As funções financeiras passam por reconciliação de contas para garantir a precisão das transações e extratos. Administrar um departamento financeiro equivale a ter muitas responsabilidades e preocupações, especialmente aquelas que tratam de conformidade e regulamentações como reconciliação. Com a automação da reconciliação, é possível agilizar o processo de reconciliação de contas (e, por sua vez, o processo de fechamento financeiro), ao mesmo tempo que aumenta a precisão, melhora a conformidade e promove a transparência.
Vamos dar uma olhada no que o software de reconciliação traz para a mesa.
O que é reconciliação de contas?
A reconciliação de contas é o processo de comparação de dois conjuntos de registros ou dados para verificar se eles correspondem. Nos negócios, isso pode ser realizado diariamente, semanalmente, mensalmente, trimestralmente ou anualmente. Qualquer notificação de dados desencontrados deverá ser investigada e retificada para que os conjuntos de registros sejam considerados reconciliados.
Devido à quantidade de transações e dados que passam por sistemas muitas vezes díspares, é possível que ocorram erros. Estes erros acabarão por afectar as demonstrações financeiras de uma organização, o que poderá ter graves consequências tanto no que diz respeito a resultados jurídicos como a decisões de negócio.
O que é automação de reconciliação?
A automação de reconciliação é a aplicação de software para concluir automaticamente o processo de reconciliação, em vez de ter que fazê-lo manualmente. As ferramentas de reconciliação aproveitam o poder da automação robótica de processos e da inteligência artificial (com a ajuda de APIs) para poder extrair dados de múltiplas fontes e comparar registros rapidamente. O sistema não apenas realiza a reconciliação de contas com a máxima rapidez, mas também elimina o risco de erro humano, tornando-o um processo preciso.
O software alertará então seus usuários quando ocorrer alguma anomalia para fins de investigação. Os usuários podem editar e observar a causa da discrepância. O sistema armazena quaisquer entradas externas para documentação, o que garante a conformidade através da criação de trilhas de auditoria.
Ao incorporar a automação, as equipes financeiras liberam todo o tempo que, de outra forma, gastariam comparando registros manualmente. Em muitos casos, isso ocorre por meio de planilhas do Excel, o que pode causar problemas de controle de versão e colaboração e torna a padronização do processo uma tarefa complicada.
Por que a automação da reconciliação é importante?
Para superar os desafios da reconciliação manual de contas, automatizar o processo prova seu valor e importância no momento em que você começa a usar o software de reconciliação. Embora a ferramenta reduza o tempo necessário para realizar uma reconciliação manualmente, ela também cuida do custo de oportunidade de seus funcionários. Em vez de gastarem o seu tempo numa tarefa repetitiva que poderia ser concluída com mais precisão com software, agora têm tempo para alocar as suas competências de alto nível em áreas que requerem genuinamente interação humana.
Além disso, algumas organizações entendem que a natureza demorada da reconciliação manual não é viável com frequência. Como tal, atrasarão e distribuirão o seu processo de reconciliação trimestralmente ou mesmo anualmente, em vez de diariamente, semanalmente ou mensalmente. Isso pode causar sérios problemas quando os dados não correspondem, porque é ainda mais difícil encontrar os motivos. Pior ainda, com dados imprecisos, podem ter sido tomadas decisões que de outra forma não teriam sido o caso se os dados estivessem corretos.
Com a reconciliação automatizada, as organizações podem aumentar a frequência da reconciliação. Ao garantir dados precisos de forma contínua, os líderes da organização podem tomar melhores decisões de negócios que impactam os funcionários, as partes interessadas e os clientes.
Benefícios das ferramentas de automação de reconciliação
O valor agregado com a adição de ferramentas de automação de reconciliação é difícil de ignorar. Aqui, compilamos os principais benefícios que sua organização obterá ao aplicar a automação de reconciliação:
- Simplifique o processo de reconciliação: A reconciliação raramente será abordada como uma escolha. A maioria das empresas é regulamentada para reconciliar as contas e muitas vezes isso envolve várias pessoas para fazê-lo. O processo é dividido em etapas repetitivas que uma ferramenta de automação pode simplesmente delinear, executar e simplificar para reduzir gargalos e dependências de pessoas-chave.
- Melhore os controles internos: Quando o software gerencia o processo, as equipes de gestão humana ganham melhores controles internos. Eles podem garantir que o processo esteja funcionando como deveria e, se surgir algum problema, não haverá demora em resolvê-lo devido a alertas e notificações do sistema.
- Otimize e padronize o processo: As organizações estão cada vez mais dispersas devido à natureza digital do trabalho e às capacidades da tecnologia para auxiliar os fluxos de trabalho. Como tal, os profissionais de finanças podem realizar o seu trabalho em diferentes locais, mas ainda assim é imperativo que o façam de acordo com os processos definidos pela organização. As ferramentas de automação padronizam o processo e, com controles internos aprimorados, é fácil otimizar as etapas.
- Reduza erros: É inevitável – os humanos cometem erros. Isto é especialmente verdadeiro quando há muitos dados que exigem muita atenção aos detalhes. A automação da reconciliação reduz os erros inerentemente.
- Economizar tempo: A automação é capaz de maximizar a capacidade comparando e combinando registros em alta velocidade. Isso economiza tempo de todos na necessidade de reunir dados, estruturá-los adequadamente para revisão e, em seguida, atualizar e compartilhar as alterações com todas as partes.
- Reduza a fraude: A reconciliação de contas pode fornecer às organizações uma maneira de detectar atividades fraudulentas. Quando a reconciliação é realizada em tempo hábil devido à automação, é possível detectar fraudes imediatamente, o que pode resultar em menos danos à organização.
- Aumentar a satisfação dos funcionários: Se você perguntasse às pessoas da sua equipe que realizam a reconciliação manual se elas gostam do processo, é provável que o considerem trabalhoso e tedioso. Com o auxílio da tecnologia, sua equipe pode liberar tempo e reduzir a repetição, criando assim um ambiente no qual pode se concentrar em tarefas mais gratificantes.
- Aumente a confiança nos dados: Mesmo com os melhores profissionais de finanças, a reconciliação manual de contas ainda terá uma margem de erro e dúvida. Quando automatizado, você pode ter certeza de que os dados são precisos e, portanto, a reconciliação também o é.
- Melhorar a transparência: Todos com controle de acesso ao sistema podem verificar o processo de reconciliação de contas. Diga adeus às inúmeras ligações, check-ins e reuniões em torno do fechamento financeiro, pois você terá toda a visibilidade que precisa, exatamente quando precisar.
Problemas de reconciliações manuais
Embora seja possível realizar bem as reconciliações manuais, é naturalmente demorado, sujeito a erros e suscita a necessidade de muita supervisão.
Ao realizar esta tarefa manualmente em qualquer intervalo, sua equipe poderá encontrar desafios, como:
- Falta de responsabilização devido às várias etapas e pessoas envolvidas no processo
- Perder prazos e comunicar mal o andamento atual do processo
- Tempo perdido e oportunidades perdidas
- Uma maior necessidade de microgerenciamento, check-ins e reuniões sobre o processo para garantir que todos estejam na mesma página
- Risco de conformidade e incapacidade de padronizar o processo
Como a automação de reconciliações pode ajudar: exemplos
Ferramentas de reconciliação baseadas em nuvem, pode ser usado e aplicado a qualquer tipo de reconciliação que sua organização precise realizar. Eles podem abranger:
- Reconciliação bancária: Comparar livros contábeis internos com extratos bancários em qualquer frequência de vencimento
- Pagamentos diretos: Garantir que os pagamentos diretos ao departamento de contas sejam devidamente recebidos e documentados
- Fundamentação do balanço: Acompanhe todas as contas bancárias comerciais e transações nas demonstrações financeiras
- Fornecedores externos: Reconcilie contas de terceiros e melhore o relacionamento com os fornecedores, nunca perdendo um pagamento ou realizando uma transação errada
- Contas em moeda estrangeira: O software pode combinar facilmente contas em moeda estrangeira para reconciliar quaisquer diferenças nas taxas com acesso a dados em tempo real
Passos para melhorar as reconciliações hoje
Saber como e por onde começar a automatizar o processo de reconciliação não precisa ser uma tarefa difícil. Fazer isso passo a passo torna tudo mais fácil.
Considere o seguinte se quiser aprimorar o processo de reconciliação de sua equipe:
- Comece revisando e analisando seu atual processo de fechamento financeiro
- Use um fluxograma ou ferramenta de modelagem de processo para delinear o processo
- Verifique se há ineficiências ou qualquer trabalho duplo
- Defina funções e responsabilidades para ver se há algo que possa ser excluído do processo
- Estabeleça claramente as metas e priorize se for necessária ênfase em qualquer etapa do caminho
- Considere as ferramentas de software do mercado que podem ajudar
- Agende uma demonstração e comece a automatizar o processo!
Áreas para focar na automação de reconciliação de contas
Depois de decidir sobre o software a ser implantado em sua organização, é importante focar em três áreas, a saber:
- Conexão de origem: Conecte seu software aos sistemas de origem (ou seja, razão geral e ERP) por meio de APIs para que o software seja projetado adequadamente para integração com suas ferramentas e dados existentes
- Fluxos de trabalho automatizados: Para minimizar a necessidade de tarefas manuais, automatize seus fluxos de trabalho. Com ferramentas como SolveXia, você pode usar a ferramenta fácil de arrastar e soltar para projetar fluxos de trabalho com uma biblioteca de ações pré-existente
- Notificações e alertas: Defina os critérios pelos quais o sistema deve alertar os membros da sua equipe quando ocorrer uma anomalia
Pensamentos finais
A automação da reconciliação pode turbinar a produção da sua equipe, aumentando a produtividade, melhorando a precisão, melhorando a transparência e reduzindo o risco de conformidade. Com o tempo liberado que de outra forma seria gasto na reconciliação manual, você pode abrir a porta para uma equipe de pessoas que podem agregar mais valor, ao mesmo tempo que obtêm satisfação superior com o trabalho que realizam.
Se você tiver alguma dúvida específica ou quiser ver como o SolveXia pode aumentar dez vezes o seu processo de reconciliação de contas, estamos aqui para ajudar!
