Todas as empresas operam com base em seus processos. No entanto, a noção de processos tende a ser uma daquelas coisas que muitas pessoas entendem, mas podem ter dificuldade em definir ou implementar adequadamente. Para qualquer pessoa do mundo dos negócios que tenha questionado: “O que são processos?” e quiser entender sua importância, este guia responderá a todas as perguntas – das mais simples às mais complexas.
Denotaremos o que é um processo, compartilharemos exemplos de processos e maneiras pelas quais você pode criar um processo ideal e ideal.
Tudo bem, vamos lá!
O que são processos?
Segundo o dicionário, um processo é definido como “uma série sistemática de ações direcionadas a algum fim”. Em qualquer ambiente, um processo é um conjunto de etapas seguidas para concluir o trabalho. Isto significa que um processo é uma série de tarefas que cria uma saída a partir de uma compilação de entradas.
Nos negócios, cada etapa da série é atribuída a uma pessoa ou equipe para ser concluída. Com cada responsabilidade, o indivíduo ou equipe deve atingir uma meta que levará o processo à próxima etapa. Um processo serve como o alicerce fundamental das operações e é o que permite o gerenciamento de processos de negócios, automação e melhoria de processos.
Em qualquer processo, a medição é um fator crucial. Desde a capacidade de medir informações/dados até a medição de saídas/resultados, você pode encontrar maneiras de calcular o valor de um processo. Isso ajuda as empresas a alcançar eficácia operacional.
Os elementos-chave de um processo
Para entender completamente o que são processos, eles são compostos por quatro elementos principais:
- Etapas/decisões: o uso de um fluxograma para mostrar a forma como o trabalho se move ao longo de cada etapa
- Tempo/Interdependência: o tempo de cada etapa respectiva e as ações necessárias que as pessoas ou sistemas de software realizam para mover o processo para a próxima etapa
- Variabilidade: tempos de processamento e como eles diferem em cada execução do processo
- Atribuição de recursos: como os insumos e as pessoas são alocados para criar resultados
A origem do processo de negócios
A primeira definição de processo de negócios veio do economista Adam Smith. Em 1776, ele desmontou o processo comercial de uma fábrica de alfinetes imaginária. Ele descreveu como 18 pessoas trabalharam juntas para fazer um alfinete.
Em seu método de descrição desse processo, ele descobriu que o simples ato de dividi-lo em cada etapa e atribuir tarefas a especialistas ao longo do caminho poderia aumentar a produtividade em 24.000%.
Importância dos Processos de Negócios
Organizações de qualquer tamanho podem se beneficiar dos processos de negócios. Em grandes organizações, principalmente, eles são usados para padronizar e agilizar atividades. Mas os benefícios dos processos de negócios não param por aí.
Os processos de negócios também ajudam a:
- Melhorar a eficiência
- Simplifique departamentos e funções
- Defina tarefas essenciais que são necessárias para atingir as metas de negócios
- Diminua o caos e maximize a eficiência
- Padronize os procedimentos em toda a organização
3 tipos de processos necessários
Os processos podem ser agrupados em categorias com base na finalidade de existência. Os três principais tipos de processos que as empresas implementam são:
- Processos Gerenciais: Esses são os processos que ajudam uma organização a planejar e projetar o futuro. Eles também podem incluir processos que mitigam riscos.
- Processos Operacionais: Esses são processos comerciais essenciais que ajudam a empresa a funcionar dia após dia. Por exemplo, se você tem uma empresa de varejo, um processo operacional seria como você solicita estoque e processa pedidos de clientes.
- Processos de Apoio: Os processos de suporte ajudam os processos operacionais e de gerenciamento a funcionar. Por exemplo, podem ser suporte técnico e integração de funcionários. Embora os processos de apoio afetem diretamente os resultados financeiros, eles são necessários para que uma empresa possa operar sem problemas.
Documentando um processo
Como muitas pessoas desempenham um papel em todos os três tipos de processos, é útil para uma empresa registrar bem seus processos. Dessa forma, qualquer pessoa que trabalhe na empresa poderá seguir as regras e a forma como os negócios são feitos.
Isso geralmente vem na forma do que é chamado de documento de procedimento operacional padrão (SOP). Um POP pode conter:
- Um cabeçalho (título/data/autor e ID incluídos)
- Lista de instruções passo a passo
- Os indivíduos e a equipe responsável por cada tarefa
- Os recursos necessários para completar cada tarefa (dinheiro, equipamento, tempo, suporte)
- Referência a outros procedimentos operacionais padrão relacionados
É mais comum que agências governamentais e empresas criem procedimentos operacionais padrão. Paralelamente, as empresas podem desenvolver fluxogramas ou representações visuais de processos. Estas acabam ajudando a encontrar lacunas e lacunas nos processos para que a melhoria dos processos possa ser implementada.
O que os processos resolvem?
Para responder totalmente à pergunta “o que são processos?” queremos dar uma olhada em como os processos podem criar soluções. Definir um processo envolve a documentação do processo, o que leva à prevenção de erros e maior eficiência.
Para retratar, no romance de Atul Gawande, The Manifesto da lista de verificação, ele mostra o quanto os processos dentro de um hospital melhoraram apenas com a criação de um checklist. 78% dos funcionários entrevistados após a criação da lista disseram que viram como a lista de verificação evitava erros.
Definir processos pode, em alguns casos, ser a diferença entre a vida e a morte para uma organização. Embora nem todas as empresas operem sob condições tão severas, ainda querem optimizar os resultados e reduzir custos através da alocação adequada de recursos. Os processos ajudam a atingir esses objetivos.
Automação de Dados e Processos
No mundo de hoje, o uso da automação para processos não se destina mais apenas ao setor manufatureiro. As empresas dependem de sistemas de software de automação de dados para mapear os seus processos e executar as suas operações da forma mais eficiente possível.
Essas ferramentas de mapeamento de processos fornecem uma estrutura clara para o trabalho da equipe financeira, fornecendo uma trilha de auditoria clara para melhorar a conformidade, reduzir a dependência crítica de pessoal, remover gargalos e permitir a análise de dados em tempo real à medida que se conecta a todos os sistemas de dados. Eles também foram criados para serem acessíveis, fáceis de implementar, gerenciar e configurar, além de serem acessíveis e intuitivos para todos os funcionários. Se você ainda não tem certeza do que são processos ou como eles podem ajudar, aqui estão alguns benefícios extras de incorporar software de automação de dados em seus processos de negócios. Ajudará em:
- Reduzindo dependências de pessoas-chave
- Removendo tarefas redundantes e monótonas
- Reduzindo custos
- Aumentando a eficiência
- Mitigar riscos e aderir à conformidade/regulamentações
- Diminuindo erros humanos
- Conectando todos os sistemas de dados e modernizando sistemas legados
- Melhorar a comunicação em toda a organização
- Fornecendo análises em tempo real para uma melhor tomada de decisões
7 etapas: um ciclo de vida de processo de negócios
Como você tem certeza de que está construindo um processo da melhor maneira? Você pode seguir estas etapas que definem o ciclo de vida do processo.
1. Defina seus objetivos: Primeiro, descreva o propósito de criar o processo. Além disso, certifique-se de decidir como você saberá se foi bem-sucedido ou não (defina seus principais indicadores de desempenho ou KPIs)
2. Mapeie seu processo: Faça um plano amplo de como você alcançará seus objetivos de negócios.
3. Alocação: Identifique cada tarefa ao longo do caminho e certifique-se de alocar os recursos humanos e as ferramentas necessárias para que cada etapa aconteça.
4. Teste o processo: Em pequena escala, execute o processo para testar seu desempenho. Se você notar alguma falha ou problema, ajuste o processo para resolvê-lo.
5. Implemente o processo: Agora, inicie o processo no ambiente ativo da sua empresa. Certifique-se de ter treinado todas as partes interessadas e implementado as ferramentas de automação necessárias para fazer o processo fluir sem problemas.
6. Monitore os resultados: Reserve um tempo para revisar como foi o processo. Escreva e registre as entradas e saídas. Dessa forma, quando precisar fazer ajustes, você terá um histórico do processo para consultar se necessário.
7. Repita: Quando seu processo estiver em situação regular, replique-o continuamente para continuar alcançando os resultados desejados.
É hora de um exemplo
Em algum momento ou outro, você provavelmente terá que implementar o processo de integração de funcionários para sua empresa. O objetivo é que esse processo ocorra da maneira mais tranquila e rápida possível, para que sua nova contratação possa estar em funcionamento.
Existem custos óbvios associados à contratação de um novo funcionário, como salário e benefícios. Mas você também terá que considerar os custos associados ao treinamento e configuração de sistemas de software com um novo usuário. Veja como você pode configurar o processo de integração:
- Prepare a documentação necessária
- Registre as informações do funcionário em um banco de dados seguro
- Envie a documentação para aprovação à pessoa essencial da sua empresa (ou seja, RH)
- Prepare a estação de trabalho do novo contratado com móveis, suprimentos de mesa, hardware e software
- Conceda acesso às ferramentas de que eles precisam
- Atribua a eles qualquer leitura ou manual obrigatório
- Crie um pacote de benefícios
- Forneça a eles uma descrição do trabalho para referência
- Dê-lhes as boas-vindas à equipe
- Atribua qualquer material de treinamento
- Explique metas de longo prazo e agende check-ins
Como projetar um processo ideal
Os melhores processos consistem nestes atributos:
- Finito: Há um começo e um fim claros
- Repetivel: Você pode executar o processo infinitamente
- Cria valor: Nenhuma etapa é executada sem motivo. Essencialmente, cada peça do quebra-cabeça cria valor.
- Flexível: Se necessário, o processo pode adaptar-se rapidamente às mudanças sem afetar as partes interessadas
Empacotando
Os processos são o que permite às organizações criar valor para os seus stakeholders internos e externos. São as etapas que captam recursos, aplicam ações e as transformam em produto ou serviço. Para maximizar a eficiência em qualquer organização, é útil implementar software de automação de dados para gerenciar processos. Dessa forma, sua equipe pode se concentrar nas tarefas de processos de alto valor, como focar em análises, trabalhar com clientes e tomar decisões.
Ter uma compreensão clara do que são processos e ser capaz de implementá-los corretamente reduzirá erros e maximizará valor. Os melhores processos são executados no menor tempo possível e com desperdício limitado de recursos. As ferramentas de automação de dados também fornecem dados e análises que podem ser usados para avaliar processos e torná-los melhores!
