem é o responsável pelas reconciliações bancárias?
Dependendo do tamanho do seu negócio e de como você gerencia seus processos contábeis e escriturais, diferentes pessoas podem estar envolvidas para conciliar as transações bancárias.
Por exemplo, se você estiver realizando sua própria contabilidade, também realizará a reconciliação bancária. Se você tiver uma equipe ou departamento de contabilidade, eles cuidarão da tarefa.
Porém, a tarefa se torna demorada e repetitiva, então você pode contar com um software de automação para cuidar do processo. Isso é especialmente útil nos dias de hoje, onde muitas empresas trabalham com um grande volume de pagamentos de transações baixas provenientes de tantos provedores diferentes (ou seja, Amazon, Afterpay, Stripe, PayPal, etc.)
Ter que verificar manualmente todos esses sistemas consome muito tempo e está sujeito a erros. Com a automação, você pode obter os dados de forma automática e instantânea. Isso economiza tempo, aumenta a precisão e oferece a oportunidade para que seu pessoal altamente qualificado aloque seu tempo de maneira mais inteligente em tarefas mais avançadas.
Como reconciliar um extrato bancário?
Os principais ingredientes para reconciliar as transações bancárias são o saldo da sua conta (do banco) e o razão geral.
Os bancos mantêm uma conta para cada cliente. Os depósitos aparecem no lado do crédito e os saques no lado do débito. Em intervalos regulares, o banco enviará extratos de conta aos seus clientes para revisão.
A reconciliação de extratos bancários requer a revisão de cada item de linha para garantir que cada item seja contabilizado. Se tudo estiver certo, o saldo da conta no razão geral e no extrato bancário deverá corresponder. Se isso não acontecer, você tem algum trabalho a fazer.
Quais são as etapas da reconciliação bancária?
Se você já perguntou: “Como você reconcilia um extrato bancário?” você está prestes a descobrir.
Independentemente do tamanho da sua empresa, as etapas para reconciliar um extrato bancário são iguais para todos. O processo consiste em:
1. Comparando Depósitos
Dê uma olhada em seu livro-razão interno e extrato bancário para comparar os depósitos registrados. O depósito que aparece no lado do débito da coluna bancária do seu livro caixa deve corresponder ao do lado do crédito do extrato bancário e vice-versa.
2. Ajustando os extratos bancários
Lembre-se de que o banco pode demorar alguns dias para processar as ações realizadas durante o período contábil. Por exemplo, pode ser necessário adicionar depósitos em trânsito e adicionar ou remover erros bancários do extrato.
Isto pode ser ainda mais complexo caso você tenha depósitos de vários provedores de pagamento, o que geralmente é o caso. As soluções de automação podem acompanhar essas diferenças de tempo para você, para que você possa esquecer de ter que se lembrar das exceções do mês anterior.
Os depósitos em trânsito referem-se a depósitos efetuados, mas ainda não registrados pelo banco.
Não é comum, mas pode ser que o banco tenha cometido um erro. Alguns erros que podem ocorrer incluem: valores incorretos ou omissões.
3. Ajustando a conta em dinheiro
Na sua conta empresarial, é hora de ajustar o saldo de caixa. Isso é feito adicionando juros e deduzindo quaisquer encargos mensais ou taxas de cheque especial. Certifique-se de levar em conta NSF (fundos insuficientes), erros de entrada manual e/ou taxas de serviço do banco.
4. Comparando Saldos
Depois de fazer todos os ajustes necessários, é hora de verificar se os saldos do extrato bancário e dos extratos internos coincidem. Caso contrário, você terá que passar pelo processo novamente.
Como você pode ver, a reconciliação de contas bancárias requer tempo e muita atenção aos detalhes. Ele começa coletando todos os seus dados e extratos e, em seguida, exige uma espécie de lista de verificação linha por linha para garantir que os saldos finais correspondam.
Em vez de ter que passar manualmente pela correspondência de transações, você pode utilizar soluções de automação que realizarão a correspondência para você em minutos, em vez de horas ou dias.
Essas soluções podem ser integradas aos seus sistemas existentes para que os dados fluam perfeitamente e não haja necessidade de intervenção humana. Caso surja uma exceção ou problema, você pode confiar que o software irá alertá-lo.
Com que frequência você deve reconciliar transações bancárias?
Na melhor das hipóteses, você deve realizar a reconciliação de transações bancárias sempre que receber um extrato bancário. Normalmente, isso acontece mensalmente ou semanalmente. Também pode acontecer que o faça diariamente, principalmente se tiver um negócio que opera com um elevado volume de transações. A maioria dos profissionais concordaria que, no mínimo, você deveria realizar o processo pelo menos uma vez por mês.
Com a capacidade de acessar seu extrato bancário digitalmente e diariamente, você pode se antecipar ao processo de fechamento do final do mês, aumentando a frequência de seus processos de reconciliação. Dito isto, você não quer alocar todas as suas horas do dia para realizar a reconciliação. Então, como você já deve ter adivinhado, você pode usar uma ferramenta de automação financeira para fazer isso por você!
Por que reconciliar transações bancárias?
A reconciliação manual de transações bancárias pode deixá-lo pensando se vale a pena, porque pode se tornar muito demorado e mentalmente desgastante. Quando você implementa uma solução de automação, as vantagens podem ser infinitas e você pode reconhecer e realmente valorizar a utilidade da reconciliação bancária para o seu negócio.
Independentemente de como você realizar a reconciliação de transações bancárias, você se beneficiará de:
1. Acompanhamento do fluxo de caixa
Gerenciar o fluxo de caixa é essencial para administrar um negócio. Com a reconciliação de transações bancárias, você pode ver como ganha e gasta dinheiro. Ter esses insights pode ajudá-lo a tomar decisões mais inteligentes sobre o uso de dinheiro e a alocação de recursos.
2. Compreendendo a saúde financeira
Com a reconciliação, você pode ter certeza de que está entendendo a saúde financeira da sua empresa como ela realmente está.
3. Detectando erros bancários
Os bancos podem cometer erros, então você não quer gastar dinheiro que não está sendo cobrado corretamente.
4. Reduzindo a fraude
Embora a reconciliação não consiga impedir totalmente a fraude, ela pode ajudá-lo a identificá-la antecipadamente, antes que se torne um problema maior.
Quais são os problemas comuns na reconciliação de transações bancárias?
Ao conciliar transações bancárias, você ganha inúmeras vantagens e pode realmente entender a saúde financeira do seu negócio. Com isso em mente, você poderá enfrentar desafios ou problemas comuns durante o processo.
Alguns problemas que você pode ver incluem:
1. Cheques anulados
Se um cheque não for compensado pelo banco por um determinado período de tempo, você pode acabar anulando-o para criar um substituto. No entanto, o beneficiário ainda pode tentar descontar o cheque original. Mas, se o banco não foi informado sobre o cheque anulado, você terá que aplicar um crédito na conta à vista e um débito para explicar o pagamento.
2. Cheques ausentes
Cheques recentes podem levar algum tempo para serem compensados pelo banco. Certifique-se de reconciliá-los como não esclarecidos até que sejam esclarecidos. Se você fizer isso manualmente, terá que acompanhar e lembrar disso. Se você usar uma solução de automação, poderá salvar uma nota e ser lembrado quando chegar a hora de o banco compensar o cheque.
3. Pagamentos duplicados
Se você se esqueceu de notificar o banco sobre um cheque anulado, ele pode acabar emitindo um pagamento duplo. Isso significa que você terá que solicitar o reembolso do beneficiário.
Como melhorar o processo de reconciliação bancária?
A melhor forma de melhorar o seu processo de conciliação bancária é automatizá-lo!
O software de automação tornará a comparação de transações perfeita. Você pode vincular contas bancárias e importar todos os seus dados em um único sistema sem esforço. Então, a solução de automação realizará a correspondência de transações sem a necessidade de trabalho manual. Isso economiza tempo, reduz erros e elimina a ocorrência de quaisquer dependências e gargalos de pessoas importantes.
As ferramentas de automação também fornecem:
- Uma plataforma de dados unificada que combina e enriquece automaticamente os dados dos sistemas existentes
- Persistência de dados para eliminar diferenças de tempo nas transações e corrigir discrepâncias com mais facilidade
- Painéis executivos para visualizar o status das reconciliações e resultados
- Processamento transparente com trilhas de auditoria
- Insights acionáveis e processos de aprovação simplificados
Além disso, se precisar consultar dados históricos ou comparar transações anteriores, você terá todos os seus dados em um sistema centralizado. Junto com o armazenamento seguro de dados, você pode realizar auditorias facilmente, se necessário. Com todos os seus dados armazenados, também é possível melhorar suas estratégias de previsão e orçamento.
Considerações finais
O processo de reconciliação não precisa ser complexo e indesejável. Como é algo que você fará de forma consistente e frequente, faz sentido investir em soluções que ajudem a agilizar o processo o mais cedo possível.
Ao reconciliar transações bancárias usando soluções de automação, você obtém a máxima precisão em suas demonstrações financeiras, toma decisões mais informadas e pode economizar tempo e dinheiro.
