Embora a previsão seja baseada em algoritmos matemáticos e dados históricos, nem sempre é totalmente precisa devido à fluidez dos negócios e dos ambientes circundantes. Como tal, a análise de variância na contabilidade de gestão ajuda as empresas a compreender como as suas previsões diferem das situações reais.
Neste artigo, veremos como uma fórmula de análise de variância pode ajudar e como as soluções de automação podem desempenhar um papel fundamental na previsão correta desde o início.
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O que é análise de variância?
Qual é a importância da análise de variância?
Quais são os problemas da análise de variância?
Como a análise de variância é usada?
Quais são os tipos de variações?
Qual é o papel dos padrões na análise de variância?
Como definir uma variação? Orçamento versus custos
O que são variações favoráveis versus desfavoráveis?
O resultado final
O que é análise de variância?
A análise de variação é o que parece – a análise da variação entre a previsão e os números reais. Com a soma de todas as variações, você pode ver como o negócio teve um desempenho superior ou inferior em cada período de relatório.
A análise de variância não apenas ajuda você a deduzir até que ponto suas previsões estão da realidade, mas também permite comparar seus números com os benchmarks do setor. Em última análise, a análise de variação faz parte da contabilidade gerencial que permite que os líderes empresariais e as partes interessadas revisem os custos e a lucratividade de seus produtos e serviços.
Qual é a importância da análise de variância?
A análise de variância em contabilidade gerencial é de grande valor para quem a realiza. Aqui está o que você ganha ao realizar a análise de variância:
1. Controle Interno
A análise de variação é uma ótima maneira de supervisionar como seu negócio funciona. Ele destaca os desvios do que é considerado padrão. Dessa forma, você consegue entender o que está afetando o desempenho financeiro do seu negócio.
2. Planejamento
Para que a análise de variação funcione, tudo tem que começar com orçamentos e previsões antecipadas. É com isso que você compara os números reais de qualquer projeto. Portanto, se você estiver realizando análises de variação de forma consistente, estará planejando, orçando e estabelecendo benchmarks de forma consistente, que funcionam para melhorar as funções do seu negócio.
3. Responsabilidade
Como a análise de variação ajuda a categorizar cada item de linha por departamento, ela acrescenta um nível de responsabilidade a cada divisão. Por exemplo, se o custo dos materiais estiver aumentando, o que causa uma variação no preço dos materiais, o departamento de compras é a parte responsável por lidar com os ajustes.
Quais são os problemas da análise de variância?
A análise de variação na contabilidade de custos é extremamente útil para o desempenho de empresas de qualquer tamanho. Mas, juntamente com os seus benefícios, também surgem alguns desafios. Esses incluem:
- Informações da fonte de variação: No centro de cada previsão e análise estão os dados. Se os dados não estiverem localizados nos registros contábeis, será demorado obter os dados iniciais e realizar análises de variação ou corrigir quaisquer problemas.
- Tempo atrasado: Normalmente, a equipe de contabilidade é responsável por realizar a análise de variação no final do mês e depois compartilhá-la com a equipe de gestão. No entanto, as equipas de gestão precisam de ter acesso a este tipo de informação valiosa com mais frequência do que uma vez por mês.
- Configuração padrão: Devem existir padrões estabelecidos para identificar parâmetros de referência e orçamentos desde o início, que não possam ser afetados por negociações políticas ou qualquer outra coisa. O resultado da análise de variância depende da validade dos padrões estabelecidos desde o início.
As soluções de automação financeira podem ajudar a superar esses desafios. As soluções de automação são capazes de se conectar a todas as suas fontes de dados e centralizar as informações necessárias ao seu alcance para uso. Além disso, como a ferramenta pode executar análises com o clique de um botão, você obtém análises tão rapidamente quanto deseja e até em tempo real, em vez de ter que esperar até o final de cada mês.
Como a análise de variância é usada?
A análise de variação na contabilidade gerencial serve a vários propósitos. No topo da lista, ajuda os gestores a delinear, compreender e retificar quaisquer mudanças importantes no que se espera de um orçamento em comparação com o valor real gasto. Pode ser usado para qualquer departamento, inclusive vendas.
Aqui está uma lista de alguns dos tipos de variações na contabilidade que podem oferecer insights úteis:
- Variação da eficiência do trabalho
- Variação de rendimento de material
- Variação do preço de compra
- Variação do preço de venda
- Variação da taxa de trabalho
- Variação de eficiência de sobrecarga variável
Esses tipos de análise de variação ajudam a ver o preço e a quantidade de mão de obra, materiais e custos indiretos para maximizar a receita e minimizar os custos. A gestão está informada para que as decisões sejam tomadas com base nos números, com o objetivo de melhorar o desempenho geral da empresa.
Se você realizar a análise de variação manualmente, terá que priorizar o tipo em que se concentrar, porque há muito tempo em um dia. No entanto, se você aproveitar o software de automação financeira, poderá realizar qualquer análise que desejar a qualquer momento, dependendo do que for mais importante para o negócio naquele momento.
Além disso, juntamente com a automatização da análise de variação, as soluções de automação financeira podem agilizar processos como: gestão de receitas, gestão de descontos, relatórios APRA, reconciliação de contas e muito mais.
Quais são os tipos de variações?
Quando você estiver pronto para implementar a análise de variação na contabilidade de custos, é útil conhecer os diferentes métodos que você pode usar e os tipos de variações a serem priorizados. Este é um bom lugar para começar:
1. O Método da Coluna
Também chamada de abordagem custo versus orçamento, esta forma de análise de variação inclui colocar os valores orçados em uma coluna e os resultados reais em uma coluna próxima ao orçamento. Em seguida, você pode calcular as variações (ou lacuna) entre as duas colunas da terceira coluna.
2. Variação de materiais
A variação de materiais mostra a diferença entre o custo real das matérias-primas e o custo padrão (ou esperado) dos mesmos materiais. A fórmula de análise de variação para variação de materiais é: Vm = (Quantidade real adquirida * custo unitário real) – (quantidade real adquirida * custo unitário padrão).
3. Variação Trabalhista
A variação da mão de obra é muito parecida com a variação dos materiais, exceto que, em vez de avaliar os materiais, você se concentra no custo da mão de obra. A razão para as variações de mão de obra pode ser a dificuldade de produção, a quantidade de tempo que a produção acaba demorando e o custo real da mão de obra em si.
4. Variação fixa de despesas gerais
No final do período, o pacote de relatórios de contabilidade de custos inclui a variação dos custos indiretos fixos. Isso exibe a diferença entre o valor das despesas gerais fixas usado para produzir produtos e o valor orçado. Os custos indiretos fixos incluem: aluguel, salários, depreciação de equipamentos, seguros, etc.
Qual é o papel dos padrões na análise de variância?
A análise de variação na contabilidade de custos depende do estabelecimento de padrões. Um padrão é considerado a “norma” ou uma referência na qual basear suas expectativas. Os padrões são definidos pela indústria e para itens como mão de obra, materiais e custos indiretos necessários para produzir bens e oferecer serviços.
Sem padrões, você não teria nada com que comparar sua experiência real para julgar se seu desempenho está melhor ou pior do que as expectativas. Os padrões também ajudam você a definir metas razoáveis para o seu negócio quando se trata de mão de obra, materiais e produção.
Como definir uma variação? Orçamento versus custos
A definição de uma variação depende de dois fatores principais: definir um orçamento e acompanhar seus custos reais. Identificar e registrar todos os custos do negócio é uma tarefa obrigatória no processo de análise de variação.
Dessa forma, se você gerencia muitas transações e diferentes itens de linha, pode ser difícil acompanhar tudo. É aqui que uma solução de automação financeira pode ser um divisor de águas desde o início.
As soluções de automação financeira armazenam todos os seus dados de transações para que você possa consultá-los facilmente e realizar cálculos automatizados com números reais no final de um projeto ou período contábil.
Lembre-se de controlar mão de obra, materiais e custos indiretos. Depois de ter seus números reais (quando o projeto ou produção chega ao fim), você pode deduzir seu desempenho em relação aos benchmarks definidos antecipadamente.
O que são variações favoráveis versus desfavoráveis?
Culminar a análise de variância na contabilidade gerencial deixa você com dois resultados potenciais.
Você pode se encontrar com:
- Variações favoráveis: Isso acontece quando os custos reais são inferiores aos orçados.
- Variações desfavoráveis: Do outro lado da moeda, é quando você acaba tendo que gastar mais do que o previsto no orçamento.
Sem dúvida, qualquer empresa esperaria variações favoráveis, mas isso não significa que você desejaria subestimar propositalmente seus orçamentos. O objetivo é definir seus orçamentos com a maior precisão possível, com base nos padrões do setor. Dessa forma, você pode avaliar o desempenho de sua empresa em relação ao esperado.
As variações acabarão por impactar suas demonstrações financeiras, incluindo sua demonstração de resultados e balanço patrimonial. Custos mais elevados resultam em aumento de gastos, o que pode causar escassez de fluxo de caixa.
Como os negócios são fluidos, assim como os custos, é provável que as variações orçamentárias mudem de um período de relatório para outro. É por isso que é uma prática recomendada realizar análises de variação mensalmente. Com a ajuda de soluções de automação, essa prática é perfeita, em vez de demorada e cansativa.
O resultado final
A análise de variação na contabilidade gerencial ajuda as empresas a atingir seus objetivos, mantendo-se realistas em relação aos custos e orçamentos. Embora os custos de materiais, mão de obra e despesas gerais possam mudar, ficar de olho na análise de variação é uma das melhores maneiras de ficar por dentro de como sua empresa aloca suas finanças e seu desempenho.
Com o software de automação financeira, a análise de variação não se torna apenas mais uma tarefa, ela se torna um “já está feito”, pois a solução de automação agiliza sua análise e fornece insights instantâneos.
