Os cartões de crédito estão crescendo em popularidade como forma preferida de pagamento. Só nos Estados Unidos, existem 1,06 mil milhões de cartões de crédito em uso. Com o crescente número de processadores de pagamento e o volume de transações para empresas, a necessidade de reconciliar as transações com cartão de crédito é essencial para manter a precisão financeira.
Aqui, compartilharemos como reconciliar transações de cartão de crédito e como a reconciliação automatizada de cartão de crédito pode economizar tempo e dinheiro para sua empresa, ao mesmo tempo que reduz riscos.
Resumo
1. O que é reconciliação de cartão de crédito?
2. O que são receitas de cartão de crédito versus despesas de cartão de crédito?
3. Quais são os tipos de reconciliação de cartão de crédito?
4. Por que é importante conciliar cartões de crédito?
5. Como você reconcilia as cobranças do extrato do cartão de crédito?
6. Como você reconcilia as cobranças de serviços do comerciante de cartão de crédito?
7. Quais são os desafios da conciliação de cartões de crédito?
8. Como melhorar as reconciliações de cartão de crédito?
9. Como funciona o software de reconciliação de cartão de crédito?
10. Considerações finais
O que é reconciliar um cartão de crédito?
Como qualquer tipo de reconciliação de contas, a reconciliação de cartão de crédito envolve a comparação da documentação interna e externa para garantir que estão corretas. Para reconciliar os pagamentos com cartão de crédito, as empresas analisarão o razão geral com o extrato do cartão de crédito para garantir que as transações de ambos os lados estejam de acordo uma com a outra.
A reconciliação do cartão de crédito é uma etapa vital no processo de fechamento. O software de reconciliação de cartão de crédito é uma ferramenta valiosa para agilizar o processo e garantir a precisão por meio da automação.
O que são receitas de cartão de crédito versus despesas de cartão de crédito?
Para conciliar transações com cartão de crédito, dois aspectos do negócio são afetados. Para empresas que aceitam cartões de crédito como forma de pagamento de clientes, você deverá garantir que os registros de sua conta bancária correspondam aos de vários processadores de pagamento, como Stripe, Paypal e similares. Esta é a receita do cartão de crédito.
Despesas com cartão de crédito são aquelas que você usa cartões de crédito para pagar em nome da empresa. Nesse caso, você provavelmente possui cartões de crédito corporativos ou precisa aprovar e reembolsar despesas de funcionários.
Quais são os tipos de reconciliação de cartão de crédito?
Para qualquer tipo, sejam despesas ou receitas de cartão de crédito, existe a importância da conciliação do cartão de crédito. São os seguintes:
1. Extratos de cartão de crédito
Do lado das despesas, os extratos de cartão de crédito mostram quanto sua organização gastou usando cartões de crédito para pagar bens e serviços. Para reconciliar despesas de cartão de crédito, você compara extratos mensais de cartão de crédito.
Lembre-se de que pode haver vários extratos de cartão de crédito a serem reconciliados se você tiver vários cartões de crédito corporativos por executivo ou funcionário.
2. Serviços para comerciantes de cartão de crédito
Do lado da receita, se um cliente pagar com cartão de crédito, sua empresa o processará por meio do provedor de conta do comerciante.
A complexidade é mais comum no lado da receita do cartão de crédito quando se trata de reconciliação, mas compartilharemos como superar quaisquer desafios associados nesta postagem.
Por que é importante conciliar cartões de crédito?
Toda empresa deve reconciliar cartões de crédito. Para começar, erros acontecem. Quer seja um erro humano, um erro bancário ou um erro do processador do cartão de crédito, o processo de reconciliação é a forma como você pode detectar e retificar tais ocorrências.
A reconciliação garante que você pague o que deve e receba o que merece. Também é provável que os auditores queiram rever os seus relatórios de reconciliação.
Além de receber e pagar o que é certo, você poderá mitigar fraudes e reduzir riscos ao reconciliar cartões de crédito com consistência.
Como você reconcilia cobranças de extrato de cartão de crédito?
A reconciliação de despesas e receitas de cartão de crédito envolve etapas semelhantes. Para cobranças de extrato de cartão de crédito, você desejará:
1. Colete documentação
Comece coletando todos os registros em papel e dados digitais necessários. Isso incluirá extratos e recibos de todas as contas de cartão de crédito da empresa.
Tenha em mente que se vários funcionários ou executivos tiverem suas próprias contas, você terá que agrupá-los. Como alternativa, ter um software de automação que conecte todos os seus dados e reúna essas informações perfeitamente pode agilizar essa etapa muitas vezes demorada.
2. Correspondência de transações
Agora vem a parte divertida de combinar os registros com seu razão geral. Certifique-se de verificar se você registrou quaisquer cobranças de juros ou taxas de cartão de crédito em sua documentação interna.
Nesta etapa, uma solução de automação como o SolveXia seria capaz de realizar a correspondência da transação para você em minutos, em vez de dias, e alertá-lo se houver alguma discrepância que precise ser investigada.
3. Códigos Contábeis
Por último, você vai querer ter certeza de que cada compra está devidamente codificada no plano de contas correto.
Como você reconcilia as cobranças de serviços do comerciante de cartão de crédito?
O processo para conciliar cobranças de serviços comerciais de cartão de crédito pode ser um pouco mais complicado. As etapas são semelhantes às acima e incluem:
1. Colete documentação
Extraia todos os registros de vendas, extratos do processador de serviços comerciais e extratos bancários. Você precisará acessar fitas em lote do terminal se usar registros de transações de terminal ou gateway se os pagamentos passarem por gateways de pagamento online.
2. Correspondência de transações
Execute um relatório de resumo de lote de transações a partir do seu gateway de pagamento ou acesse os registros de lote do terminal. Compare esses relatórios com seus registros de vendas e procure discrepâncias.
Fique atento às diferenças de tempo e variações, como transações rejeitadas ou estornos. Tenha em mente que com mais processadores de pagamento e maiores volumes de transações, o tempo necessário para concluir esta etapa será maior.
É por isso que tantas empresas estão recorrendo a um software automatizado de reconciliação de cartão de crédito como o SolveXia, que é capaz de acessar todos os dados em um local centralizado, realizar a correspondência de transações com rapidez e precisão e ajudá-lo a resolver problemas em tempo hábil.
Com o software de automação, a reconciliação pode ser reduzida de dias para minutos e melhorar a precisão em 98%.
3. Verifique extratos bancários
Outra etapa é analisar seus extratos bancários e os relatórios do comerciante. Esta etapa é essencial para garantir que todas as receitas e taxas sejam devidamente registradas.
Quais são os desafios da reconciliação de cartões de crédito?
Mencionamos a complexidade da reconciliação do cartão de crédito ao longo deste artigo. Mas agora é hora de explicar quais podem ser os desafios.
1. Taxas
Os processadores de cartão de crédito cobram taxas pelo processamento de cada transação, que são deduzidas da conta bancária da sua empresa. Como tal, os valores das transações nos seus relatórios de vendas não corresponderão inteiramente aos seus depósitos bancários.
2. Variações
Além disso, as transações de vendas são discriminadas e detalhadas. Por outro lado, os depósitos bancários aparecem como rubricas de montante fixo. Quando esses valores não coincidem diariamente devido a atrasos no tempo, por exemplo, fica mais difícil fazer a verificação cruzada dos itens de linha.
Muitas equipes de contabilidade têm soluções para lidar com atrasos, como a criação de contas de compensação. Porém, isso requer supervisão meticulosa e memorandos detalhados para que cada pessoa que trabalha na equipe esteja ciente do que está acontecendo.
3. Estornos
Além dos atrasos e das sensações, os clientes podem contestar uma transação e, nesse caso, os processos de cartão de crédito reembolsam o cartão de crédito e retiram as taxas associadas de sua conta bancária. É importante ficar atento à reconciliação do cartão de crédito por esse motivo, para evitar fraudes.
Como melhorar as reconciliações de cartão de crédito?
As reconciliações de cartão de crédito consistem em várias etapas e, quanto mais transações, processadores de pagamento e extratos de cartão de crédito você tiver, mais demorado e sujeito a riscos o processo se tornará.
No despesa lado, pode ser útil implementar:
1. Processos Organizados
Acompanhe os cartões de crédito de seus funcionários e crie um sistema organizado para aprovações e rastreamento.
2. Digitalização
A digitalização de recibos também será extremamente útil.
3. Software de automação
O software de automação pode reunir todos os dados necessários e gerenciar os processos de aprovação de despesas em nome de sua equipe.
No renda Ao realizar a reconciliação de cartão de crédito em nome dos pagamentos dos clientes, você sem dúvida melhorará o processo com o uso de software de automação. Você será capaz de:
1. Simplifique a correspondência de transações
O software de automação elimina a necessidade de verificar manualmente cada item de linha e trabalhar em sistemas e planilhas.
2. Remova dependências de pessoas-chave
Com o fluxo de trabalho delineado em uma solução de automação, você pode executar o processo de conciliação a qualquer momento, independentemente de quem esteja no escritório ou no trabalho naquele dia. Isso significa que você pode acompanhar a reconciliação sem correr o risco de dependências de pessoas importantes.
3. Aumente a precisão
Com a expansão dos processadores de pagamento e o crescente volume de transações, os dados estão transbordando dentro das empresas em um ritmo acelerado. O software de automação reúne todos os dados em um sistema centralizado, ao mesmo tempo que remove erros humanos manuais do processo.
Como funciona o software de reconciliação de cartão de crédito?
Um software de reconciliação de cartão de crédito, como o SolveXia, elimina a necessidade de trabalho manual, repetitivo e demorado. Em vez disso, o sistema automatiza todas as etapas da reconciliação, começando pela coleta de dados.
Uma ferramenta como o SolveXia pode se conectar por meio de seus sistemas legados, software de contabilidade e todos os seus processadores de pagamento por meio de APIs como Amazon, Stipe, Worldpay e Paypal. Também oferece a opção de fazer upload de planilhas como fonte de dados.
Assim que o sistema tiver acesso aos dados necessários, ele realizará a correspondência de transações, analisará e comparará a documentação para identificar quaisquer discrepâncias ou anomalias.
Isso economiza muito tempo para sua equipe de contabilidade e permite que eles se concentrem em tarefas de alto nível que exigem pensamento humano. O que poderia ter levado dias antes agora levará minutos e reduzirá a precisão em 98%.
Após a conclusão e aprovação da veracidade das contas, você poderá acessar um relatório de reconciliação e manter uma trilha de auditoria caso precise retornar às informações posteriormente.
Considerações finais
A necessidade de conciliar receitas e despesas com cartão de crédito não pode ser esquecida. Com softwares de automação como o SolveXia, o processo é simplificado e eficiente. Dada a economia de tempo, as soluções de automação também possibilitam realizar reconciliações de cartão de crédito com mais frequência, o que ajuda a eliminar erros antecipadamente, antes que saiam do controle.
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