O objetivo de toda empresa é reduzir custos operacionais e aumentar os lucros. A tecnologia desempenha continuamente um papel significativo na redução da ineficiência e na liberação de recursos humanos para se concentrarem em tarefas de alto nível. Com a automação comercial, sua organização pode gerenciar diversas tarefas prontamente e com taxas de erro reduzidas.
Ao utilizar recursos como automação de processos de negócios, você pode maximizar a eficiência e beneficiar sua organização de muitas maneiras. Aqui, veremos o que significa automação de processos de negócios, o que ela pode fazer pelo seu negócio e os tipos de processos que são mais benéficos para automatizar.
O que é Automação Empresarial?
A automação comercial, também chamada de automação de processos de negócios (ou BPA), é o uso de tecnologia para automatizar tarefas repetitivas para substituir esforços manuais. Usando a automação orientada por regras, as ferramentas de automação comercial aceleram o tempo necessário para concluir os processos, liberando assim os recursos humanos para concentrarem sua energia em tarefas essenciais.
A automação comercial é uma estratégia autônoma que agiliza processos que, de outra forma, poderiam parecer fora de controle porque consistem em muitas partes móveis. Durante todo o processo, a responsabilidade é garantida porque o sistema de software executa cada etapa e fornece relatórios em tempo real.
Juntamente com relatórios atualizados, as ferramentas de automação de processos fornecem trilhas de auditoria com dados históricos e protegem os dados com segurança antes, durante e depois da conclusão do processo.
A automação comercial pode ajudar em vários departamentos de uma organização, desde marketing, vendas, contabilidade e muito mais. O software permite que todos aqueles que precisam de acesso possam utilizar o sistema para suas necessidades específicas. Um dos maiores pontos fortes do software BPA é que ele é implantado de forma relativamente rápida e não requer suporte ou infraestrutura de TI intensivos.
Implantação de BPA usando automação robótica de processos (BPA)
Dentro dos negócios, existe automação de processos robóticos (RPA). A automação de processos robóticos é onde os computadores (robôs) aprendem, a partir do exemplo humano, como realizar uma tarefa. Para exemplificar, alguns processos são automatizados quando um desenvolvedor de software escreve um script e o sistema segue os comandos.
Porém, com o RPA, o próprio sistema desenvolve a lista observando um usuário primeiro executar as etapas da ação e, em seguida, repete as etapas automaticamente para continuar realizando o processo.
BPA x BPM
A automação de processos de negócios é apenas um subconjunto de estratégias de automação que está sob a égide do gerenciamento de processos de negócios (BPM). O BPM serve como um modelo para toda a estratégia do seu negócio que envolve automação. Comece mapeando seus processos e resultados em sua automação.
O BPA, por outro lado, pode funcionar sozinho ou ser parte do sistema geral de gerenciamento de processos de negócios da sua organização.
Exemplos de casos de uso
Uma das melhores maneiras de descobrir como a automação de processos de negócios pode funcionar para você é ver como ela funciona em casos de uso específicos.
Considere o seguinte:
- Integração de RH: Digamos que você precise contratar muitas pessoas em um curto espaço de tempo. A integração de RH requer muitas pessoas, etapas de arquivamento e comunicação para ser concluída. A maioria dos processos segue o caminho de análises de inscrições, entrevistas presenciais, encaminhamento manual, acompanhamento, documentação e, por fim, integração. Em vez disso, uma ferramenta de automação comercial poderia reduzir o processo a inscrições eletrônicas, roteamento automático de documentos para as partes necessárias, aprovação e aceitação e, em seguida, integração de funcionários. Ao longo do processo, todos que deveriam estar cientes do status serão atualizados automaticamente à medida que o funcionário avança no processo.
- Pedidos de compra: quando uma empresa precisa concluir um pedido de compra, a solicitação é concluída e enviada para aprovação à equipe de compras. Em seguida, a equipe deve verificar se está dentro do orçamento e pode ser aprovado antes de devolvê-lo à equipe solicitante. Somente depois de concluído, a equipe solicitante poderá enviar a documentação para efetivação do pedido. Tudo isso pode resultar em erros no pedido de compra, atraso na aprovação e diminuição da produtividade. Em vez disso, uma ferramenta de automação poderia transferir a solicitação digitalmente para as pessoas necessárias e, após aprovação, ser enviada para concluir o pedido.
- Contas a pagar: As equipes de contas a pagar costumam ficar atoladas com muita papelada e encaminhamento manual de cópias. Se alguém não conseguir ver um documento em sua mesa, a fatura não paga sofrerá ainda mais atrasos e as relações com os fornecedores poderão ser prejudicadas. Em vez disso, com a automação, um fornecedor pode preencher um formulário eletrônico para pagamento que é encaminhado automaticamente e as informações serão armazenadas com segurança. Isso reduz erros de processamento e permite pagamentos dentro do prazo, economizando dinheiro em multas por atraso e mantendo um bom relacionamento com os fornecedores.
Por que automatizar processos de negócios: os benefícios
Trazer a automação de processos para o seu negócio irá, sem dúvida, transformá-lo para melhor. Existem tantos benefícios no que o BPA oferece, incluindo:
- Um passo em direção à transformação digital: Naturalmente, os líderes empresariais sentem-se sobrecarregados com a ideia de introduzir novas tecnologias nas suas organizações. Requer um investimento de tempo e dinheiro e a necessidade de adesão. A automação comercial serve como um trampolim para a transformação digital completa. É um excelente lugar para começar porque você pode automatizar tarefas de baixo nível por uma quantia relativamente pequena de dinheiro com um software fácil de usar. Por sua vez, os funcionários e as partes interessadas podem ver rapidamente os benefícios e aderir ao avanço das suas integrações tecnológicas.
- Maior clareza: ao escolher processos para automatizar, você precisa primeiro entender quem é o responsável em cada etapa e conhecer os processos que ocorrem dentro do seu negócio. Isso começa com a modelagem de processos de negócios e contribui para maior clareza e melhor controle do que está acontecendo na sua organização e nos departamentos, porque todos os seus processos estão claramente definidos.
- Processos simplificados: o BPA contribui para processos simplificados porque elimina gargalos por meio da automação. Você pode configurar notificações personalizáveis e reduzir o tempo necessário para concluir processos. O software concluirá totalmente a tarefa ou enviará as informações necessárias à pessoa respeitada para aprovação antes da conclusão.
- Erros reduzidos: Com trabalho manual e entrada de dados, há uma grande chance de erros manuais. A implementação da automação reduz o risco de erro manual à medida que o sistema faz o trabalho.
- Maior conformidade: Os sistemas de software BPA são configurados para facilitar as auditorias. Com trilhas de auditoria e rastreamento detalhados, você pode acessar dados históricos imutáveis e protegidos.
- Padronização de operações: especialmente se você tem uma empresa com vários escritórios, deseja garantir que as operações sejam executadas de forma consistente em todos eles. Ao utilizar um sistema de software, você sabe que tudo passa pelos mesmos processos e procedimentos perfeitamente padronizados.
- Atendimento e satisfação do cliente: quando sua empresa opera de forma consistente e rápida, os clientes ficam mais satisfeitos. Usar a automação para lidar e responder às reclamações dos clientes pode ajudá-lo a reter clientes satisfeitos.
- Libera tempo: o BPA elimina a necessidade de seus funcionários realizarem tarefas repetitivas e de baixo nível. Por sua vez, eles podem passar mais tempo solucionando problemas de forma criativa e construindo relacionamentos significativos dentro das equipes e com os clientes.
- Produtividade aprimorada: O esforço manual necessário para a maioria dos processos de negócios pode incluir fazer cópias, enviar e-mails, fazer acompanhamento, inserir dados e muito mais. Todos esses processos são concluídos mais rapidamente com ferramentas de automação, reduzindo assim os custos operacionais e aumentando a produtividade.
- Satisfação no Trabalho: Quando os funcionários concentram seu tempo na análise, na resolução de problemas e em tarefas humanas específicas, em vez de tarefas monótonas de baixo nível, eles ficam mais satisfeitos porque sentem um maior senso de propósito.
Quais processos de negócios você deve automatizar?
Embora o BPA pareça a solução perfeita devido a todos os seus benefícios, existe uma maneira de maximizar a sua eficiência. Tudo começa escolhendo os tipos certos de processos para automatizar usando BPA.
Para selecionar processos de negócios que se beneficiarão da ferramenta, você deseja focar no processo que possui as seguintes características:
- Volume alto
- Repetitivo
- Sensível ao tempo
- Exigir que várias pessoas concluam
- Afetar a conformidade e desempenhar um papel nas auditorias
- Afetar significativamente outros processos
Para se ter uma ideia melhor, aqui está uma lista de alguns processos comumente automatizados nas organizações que atendem aos critérios acima:
- Processos de call center
- Faturamento
- Folha de pagamento
- Suporte técnico
- Notificações push e e-mails
- Nutrição de leads
- Coleções
- Manipulação de dados
- Agregação de dados
- Migração de dados
- Solicitações de licença de funcionário
- Reembolsos de viagens de funcionários
Melhores Práticas
Agora que os benefícios e os casos de uso da automação de processos de negócios estão claros, como você pode começar?
- Defina claramente seus processos, dividindo tarefas e responsáveis
- Defina seus objetivos ao automatizar um processo para poder medir seu sucesso
- Comece aos poucos e meça os resultados à medida que avança, verificando os principais indicadores de desempenho (KPIs)
- Treine os funcionários adequadamente
- Projete uma abordagem de longo prazo e em fases para aprimorar sua pilha de ferramentas
- Implemente soluções completas sempre que possível
- Revisite suas ferramentas à medida que sua empresa cresce e dimensione-as com sua empresa
O embrulho
A automação comercial pode economizar tempo e dinheiro para sua empresa. A Mckinsey & Co. descobriu que o RPA por si só contribuiu para uma redução de 80% nos custos do processo.
A automação comercial é a chave para permanecer competitivo em qualquer setor.
