Supervisionar as finanças de uma empresa significa supervisionar uma quantidade incontável de transações que, esperançosamente, continuarão a crescer em volume. A reconciliação no sector bancário é um processo crucial que deverá aliviar os encargos, em vez de os causar.
Aqui, veremos o que envolve a reconciliação bancária e analisaremos como algumas das melhores ferramentas automatizadas de reconciliação podem agilizar essa função financeira crítica.
Resumo
O que é reconciliação bancária?
Qual é o objetivo da reconciliação bancária?
Quais são as perguntas comuns sobre reconciliação bancária?
Quais são as etapas da reconciliação bancária?
Quais são os desafios comuns de reconciliação bancária?
Por que usar software de reconciliação bancária?
Quais são as dicas de melhores práticas para reconciliações bancárias?
Embrulhar
O que é reconciliação bancária?
A reconciliação bancária é o processo contábil de verificação cruzada dos registros internos da conta de caixa de uma empresa com as informações relevantes de um extrato bancário.
Idealmente, os registros da transação serão iguais. No entanto, existem certas razões explicáveis pelas quais isso não aconteceria. O objetivo da reconciliação bancária é entender se a discrepância é temporária ou se há algo mais acontecendo que precisa ser resolvido ou ajustado.
A reconciliação bancária é uma parte importante do processo de fechamento financeiro de final de mês, por isso é necessário que seja simplificada, precisa e realizada com agilidade.
Qual é o objetivo da reconciliação bancária?
A reconciliação no setor bancário ajuda as empresas a manter o controle de sua situação financeira e a produzir demonstrações financeiras confiáveis. Ao comparar seus livros internos com extratos bancários externos, sua empresa é capaz de:
1. Compreenda o desempenho financeiro
A reconciliação bancária elimina suposições do seu processo de tomada de decisão, apresentando seu desempenho financeiro com precisão.
2. Resolver erros
Você pode encontrar erros e esclarecê-los antes que fiquem grandes demais para serem resolvidos.
3. Identifique e impeça a fraude
Ao revisar as transações cuidadosamente, você pode detectar fraudes ou pagamentos incorretos.
4. Arquivo de impostos
Registros reconciliados são necessários para enviar declarações fiscais.
5. Obtenha incentivos fiscais
Ao realizar a reconciliação bancária, você pode classificar despesas que são consideradas deduções fiscais.
Quais são as perguntas comuns sobre reconciliação bancária?
Como todas as empresas deveriam realizar reconciliações bancárias, muitas perguntas recorrentes tendem a surgir. Vamos dar uma olhada neles.
Os registros precisam corresponder perfeitamente?
Seria bom se tudo estivesse alinhado exatamente, mas há uma boa razão para que isso não aconteça. Por exemplo, pode haver atrasos nos depósitos ou saques bancários.
O momento em que você realiza a reconciliação bancária pode não corresponder exatamente ao momento em que seu extrato bancário é enviado, o que também pode causar algumas diferenças.
Em última análise, não, as transações não precisam corresponder exatamente, mas você precisa entender por que elas não correspondem e ter uma razão válida para isso.
Com que frequência devo reconciliar extratos bancários?
Cada negócio é diferente. Alguns realizam seu extrato de reconciliação bancária mensalmente, outros podem fazê-lo diariamente ou trimestralmente. No entanto, quanto mais frequentemente você fizer isso, menos complicado será. O software de conciliação bancária permite realizar até mesmo no dia a dia, sem interrupção de suas tarefas regulares.
Como devo realizar a reconciliação bancária?
Vamos nos aprofundar nas etapas exatas abaixo, mas com a ajuda do software de automação, o sistema pode fazer o trabalho pesado para você. O software de reconciliação e automação conectará seus sistemas de dados, extrairá as informações necessárias, fará referência cruzada de transações e notificará você sobre quaisquer exceções.
Quais são as etapas da reconciliação bancária?
Conforme prometido, é hora de rever como é na prática a reconciliação bancária. Embora cada empresa possa ter uma abordagem diferenciada sobre como executar cada etapa, as etapas da reconciliação bancária são as seguintes:
1. Colete dados
Você precisa ter registros disponíveis para referência cruzada primeiro. Para reconciliação bancária, isso inclui extratos contábeis internos de sua conta em dinheiro e extratos bancários externos. Os extratos bancários normalmente são enviados automaticamente, mas você sempre pode solicitá-los ou baixá-los online.
2. Revise o extrato bancário
Dê uma olhada em seu extrato bancário para ver se há alguma transação não identificável. Fique de olho nos depósitos, taxas, cobranças bancárias e saques.
3. Verificação cruzada de registros
O evento principal: cruzar as transações dos registros bancários com as do seu livro-razão interno. Nesta etapa, as datas e os valores são comparados. Quando realizado manualmente, você pode imaginar como isso se torna demorado e sujeito a erros.
Isto é especialmente verdadeiro com alto volume de transações e o uso de vários processadores de pagamento (ou seja, eBay, Stripe, Worldpay, cartões de crédito, etc.). O software de automação agiliza o processo com imensa precisão, para que sua equipe possa se concentrar em alto nível e valor agregado. em vez disso, tarefas.
4. Faça ajustes
Se aparecer alguma discrepância e você precisar fazer ajustes nos registros contábeis ou no extrato bancário, agora é a hora. Anote o raciocínio também. O software de automação armazena e protege esses dados, facilitando a obtenção de trilhas de auditoria.
5. Reconciliar contas
Quando os saldos entre sua conta em dinheiro e seu extrato bancário estiverem alinhados, seu processo de reconciliação estará concluído. Agora, você repetirá o processo na frequência desejada.
Quais são os desafios comuns de reconciliação bancária?
Com tantas peças em movimento, a reconciliação bancária muitas vezes pode causar alguma sobrecarga quando os registros não coincidem.
Em muitos casos, é explicável, mas os desafios que causam estas discrepâncias estão muitas vezes fora do controlo da empresa, pois podem incluir:
1. Dinheiro em trânsito
Os depósitos em dinheiro levam algum tempo para serem compensados e aparecerem no extrato bancário. Portanto, eles aparecerão no seu livro-razão, mas demorará algum tempo para aparecer no seu extrato bancário. Com contas de alto volume, é mais provável que haja transações em trânsito.
2. Erros de entrada de dados
Entrada de dados digitada incorretamente e erros acontecem. Encontrar um erro leva tempo, por isso é sempre aconselhável automatizar o máximo possível de funções com muitos dados desde o início.
3. Taxas bancárias
Os bancos cobram taxas. Algumas transações em si estão associadas a taxas, mas também podem haver taxas de atraso de pagamento e de cheque especial. Com a reconciliação bancária regular, você pode evitar algumas dessas taxas para economizar dinheiro.
4. Fraude
Fraude e atividades suspeitas podem ser as culpadas pela não correspondência de seus saldos. A reconciliação bancária é um processo fundamental para detectar essas situações negativas antecipadamente, para que você possa impedi-las antes que elas fiquem fora de controle.
Por que usar software de reconciliação bancária?
Quando se trata de reconciliação bancária, o processo é demorado e altamente sujeito a erros devido aos detalhes envolvidos, principalmente quando feito manualmente. Os desafios mencionados podem ser resolvidos com o auxílio de softwares de automação.
O software de reconciliação bancária torna todo o processo contínuo, preciso e rápido. Com software e automação de conciliação bancária, você ganha:
1. Precisão
Não importa quão boa seja sua equipe, o erro humano é inevitável. Com um software de automação, você pode evitar esses erros.
2. Produtividade
Em vez de sua equipe gastar incontáveis horas comparando e combinando dados, o software de automação pode fazer isso e aumentar seus níveis de produtividade em 100x.
3. Padronização
Como a reconciliação bancária faz parte da conformidade e adesão às regulamentações, a padronização é fundamental para reduzir os riscos. Com a automação de processos, você pode mapear, projetar e implementar o processo em seus escritórios com facilidade.
A automação financeira, especialmente as melhores ferramentas de reconciliação, agiliza suas funções financeiras mais importantes, liberando assim o tempo de sua equipe, economizando dinheiro e aumentando a produtividade para realizar mais.
Quais são as dicas de melhores práticas para reconciliações bancárias?
Num esforço para agilizar a sua reconciliação no processo bancário, considere implementar estas melhores práticas.
1. Consolidar contas
As vezes menos é mais. Se você tiver várias contas inativas ou com pouca atividade, comece consolidando suas contas.
2. Reconcilie consistentemente
Defina um cronograma para a reconciliação bancária e cumpra-o. Isso tornará cada período subsequente mais fácil de fechar.
Como regra geral, a maioria das empresas fará reconciliações pelo menos mensalmente, mas só há vantagens em fazer isso com mais frequência, especialmente quando você está aproveitando uma solução de automação.
3. Use automação
Falando em automação como solução, usar a tecnologia para te auxiliar é o melhor que você pode fazer. Você pode selecionar uma solução sem código/low-code sem curva de aprendizado para estar pronta e funcionando rapidamente.
Dessa forma, você pode transformar seu demorado processo de reconciliação bancária em um empreendimento rápido, preciso e produtivo. Com o software de automação certo, você pode concluir processos 85 vezes mais rápido, reduzir erros em mais de 90% e, ao mesmo tempo, aumentar a satisfação dos funcionários!
Embrulhar
A reconciliação bancária é um processo obrigatório, por isso há boas razões para investir numa solução que o possa ajudar a agilizar o processo.
O software de automação financeira pode ajudá-lo a executar as etapas críticas do processo demorado com maior precisão, para que sua equipe possa alocar seu tempo em mais insights, estratégias e responsabilidades de valor agregado.
