Qualquer líder empresarial precisa fazer um balanço de como seu negócio está funcionando. A análise de um negócio pode ser feita usando vários métodos. Em última análise, não importa como você tente tentar, o objetivo é garantir que os processos de negócios estejam funcionando para atingir seus objetivos de negócios. Com qualquer método, a incorporação da automação provará ser uma solução central.
Aqui, veremos o que significa análise de processos de negócios, a técnica de análise de processos e vários métodos que você pode colocar em prática.
1. O que é Análise de Processos de Negócios?
2. Técnicas de Análise de Processo
3. Como ser um analista de negócios eficaz
4. Métodos para analisar um negócio
5. A evolução da análise de um negócio
O que é análise de processos de negócios?
A análise de processos de negócios é usada para avaliar a saúde e o status das operações de negócios para torná-las mais eficientes. Com a análise de processos de negócios, você será capaz de descobrir onde residem as lacunas ou ineficiências e implementar soluções para superar desafios.
A análise de processos de negócios pode ser fácil de confundir com a análise de negócios. A diferença é que o BPA depende de dados e é usado para fazer alterações nos principais processos de negócios. A análise de negócios identifica problemas ou necessidades mais amplas dentro de uma organização para resolvê-los.
Você pode usar a análise de processos de negócios em processos atuais “no estado em que se encontram” para ajudar a tomar melhores decisões de negócios.
Técnicas de análise de processos
Para aplicar a análise de processos de negócios, siga estas etapas:
1. Identifique o processo
É evidente que se você quiser analisar um processo, primeiro você deve escolher o método que irá avaliar. Mas por onde começar em um negócio que pode ter dezenas ou centenas de processos? A melhor maneira de começar é escolher um método que esteja diretamente associado ao cumprimento das metas de negócios e que seja de alto valor.
Aqui está uma maneira de descobrir quais processos se enquadram no perfil, de acordo com as cinco perguntas de Pete Drucker:
a. Qual é a missão? Um processo é implementado para atingir o propósito do seu negócio. Embora os processos mudem, sua tarefa não. Revise qual é o objetivo da sua empresa e liste os métodos essenciais para concretizar o propósito do seu negócio.
b. Quem é o cliente? O cliente não é apenas seu cliente, mas também seus acionistas. Liste todos os processos que são essenciais para entregar resultados (e promessas que você faz) ao usuário final e às partes interessadas.
c. O que o cliente valoriza? Você pode realizar pesquisas de mercado para descobrir o que interessa aos seus clientes.
d. Quais são as nossas métricas? Descreva seus principais indicadores de desempenho (KPIs) que você usa para medir o sucesso de qualquer processo executado. Dessa forma, você pode ter uma ideia rápida do que está e do que não está funcionando a seu favor.
e. Qual é o nosso plano? Limite sua lista de processos a cerca de 4 ou 5 que tenham maior impacto em seus negócios. Eles devem representar as ações que sua equipe realiza para atingir as metas de negócios (ou seja, produtos ou serviços aos clientes e dividendos aos acionistas).
2. Estabeleça a equipe
A análise de processos de negócios é uma atividade de grupo. As melhores pessoas a serem incluídas são aquelas que trabalham diretamente com o processo diariamente. Você pode marcar uma reunião para debater ideias ou entrevistar funcionários para ver o que funciona e o que não funciona. Se você tiver uma organização grande, pode ser difícil escolher quem incluir nesta equipe. Tente se concentrar naqueles que:
- Os líderes estão relacionados ao processo?
- Apoiar o processo da alta administração e apoiar a equipe responsável
- Funcionários que fazem o trabalho diariamente e têm grande interesse na aparência do processo
- Funcionários que demonstram uma atitude positiva e estão abertos a fazer mudanças que irão melhorar o negócio
3. Crie um fluxograma
É possível definir o processo e listar as etapas em ordem sequencial. No entanto, existe uma ferramenta de análise de processos de negócios conhecida como fluxograma que utiliza notação padronizada e pode servir como uma representação visual do processo.
Um fluxograma é uma das primeiras e mais diretas etapas para ajudar a identificar gargalos ou problemas em um processo atual. Para saber mais sobre como criar seu fluxograma, confira este guia. Depois de ter um fluxograma que descreve um processo, você pode aproveitar uma ferramenta de automação (como o SolveXia) para realizar o processo.
4. Defina o processo “como está”
Pode ser tentador definir o processo como você gostaria que fosse ou ignorar seus problemas. No entanto, o ponto principal da análise de processos de negócios é ver como as coisas estão e então avaliar como melhorá-las. Para fazer isso, você deve definir o processo “como está”. Você pode fazer isso:
a. Entrevistando: Converse com as pessoas responsáveis em cada etapa do processo para obter mais informações sobre o que está funcionando e o que está causando problemas.
b. Analise o modelo de processo: Observe cada etapa do processo em relação às transferências, às interações com os clientes e aos sistemas e equipes em vigor. Em seguida, destaque quaisquer gargalos ou ineficiências.
c. Documentação: Certifique-se de documentar tudo nesta etapa para que você possa consultá-la quando melhorar o processo e verificar se foi realmente para melhor.
d. Especifique pontos de melhoria
Os pontos de melhoria geralmente se enquadram nestas categorias:
a. Interação com o cliente: você deseja aperfeiçoar esses momentos acima de tudo, porque eles geram todo o valor para o seu negócio
b. Valor adicionado: algumas atividades têm um impacto significativo no aumento do valor percebido.
c. Transferências: a troca de informações ou tarefas entre departamentos e pessoas deve ser otimizada para evitar que algo escape pelas frestas/atrasos
d. Regras do negócio: as regras que ditam como os processos devem ser executados dentro de uma organização
e. Gargalos: faça o que for necessário para evitar gargalos (ferramentas de automação de dados podem aliviar isso significativamente. Uma ferramenta de automação de dados executará um processo para você. Quando você tem um sistema de software cuidando de cada etapa ao longo de uma cadeia de eventos, isso alivia o risco de o processo sendo interrompido por erro humano ou algo que falhou ao longo do caminho. Ele também remove a dependência crítica do homem ao identificar etapas no sistema de automação).
5. Modele o processo “To Be”
A etapa final é delinear como você gostaria de fazer alterações no processo para poder projetar o processo “futuro”. Você pode aproveitar um fluxograma para fazer isso ou dar um passo adiante e mapear o processo com uma ferramenta de automação de dados. Implementar uma ferramenta de automação de dados para executar processos oferece muitos benefícios. Alguns desses benefícios incluem:
- Reduzir dependências críticas de pessoas (à medida que o próprio sistema de software executa cada etapa do processo)
- Reduzir custos (já que você pode maximizar a produção e minimizar a necessidade de recursos humanos que devem trabalhar horas extras)
- Diminuindo erros humanos (é automático!)
- Liberando o tempo da equipe, removendo tarefas manuais de baixo valor e permitindo-lhes realizar mais tarefas analíticas de alto valor.
Também possui trilhas de auditoria para aumentar significativamente as medidas de conformidade.
6. Analisando um Negócio
A análise de um negócio por meio da análise de processos de negócios leva em consideração situações internas e externas. Desde operações controláveis até regulamentações governamentais e fatores externos menos gerenciáveis, veja como você pode abordar o processo de análise de um negócio quanto a várias preocupações:
- Pesquisa do cliente: As melhores empresas são aquelas que atendem às necessidades de seus clientes. Para garantir que você está fazendo isso, peça feedback a seus clientes na forma de pesquisas ou avaliações. Você também vai querer verificar se cumpre o que promete.
- Monitoramento da qualidade do produto: Sua equipe de engenharia deve sempre garantir a qualidade dos produtos (QA) para garantir que atendam aos padrões do setor. Você também pode avaliar seus produtos ou serviços comparando seus resultados com os de seu concorrente mais forte.
- Análise Trabalhista: Os custos laborais tendem frequentemente a ser as despesas mais significativas, especialmente para as pequenas empresas. Você pode avaliar as equipes de gestão e fazer o melhor para cumprir os orçamentos. Uma maneira de reduzir significativamente os custos trabalhistas sem afetar a eficiência é aproveitar ferramentas tecnológicas, como uma solução de software de automação de dados, para ajudar a gerenciar tarefas repetitivas e de baixo nível. Dessa forma, você pode garantir que sua equipe não fique atolada em tarefas monótonas e perda de tempo. Em vez disso, podem concentrar-se em atividades de alto nível.
- Analise financeira: Naturalmente, você precisará ficar de olho nas finanças de uma empresa para manter as portas abertas. As ferramentas de previsão e análise de dados podem fornecer acesso em tempo real à saúde financeira da sua empresa a qualquer momento. Você vai querer garantir que os lucros sejam reais, que haja fluxo de caixa adequado, que você não esteja pagando a mais e que esteja no caminho certo para distribuir dividendos aos acionistas.
Como ser um analista de negócios eficaz
Aqui está um método de 8 etapas para analisar efetivamente um negócio como analista de processos de negócios:
1. Organize-se: Antes de mergulhar direto na análise de processos, esclareça sua função e seus objetivos. Determine as partes interessadas e reveja o histórico do processo. É essencial compreender como um método surgiu antes de passar à sua avaliação.
2. Descubra os objetivos: Certifique-se de anotar:
– Descrições de tarefas dentro do processo
– Regras de negócios estabelecidas
– Exceções às regras
– Critérios de entrada e entradas
– Critérios de saída e resultados
– Revise o diagrama de fluxo do processo
2. Defina o escopo: Esta etapa garante que todos estejam em sintonia sobre quais são as necessidades do negócio e como podem contribuir. Compreender a amplitude em termos de implementação tecnológica, orçamentos e capacidades dos colaboradores.
3. Formule seu plano: Decida a metodologia que será utilizada para realizar sua análise. Você também pode definir quem estará envolvido na melhoria do processo e estimar um cronograma.
4. Mergulhe nos detalhes: Aprofunde-se no plano, descrevendo detalhes, incluindo requisitos e etapas de implementação.
5. Implementar tecnologia: A maioria dos analistas de processos dependerá de soluções tecnológicas ao longo de sua jornada rumo à melhoria de processos. Para fazer isso corretamente, você deve ter certeza de que a resposta está dentro do escopo do ponto de vista de custo e de treinamento. Você terá que testar a tecnologia para ter certeza de que ela faz o que foi planejado e estar por perto para oferecer suporte à equipe durante a implementação.
6. Implementar mudanças: Crie um plano para implementar suas mudanças de melhoria de processo. Isso exigirá treinamento e tempo. Também será necessário documentar os novos processos de forma que qualquer pessoa na organização tenha acesso para consultar o fluxograma do processo para referência. Ao optar por implementar mudanças na forma de soluções de automação, você pode evitar muitos problemas no futuro. O software de automação é feito para ser simples de usar por qualquer membro da equipe (sem a necessidade de TI para configurá-lo ou mantê-lo) e também se destaca inerentemente como uma forma de padronizar processos em toda a organização.
7. Avalie o valor: Avalie o progresso e as mudanças feitas revisando KPIs e dados. Comunicar esses resultados às partes interessadas internas e externas. Continue a implementar melhorias de processos e avalie continuamente como as operações estão funcionando. Com a automação, você pode conectar todos os seus sistemas de dados e contar com dados e relatórios em tempo real e configurar alertas para estar sempre ciente de quaisquer riscos e oportunidades. o negócio. Esses relatórios podem ser programados para serem enviados automaticamente às principais partes interessadas ou proprietários de negócios. Dessa forma, nunca há uma desculpa para explicar por que alguém não está envolvido no funcionamento atual de seu negócio.
Métodos para analisar um negócio
Existem vários métodos de análise de uma empresa para você escolher. Aqui está uma lista de algumas metodologias padrão a serem consideradas:
1. pilão: Uma olhada em como fatores externos afetam os processos. PESTLE significa: Político, Econômico, Social, Tecnológico, Legal e Ambiental.
2. GATO: CATWOE se concentra nos objetivos de negócios. Significa: Clientes, Atores, Transformação, Visão de Mundo, Proprietário, Restrições Ambientais.
3. Requisito não funcional: Esta técnica é usada quando a tecnologia é alterada. Por exemplo, se uma empresa adota uma nova tecnologia e transfere um sistema legado para uma aplicação moderna. Ajuda a analisar requisitos como desempenho, confiabilidade, registro e segurança.
4. MAIS: A maioria é uma visão padrão do que uma empresa representa e como ela funciona. MOST é um acrônimo para Missão, Objetivo, Estratégia, Tática.
5. SWOT: A análise SWOT é uma análise completa que incorpora fatores internos e externos, abrangendo os pontos fortes, fracos, oportunidades e ameaças de uma organização.
6. Brainstorming: A maioria das empresas usa o brainstorming em algum momento para ter ideias criativas para resolver quaisquer problemas.
7. Análise de Requisitos: Quando uma solução proposta é introduzida numa organização, a análise de requisitos verifica a sua viabilidade. É informal, mas dá uma olhada; perguntas, interpretações, workshops e capturas se um projeto alcançará seus objetivos para as partes interessadas.
8. Histórias de usuários: Para organizações ágeis, você pode aproveitar histórias de usuários (avaliações de usuários finais) para avaliar a melhor solução.
A evolução da análise de um negócio
Com os avanços em tecnologia e soluções de dados, a análise de um negócio continua a evoluir. Embora seja necessário um solucionador de problemas estratégico para conduzir uma análise de negócios de forma eficaz, a ajuda de soluções de automação como o SolveXia pode fornecer análises em tempo real à medida que se conecta a todos os seus sistemas de dados. Isso ocorre por meio de processos transparentes e o mapeamento torna todas as análises mais claras, precisas e livres de erros. Você também pode usar soluções de automação de dados para testar novos processos futuros antes de implementá-los em sua organização.
Soluções de software automatizadas ajudam a alcançar melhorias de processos e automatizar tarefas específicas que maximizam a eficiência. Soluções como o SolveXia também podem fornecer análises e insights em tempo real para ajudar a reduzir desperdícios e aliviar gargalos.
