Toda empresa atua sob o escrutínio de regulamentações internas e externas. Ao gerenciar as operações diárias, é fundamental manter-se atualizado sobre o que é ou não permitido para evitar os efeitos prejudiciais que acompanham o risco de conformidade.
É por isso que pode valer a pena investir em um responsável pela conformidade. Para ter ainda mais segurança, é aconselhável aliar as competências de um ser humano às de uma ferramenta de automação para poupar tempo, dinheiro e proteger o seu negócio a curto e longo prazo.
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1. O que é risco de conformidade?
2. O que é um Diretor de Conformidade?
3. Por que o Compliance Officer é importante?
4. Qual é a descrição do cargo?
5. Como Contratar um Diretor de Conformidade
6. Automação para reduzir o risco de conformidade
7. Questões de conformidade, esteja preparado
O que é risco de conformidade?
O risco de conformidade são as penalidades legais e financeiras associadas à violação de uma lei ou regra interna ou externa. As regras e regulamentos devem ser claramente definidos e os efeitos do não cumprimento devem ser claramente delineados para que as empresas possam gerir as operações em conformidade.
Embora os riscos variem de acordo com o negócio, alguns exemplos de risco de conformidade podem incluir a falha em relatar transações suspeitas em nome de uma instituição financeira, a incapacidade de realizar a devida diligência adequada em um novo cliente ou um risco inerente, como a falha em proteger seus funcionários contra danos ou assédio.
O risco de conformidade tem consequências reais que não só podem prejudicar a reputação da sua empresa, mas também podem ser tão graves como a perda da sua empresa. Com impacto financeiro, impacto legal, impacto nos negócios e impacto na reputação, o papel de um responsável pela conformidade pode ser vital para proteger a sua empresa contra riscos de conformidade.
Em todos os setores, o risco de conformidade pode surgir de diversas maneiras, como:
Proteção de dados:
O big data está sempre aumentando e, como tal, cabe às empresas proteger as informações dos clientes e aderir a leis como o GDPR ao coletar e armazenar dados.
Risco de mercado:
O risco no setor pode afetar as práticas de uma empresa, como leis, regulamentos e requisitos do setor.
Corrupção:
Dentro de uma organização, torna-se responsabilidade da empresa garantir que os seus funcionários não participem em atos corruptos, como suborno, chantagem ou abuso de informação privilegiada.
Qualidade:
O não cumprimento dos padrões estabelecidos pelo governo em termos de manutenção da qualidade do produto ou serviço pode resultar na apreensão ou encerramento do produto, bem como no tratamento correto das reclamações.
Essas são apenas algumas de uma longa lista de ameaças que as empresas enfrentam, portanto, saber como gerenciar os riscos de conformidade é fundamental. Para compreender o risco de não cumprimento, pense no seguinte: grandes empresas foram vítimas de violações de dados, incluindo Google, Facebook, Quora e Orbitz.
Apesar do resultado de que os dados de milhões de consumidores sejam comprometidos, as multas também são enormes. Por exemplo, o Facebook enfrenta uma multa recorde multibilionária. Não importa o tamanho da sua empresa, a proteção de dados pouco sofisticada causa danos a todos os envolvidos e tem repercussões financeiras substanciais.
O que é um Diretor de Conformidade?
Um diretor de conformidade garante que uma empresa cumpra seus requisitos regulatórios e legais externos, bem como políticas e estatutos internos.
Para terem sucesso, os responsáveis pela conformidade devem compreender plenamente os objetivos do negócio, bem como os padrões mais amplos do setor. Um responsável pela conformidade deve compreender totalmente a lei comercial padrão e as regras e regulamentos circundantes para ser capaz de criar procedimentos e soluções provisórias para proteger o negócio.
Um responsável pela conformidade não só precisará de conhecer esta informação, como também terá de criar uma estratégia para garantir que os dados são comunicados e compreendidos por todos dentro da organização.
A conformidade deve tornar-se parte da cultura da empresa para que nenhum indivíduo possa causar perturbações.
Por que o Diretor de Conformidade é importante?
O risco de conformidade é um assunto complexo, pois varia de acordo com o setor e também muda com o ambiente político e económico. Embora a conformidade interna possa parecer mais fácil de gerir, uma vez que é estabelecida dentro da organização, também nem sempre é uma questão a preto e branco. É por isso que pode ser benéfico ter um indivíduo dedicado responsável por tal supervisão.
Além disso, um responsável pela conformidade ajuda uma empresa a:
- Gerenciar riscos
- Mantenha uma boa reputação
- Evite processos judiciais
Qual é a descrição do trabalho?
A função de um responsável pela conformidade pode ter nuances em diferentes setores, mas na maioria das vezes, um responsável pela conformidade tem a seguinte tarefa:
- Configurar e gerenciar o programa de conformidade
- Realize procedimentos de auditoria regularmente
- Monitore o mercado, as leis e a indústria em busca de mudanças nos requisitos e necessidades de conformidade
- Avalie as operações da empresa para determinar o risco de conformidade
- Trabalhar com a administração e a equipe para identificar e gerenciar riscos regulatórios
- Resolva as preocupações dos funcionários sobre conformidade
- Implementar e aplicar procedimentos disciplinares em caso de violação
- Revise as políticas da empresa
Como contratar um diretor de conformidade
Não há dúvida de que um responsável pela conformidade deve ser uma pessoa confiável e de caráter responsável. Algumas outras características inerentes a serem observadas ao contratar seu responsável pela conformidade incluem: ética, pragmática, inteligente, proativa, justa, modesta e diligente.
Automação para reduzir o risco de conformidade
Embora um responsável pela conformidade ofereça um começo sólido para reduzir o risco de conformidade, não é a única medida que pode ser tomada. Embora os seres humanos forneçam alto valor para uma organização em termos de redução do risco de conformidade, podem haver etapas perdidas ou preconceitos que podem afetar o processo.
Também pode haver falta de transparência ou segurança nos dados, ou falta de supervisão e análise para reconhecer violações de conformidade ou implementar controlos para impedir violações. É por isso que as ferramentas de automação também podem ser um serviço excelente para um responsável pela conformidade e sua equipe na redução do risco de conformidade.
Por exemplo, as ferramentas de automação analítica humana podem ajudar a reduzir o risco de conformidade, automatizando os relatórios necessários para cumprir as regulamentações. Para mostrar no setor bancário, essas ferramentas podem fornecer relatórios de adequação de capital para reguladores quando se trata de big data e controle de informações, especialmente quando estão em muitos sistemas legados diferentes, os humanos precisam da ajuda de software de automação de dados.
Pode parecer suficiente ter todos envolvidos na conformidade e nos processos que cumprem os regulamentos, mas quando se trata de dados, confiar apenas nos indivíduos pode causar danos não intencionais. Torna-se extraordinariamente complexo quando as leis mudam e depende da educação dos funcionários para lembrar e fazer cumprir essas mudanças.
Com ferramentas de automação, você pode reduzir automaticamente o risco de erro humano. E isto é especialmente importante numa época em que os dados continuam a expandir-se e a multiplicar-se rapidamente. As ferramentas de automação economizam tempo e dinheiro e mantêm processos de relatórios e limpeza e manutenção de dados sem qualquer interferência humana.
Ao utilizar a automação, os benefícios operacionais aliados ao conhecimento dos recursos humanos criam um sistema dinâmico que é estratégico, preciso, proativo e, em última análise, a melhor arma para um responsável pela conformidade combater o risco de conformidade.
Conformidade é importante, esteja preparado
Para proteger o seu negócio, independentemente do setor, um responsável pela conformidade pode supervisionar o ambiente interno e externo para fornecer tudo o que é necessário para cumprir as regras e regulamentos. Para aprimorar seus poderes combinando uma ferramenta de automação com um responsável pela conformidade, você pode aliviar significativamente a carga do risco de conformidade e permitir que seus funcionários se concentrem nas tarefas para as quais foram contratados.
