Sempre há algo para melhorar quando se trata de negócios e práticas operacionais do dia a dia. Para reduzir estrategicamente onde residem as ineficiências e também criar os caminhos adequados para redefinir o processo, a modelagem de processos de negócios pode ajudar a informar melhores práticas de negócios.
O que é modelagem de processos de negócios?
Também chamada de modelagem de processos, a modelagem de processos de negócios é o uso de ilustrações para representar os processos de uma organização. É usado para gerenciamento de processos de negócios.
A modelagem de processos de negócios analisa o estado atual das coisas, e não o que pode ou será no futuro. Começa com a descrição dos processos em papel e depois passa para a digitalização. O objetivo principal é mostrar como as coisas funcionam agora para que você possa estabelecer o que precisa ser melhorado.
Os benefícios da modelagem de processos de negócios
Se feita corretamente e com as ferramentas corretas de modelagem de processos de negócios, a modelagem de processos pode ajudar as organizações, entregando os seguintes resultados:
Eficiência aprimorada:
Quando o processo é delineado e claramente compreendido, as ineficiências podem ser suprimidas. A modelagem permite que os tomadores de decisão estabeleçam procedimentos para alinhar as operações, melhorar a comunicação dos processos e a eficácia e eficiência operacional geral.
Aplicar as melhores práticas:
Qualquer coisa medida pode ser gerenciada. Quando você tem uma maneira de ver e controlar os processos, é mais provável que você obtenha consistência, pois o início e o fim de um processo são claramente definidos. Além disso, aqueles que são responsáveis pelas diferentes peças do quebra-cabeça podem ser responsabilizados.
Agilidade de Processo:
A natureza dos negócios está em constante mudança, portanto, quando uma nova regulamentação surge ou a tecnologia é atualizada, você pode naturalmente colocar essas peças no modelo de processo para se ajustar rapidamente às respectivas mudanças. Isto é especialmente verdadeiro se você usar software de automação de processos de negócios.
Transparência:
Dentro das organizações, uma das principais prioridades para o bom funcionamento é a comunicação entre os departamentos e as partes interessadas externas. Quando todos podem estar na mesma página, literalmente, há uma imagem clara de como as coisas funcionam, o que ajuda a evitar confusões ou atrasos no processo.
Vença a competição:
Em última análise, seu objetivo é entregar o melhor produto e serviço do mercado, o que significa ser capaz de vencer a concorrência. Se seus processos estiverem fluindo sem problemas e você puder operar com eficiência ideal, você estará à frente dos concorrentes.
Perspectivas de modelagem de processos de negócios
As abordagens de modelagem de processos são estruturadas com base na perspectiva. Existem vários aspectos identificáveis, incluindo:
Funcional:
Esta modelagem concentra-se na descrição do processo dinâmico, por exemplo, através de diagramas de fluxo de dados. Quatro símbolos denotam o processo, a saber: processo, armazenamento, fluxo e entidade externa. Esta é uma perspectiva típica para engenharia de software e sistemas.
Comportamental:
Esta perspectiva mostra os estados e as transições entre os estados do processo. Os eventos desencadeiam transições de estado. Os sistemas e telecomunicações em tempo real baseiam-se frequentemente nesta modelação.
Estrutural:
O foco principal desta perspectiva é uma entidade, seja ela um objeto, conceito ou coisa. Analisa a conexão entre a entidade e seu relacionamento com outras entidades, bem como os atributos, ou um valor para a dinâmica entre uma entidade e seus relacionamentos.
Organizacional:
O modelo descreve quem e onde os aspectos de um processo são concluídos.
Informativo:
Isso mostra onde a informação é produzida e analisada.
Técnicas de modelagem de processos de negócios
Existem muitas técnicas para abordar a modelagem de processos de negócios. Aqui está uma olhada em alguns caminhos padrão para fazer isso funcionar:
Notação de modelagem de processos de negócios (BPMN):
Faz uso de linhas, setas e formas geométricas que simbolizam as nuances de um processo. Embora seja uma linguagem relativamente simples, ainda requer alguém que saiba interpretar o significado dos símbolos para entendê-la.
Notação Universal de Processo (UPN):
Intuitivamente, o UPN fornece um sistema de caixas de seleção para mostrar quem é o responsável, quando uma tarefa deve ser concluída no processo e a conclusão do trabalho através do uso de uma marca de seleção.
Fluxogramas:
Os fluxogramas representam as entradas e saídas das etapas de um processo.
Gráfico de Gantt:
Semelhante a um fluxograma, um gráfico de Gantt também descreve um processo inteiro, mas em vez de ser descrito em ordem cronológica, um gráfico de Gantt oferece uma visão geral mais holística, incluindo o tempo necessário para cada parte.
Redes de Petri:
Este modelo usa codificação por cores para categorizar usuários e rotas em cores diferentes para facilitar o entendimento.
Como fazer modelagem de processos de negócios
Pronto para começar sua própria modelagem de processos de negócios? Este é o seu caminho rápido para o sucesso:
- Modele o processo existente: Use um dos métodos mencionados acima para delinear os processos de negócios atuais (em papel ou com software).
- Identifique ineficiências: Questione onde e como o processo poderia ser melhorado.
- Processos de design para ser: Depois de identificar onde estão as ineficiências, você pode implementar uma abordagem para melhorar o processo.
O que é necessário em software de modelagem de processos de negócios
O uso da tecnologia na forma de software de modelagem de processos pode aliviar significativamente o estresse da modelagem de processos de qualquer indivíduo. Com o uso de automação, análises profundas e relatórios fáceis de ler, você pode aproveitar a ferramenta de software de modelagem para fazer o trabalho pesado para você. O melhor software é:
- Fácil de aprender.
- Simples para as equipes se comunicarem entre si.
- Barato e compatível com a indústria.
- Capaz de simular o fluxo de trabalho antes de implementá-lo.
Uma relação simbiótica: ferramentas de modelagem de processos de negócios e automação de processos
A modelagem de processos de negócios funciona com ferramentas de automação de processos para melhorar as funções de negócios. Ter um sem ordem é como ter um carro sem gasolina. Com a modelagem de processos, você tem a estrutura de como um processo deve funcionar, mas precisa da ferramenta de automação para fazer o processo passar de A para B da maneira mais eficiente.
As ferramentas de automação de processos são a aplicação de como pegar a teoria da modelagem de processos de negócios e colocá-la em ação. Depois de usar a modelagem de processos para avaliar como seu negócio funciona, você desejará usar ferramentas de automação para obter melhorias de processos e maximizar resultados .
Por exemplo, se você administra uma instituição financeira, pode descrever o processo de aprovação de um pedido de crédito. Pode ser uma tarefa lenta, tediosa e repetitiva para um funcionário que deve passar por várias etapas para aprovar um candidato. Ao mesmo tempo, eles precisam se preocupar com a conformidade e com os riscos de conformidade. Então, você percebe que a ineficiência do processo e o perigo de fraude ou erro humano residem no trabalho manual.
Para melhorar o processo, você pode usar uma ferramenta de automação de software como o SolveXia, que utiliza automação robótica de processos (RPA), ou um robô que pode ser treinado para seguir as etapas que o ser humano executa para fazer o mesmo trabalho em menos tempo e com mais precisão. De acordo com a McKinsey & Company, o retorno do investimento apenas no primeiro ano de RPA pode oferecer entre 30-200% de poupança de mão-de-obra.
Benefícios da Automação de Processos na Modelagem de Processos de Negócios
Com uma ferramenta de automação instalada, você pode otimizar e agilizar facilmente os processos de negócios. A ferramenta permite uma visão geral robusta de como os métodos atuais estão sendo implementados e gerenciados, e também pode fornecer relatórios e painéis para deduzir o sucesso de um processo contínuo. Quando estiver pronto para implementar um novo processador, atualizar uma prática existente, você poderá integrar as etapas automaticamente e ver seus efeitos em tempo real para que, se falhar, possa falhar rapidamente e reverter até redefinir o processo.
Além disso, para otimizar a própria automação de processos, você pode usar a modelagem de práticas de negócios para ver quem precisa de quais dados e métodos de conformidade. Os dois trabalham lado a lado para apoiar um ao outro na otimização das funções de negócios.
O resultado final
Na verdade, independentemente de como você opte por implementar a modelagem de processos de negócios, você fará seu negócio avançar ao implementar melhorias nos processos. Essas melhorias podem ser implementadas, gerenciadas, organizadas e analisadas de maneira mais eficiente por meio do uso de ferramentas e software de automação como o SolveXia.
