Uma de suas funções de negócios mais importantes é o processo de reconciliação, portanto, é razoável que você queira manter supervisão e controle interno adequados sobre o processo recorrente. Os controles de reconciliação são necessários para que você possa permanecer confiante em suas demonstrações financeiras e relatórios.
Veremos como são os controles de reconciliação de contas em ação e também descobriremos como o software de automação pode melhorar seus controles e facilitar sua carga de trabalho.
Resumo
O que é um controle de reconciliação de contas?
Quais são os benefícios das reconciliações de contas?
Quais são os problemas com reconciliações de contas?
Com que frequência você deve realizar reconciliações de contas?
Quais são os exemplos de reconciliação de contas?
Quais são as dicas de práticas recomendadas para reconciliações?
O que são controles internos?
Quais são os problemas com controles internos fracos?
Por que prevenir riscos com controles internos?
Quais são os exemplos de controles de reconciliação interna?
Como funciona o software de automação de reconciliação?
Considerações finais
O que é um controle de reconciliação de contas?
A reconciliação de contas é o processo de comparação do seu livro-razão interno com extratos externos para garantir que os detalhes da transação estão corretos. Em última análise, os saldos das suas declarações devem ser iguais entre si e, se houver algo faltando ou incorreto, será realizada uma investigação para remediar.
O controle de reconciliação de contas é um processo primário que mantém a precisão do razão geral da sua empresa. Concluir a reconciliação da conta é uma etapa necessária do processo de fechamento do mês. Ao realizar uma reconciliação completa e adequada, você poderá garantir que nenhuma alteração ou transação não autorizada ocorreu.
Quais são os benefícios das reconciliações de contas?
As reconciliações de contas devem ser consideradas inegociáveis em empresas de qualquer tamanho. Isso ocorre porque a maioria das decisões será baseada na saúde financeira da sua empresa, portanto, você deve ter uma noção firme de sua posição para fazer as escolhas certas.
Além de ter a visão correta de suas finanças, as reconciliações de contas também ajudam a:
1. Identifique a fraude
Você pode identificar diferenças materiais e descobrir se isso se deve a um erro genuíno ou a uma atividade fraudulenta.
2. Forneça relatórios fiscais precisos
As declarações fiscais corretas dependem da precisão de suas demonstrações financeiras, que é o que a reconciliação de contas foi projetada para confirmar.
3. Validar entradas
A reconciliação de contas também auxilia no controle de dados, para que você possa acompanhar os registros em seu sistema para verificar se não há imprecisões ou entradas duplicadas.
4. Permaneça em conformidade
Com a reconciliação, você pode acompanhar itens de conformidade regulatória, como as provisões necessárias ou os investimentos permitidos.
Quais são os problemas com reconciliações de contas?
Antes que a tecnologia atendesse às necessidades dos negócios, as empresas dependiam de planilhas díspares e reconciliações manuais. Basta dizer que algumas empresas (talvez até a sua) ainda estão neste barco e procuram resolver as ineficiências que o acompanham.
Os desafios com a reconciliação manual de contas são onipresentes, incluindo:
- Erros manuais como erro humano são inevitáveis
- A fraude pode passar despercebida
- Perda de tempo
- Dificuldade em coletar dados em um local centralizado
- Falta de padronização e controle interno
Com o software de automação financeira, as reconciliações podem ser automatizadas, garantindo máxima precisão, economia de tempo e transparência.
Com que frequência você deve realizar reconciliações de contas?
As reconciliações de contas podem ser realizadas em diferentes frequências, dependendo do seu negócio e do volume de transações. No entanto, é uma prática recomendada realizar pelo menos reconciliações de contas mensalmente.
Se você tem uma empresa que trabalha com um fluxo intenso de transações e usa vários processadores de pagamento (ou seja, Worldpay, Stripe, Amazon, eBay, etc.), é muito benéfico realizar reconciliações semanalmente ou mesmo diariamente.
O software de automação alivia a carga e torna isso totalmente viável, pois seus dados permanecem conectados, a correspondência de transações ocorre em segundos e, ao mesmo tempo, sua equipe pode continuar trabalhando em responsabilidades que agregam valor.
Quais são os exemplos de reconciliação de contas?
Existem alguns tipos diferentes de reconciliação de contas e cada um deles oferece seu próprio valor crítico.
Aqui está uma olhada em algumas das formas de reconciliação mais comumente praticadas:
1. Reconciliação Bancária
A reconciliação bancária compara seu saldo de caixa com seu extrato bancário durante cada período contábil. Ele é concluído para garantir que as entradas e saídas de caixa foram registradas corretamente.
2. Reconciliação de Fornecedores
A reconciliação de fornecedores analisa os extratos dos fornecedores em comparação com o razão da empresa para garantir que os fornecedores estejam sendo pagos adequadamente.
3. Reconciliação de caixa
A reconciliação de caixa analisa os fundos que estão sendo gastos da caixa para pequenas despesas.
Quais são as dicas de práticas recomendadas para reconciliações?
Como a reconciliação de contas ocorre pelo menos mensalmente, é altamente benéfico agilizar o processo e otimizá-lo tanto quanto possível.
Tenha em mente estas práticas que certamente o ajudarão durante seus processos de reconciliação:
1. Projete processos claros
Ter a reconciliação de sua conta claramente documentada e declarada garante que todos que fazem parte do processo estejam cientes de seus deveres.
A documentação deve incluir normas sobre como os lançamentos devem ser registados, como resolver discrepâncias e que tipos de atividades existem em cada conta. Quando você incorpora um software de reconciliação ao mix, o mesmo pode ser dito sobre a declaração clara de como ele deve ser usado.
2. Utilize tecnologia
As ferramentas de reconciliação de contas são uma virada de jogo absoluta quando se trata de reconciliação. O software de automação conecta seus dados (inclusive de planilhas) e realiza a correspondência de transações para você.
Esta solução escalonável reduz erros e aumenta a eficiência geral. O software de automação financeira pode fornecer processos 100 vezes mais rápidos e com 90% menos erros.
3. Seja consistente
Defina seu cronograma de reconciliação (seja diário, semanal, mensal, trimestral ou anual) e cumpra-o. Ao fazer isso, todos ficam cientes do que se espera deles e os prazos não passarão despercebidos.
O que são controles internos?
Quando se fala em controlos de reconciliação, só faz sentido definir o controlo interno como um todo para perceber porque é que é tão importante.
O controlo interno refere-se à forma como os executivos e as principais partes interessadas podem reter “garantia razoável” relativamente à conclusão das actividades.
Esses incluem:
- Precisão dos relatórios financeiros
- Conformidade regulatória
- Eficiência operacional
À medida que as equipas e as empresas trabalham remotamente e globalmente, o conceito de controlo interno torna-se cada vez mais importante. Com o software de automação, as empresas podem padronizar suas práticas, proteger seus dados e evitar erros – tudo isso contribui para manter o controle interno adequado.
Quais são os problemas com controles internos fracos?
Para cumprir os requisitos regulamentares, cumprir prazos e evitar erros de comunicação, as empresas precisam de manter controlos de detecção para remediar quaisquer erros antes de apresentarem queixa aos reguladores.
Em muitos casos, é necessária uma auditoria para localizar os erros; mas se chegarmos a isso, então é um sinal de que temos controles internos fracos. Se a auditoria não tivesse ocorrido, o erro poderia ter passado despercebido.
Fortes controles internos podem evitar que esse tipo de situação prejudicial ocorra. Muitas empresas estão a perceber que podem superar deficiências materiais nas suas auditorias, mantendo um controlo interno adequado sobre os relatórios financeiros através de reconciliações de contas.
Ao usar software de automação, as empresas podem reduzir drasticamente os erros em 90% e reduzir os processos manuais. Isto é especialmente útil ao lidar com um grande volume de transações entre vários provedores de pagamento.
Por que prevenir riscos com controles internos?
Os controles internos em suas principais funções financeiras promovem a confiança e a precisão das informações, como as demonstrações financeiras.
Ao garantir que seu processo esteja funcionando perfeitamente e supervisionar sua reconciliação, você pode mitigar os riscos para seu negócio. Por exemplo, você pode ajudar a detectar fraudes desde o início, para que elas não se transformem em problemas maiores.
Você poderá reduzir os riscos regulatórios e de conformidade. E as partes interessadas e os executivos saberão que as informações que recebem estão corretas, portanto, quando tomam decisões críticas, há menos com que se preocupar.
Quais são os exemplos de controles de reconciliação interna?
Existem vários exemplos de controles de reconciliação interna que funcionam para apoiar a precisão das informações.
Alguns desses controles incluem:
1. Segregação de Funções
Ao segregar funções, nenhum funcionário pode conduzir o processo e dar sua aprovação. As funções divididas entre os funcionários incluem: custódia de ativos, autorização/aprovação, atividade de reconciliação e registro de transações.
2. Delegação de Autoridade
A delegação de autoridade refere-se à prática de identificar as principais pessoas responsáveis pela realização de atividades específicas. Uma vez que o gestor ou líder delega uma responsabilidade, ainda cabe a ele ser responsabilizado pelo trabalho executado pela pessoa a quem delega.
Ao usar software de automação, todos os controles de reconciliação interna podem ser praticados de forma inerente. O sistema permite controle de acesso, atribuição de responsabilidades e definição de fluxos de trabalho padronizados com controle de versão e segurança.
Dessa forma, você pode ter certeza de que tudo o que ocorre no sistema é verificável, auditável e controlado.
Como funciona o software de automação de reconciliação?
O software de automação de reconciliação agiliza o processo de reconciliação e reduz a necessidade de intervenção humana. O software automatiza todas as etapas extraindo dados de várias fontes de informações financeiras, incluindo extratos bancários, serviços comerciais, sistemas ERP e muito mais.
Em seguida, o software compara os saldos entre as fontes e notifica sua equipe sobre quaisquer discrepâncias entre eles. Como resultado, sua equipe financeira e contábil não fica mais presa na necessidade de comparar transações linha por linha.
O software de reconciliação possui muitos recursos, como:
- Fluxos de trabalho de aprovação automatizados
- Modelos de reconciliação
- Checklists para padronização de processos
- Segurança e armazenamento de dados
- Trilhas e relatórios de auditoria
- Painéis personalizáveis
Considerações finais
Com controles de reconciliação eficientes, sua empresa tem potencial para prosperar e estar bem equipada para recursos ideais de tomada de decisão.
A reconciliação de contas é um processo obrigatório e o software de automação é uma solução obrigatória para aumentar a eficiência, reduzir erros e manter o controle interno das finanças da sua empresa.
