Todo CFO concordaria que a precisão é de extrema importância no que diz respeito às finanças empresariais. E a maioria dos CFOs e equipas financeiras também concordariam que o processo de encerramento financeiro está repleto de tarefas complicadas que muitas vezes demoram mais do que deveriam.
Com o processo de reconciliação como a principal parte da lista de tarefas, automatizar o processo de reconciliação na contabilidade pode liberar muito tempo.
Compartilharemos o que é uma declaração de reconciliação e como o software de automação financeira pode levar seu negócio para o próximo nível!
Resumo
O que é Reconciliação?
Por que a reconciliação é importante?
Como entender a reconciliação?
Quais são os tipos de reconciliação?
O que são métodos de reconciliação?
O que é o processo de reconciliação?
Quais são as melhores práticas de reconciliação?
Pensamentos finais
O que é Reconciliação?
Reconciliação é o processo de comparação de dois conjuntos de registros, interna e externamente, para garantir que estejam de acordo um com o outro.
Ao fazer isso, a reconciliação de contas ajuda as empresas a manter seu razão geral atualizado e preciso, para que todas as suas demonstrações financeiras estejam corretas. Desde relatórios regulatórios até a tomada de decisões de negócios mais informadas, a reconciliação é uma parte crucial do processo de fechamento do final do mês para empresas de qualquer tamanho.
Por que a reconciliação é importante?
Além de permanecer em conformidade, a reconciliação é necessária para ser executada de forma consistente para vários outros fins. Esses incluem:
- Garantir a precisão das informações financeiras
- Verificando se todas as transações foram autorizadas
- Ajudar a detectar fraudes antecipadamente para remediá-las e impedi-las
- Tomar decisões de negócios baseadas em dados
- Detecção de erros (ou seja, pagamentos duplos, pagamentos perdidos, erros de cálculo, etc.)
- Acompanhamento de contas a pagar e contas a receber
- Ter um bom entendimento do fluxo de caixa
Quando realizado manualmente, o processo de conciliação pode levar mais de 10 dias, em média. Como resultado, muitas equipes financeiras temem o processo.
No entanto, o melhor software de automação financeira pode ser usado para conectar todos os seus sistemas de dados, formatar dados para correspondência automatizada de transações e gerar relatórios e painéis personalizados para que cada parte interessada tenha as informações de que precisa a qualquer momento.
Junto com esses benefícios, você recebe a máxima precisão, pois a remoção do trabalho manual propenso a erros se traduz na redução de erros que, de outra forma, seriam dispendiosos. Portanto, você economiza tempo e ao mesmo tempo recebe maiores insights para o negócio.
Como entender a reconciliação?
Dados os diferentes tipos de reconciliação e os vários negócios que a realizam, não existe uma abordagem única para todos. Em vez disso, é procedimento padrão para as empresas seguirem os princípios contábeis geralmente aceitos (GAAP) ao realizar a reconciliação de contas.
Isto significa que os processos contabilísticos de dupla entrada são mantidos, ou seja, cada transação é documentada como crédito e débito no razão geral, para que se anulem mutuamente no balanço, de forma eficaz. Por sua vez, o balanço acaba ficando equilibrado.
Se não for no final do mês, é sinal de que há alguma investigação a ser realizada. Embora existam muitas razões justas pelas quais os itens de linha podem não corresponder (ou seja, atrasos no tempo), ainda é necessário tomar nota de tais circunstâncias para que a empresa saiba que todas as finanças estão em ordem.
Quais são os tipos de reconciliação?
Conforme mencionado acima, existem vários tipos de reconciliação, incluindo:
1. Reconciliação Pessoal
Se você é responsável por sua própria conta bancária e faturas de cartão de crédito, a reconciliação pessoal pode ser feita para garantir que seus recibos físicos, conta bancária e extratos de cartão de crédito estejam corretos. Dessa forma, você poderá detectar eventuais erros e fazer os ajustes necessários.
2. Reconciliação Empresarial
A maioria das empresas realiza a reconciliação em um cronograma consistente, seja diário, semanal, mensal ou trimestral. O processo ajuda as empresas a supervisionar o fluxo de caixa, detectar fraudes e obter uma opinião positiva dos auditores.
3. Reconciliação Bancária
Como uma das formas mais populares de reconciliação, a reconciliação bancária compara o saldo de uma conta bancária com os extratos internos de uma empresa para garantir que eles correspondam entre si.
4. Reconciliação do Cliente
Quando os clientes recebem condições de crédito, a empresa realiza a reconciliação do cliente para verificar se o razão de contas a receber e a conta de controle de contas a receber no razão geral estão de acordo.
5. Reconciliação Intercompanhia
Para as controladoras, a reconciliação entre empresas garante que as contas consolidadas das subsidiárias estejam corretas.
O que são métodos de reconciliação?
Entre os tipos de processos de reconciliação, existem dois métodos principais para executar o processo de reconciliação, incluindo:
1. Revisão de documentos
A revisão de documentos é a prática padrão do que parece – revisar documentos internos e externos. Dessa forma, você pode ter certeza de que os valores registrados foram realmente os valores gastos pela empresa.
2. Revisão analítica
Alternativamente, você pode usar a revisão analítica que aproveita a atividade histórica para estimar o valor que deve ser refletido em qualquer conta no momento. Se os números forem muito diferentes do que você esperaria, é um sinal para fazer algumas pesquisas.
O que é o processo de reconciliação?
Com um software de automação implementado, seu processo de reconciliação é simplificado, preciso e fácil de padronizar. No entanto, se você optar por gerenciar o processo de reconciliação manualmente ou estiver simplesmente interessado no que acontece, veja as etapas envolvidas:
1. Coleta de Documentos
Comece reunindo todos os dados necessários. Se você fizer isso manualmente, poderá levar muito tempo para localizar todos os extratos e transações, especialmente quando você estiver trabalhando em locais e desktops. O software de automação centraliza os dados por meio de conectores API.
2. Correspondência de transações
Depois que seus dados estiverem lado a lado e formatados de maneira organizada, é hora de comparar! Aqui é onde você verifica se há discrepâncias. Se você notar alguma anomalia, reserve um tempo para investigar o raciocínio. Pode ser um atraso ou entrada de fundos que ainda não foram registados. Caso contrário, fique atento a fraudes ou erros genuínos.
3. Revise os saldos
Depois de fazer toda a devida diligência ou permitir que um software de automação faça as tarefas tediosas para você, você vai querer verificar se seus saldos são os mesmos na documentação interna e externa.
Quais são as melhores práticas de reconciliação?
Com a importância da reconciliação em alta, vamos revisar algumas das melhores práticas que você pode ter em mente ao executar o processo de reconciliação do seu negócio.
1. Concentre-se na precisão
Embora você possa ficar tentado a se concentrar na velocidade para liberar seu tempo, é mais importante priorizar a precisão. Tudo isso começa na fase de coleta e formatação dos dados, porque, afinal, são essas informações que você verificará em declarações externas.
Com o software de automação, você não precisa mais se preocupar em perder muito tempo para realizar a reconciliação de contas porque os aspectos repetitivos e demorados tornam-se automatizados.
2. Correção de erros
Se e quando você detectar um erro, dê a atenção que ele merece. O objetivo da reconciliação de contas é fechar os livros com as informações corretas, para que os erros não possam ser ignorados.
As soluções de automação irão notificá-lo sobre discrepâncias para que o intelecto humano e os processos de pensamento possam estar envolvidos em sua correção.
3. Atribuir funções
Como há partes móveis e diversas mãos envolvidas na reconciliação de contas, é útil atribuir funções e responsabilidades. Dessa forma, todos os envolvidos podem ser responsabilizados.
Ao iniciar seu processo por meio de um software de automação financeira, você pode delinear claramente o processo de reconciliação visualmente e garantir que todos estejam cientes de onde entram no processo.
4. Use tecnologia
Não há mais necessidade de lutar com o processo propenso a erros de reconciliações manuais de contas.
O software de automação pode ser usado para agilizar todo o processo de A a Z. Ao mesmo tempo, ao escolher uma plataforma de automação financeira que seja robusta em suas ofertas, você também pode usar a mesma ferramenta para ajudar com relatórios regulatórios, gerenciamento de despesas, gerenciamento de descontos, análises e muito mais.
Isso permite que sua empresa se beneficie de insights de dados em tempo real para tomar decisões ideais a cada passo.
5. Execute de forma consistente
Quanto maior o volume de transações e a quantidade de processadores de pagamento que sua empresa usa, mais tempo levará a reconciliação da conta. Embora seja uma bênção ter um grande volume de transações, você não quer que a reconciliação de contas pareça uma maldição.
Além disso, a natureza de muitas transações coincide com o uso de vários provedores de pagamento, como Amazon, PayPal, Stripe, Worldplay e muito mais. O software de automação garante que você possa reconciliar todas as suas contas em tempo real em apenas alguns segundos, em vez de dias ou semanas.
Para manter tudo em ordem, execute o processo de conciliação com consistência. Quanto maior o volume de transações, mais vezes faz sentido conciliar, mesmo que seja diariamente.
Você provavelmente está pensando: “ninguém tem tempo para fazer isso”. E você provavelmente está certo. Mas, novamente, é por isso que você gostaria de usar uma ferramenta de automação financeira para executar essas etapas para você.
Pensamentos finais
Como você pode ver, a solução para tornar qualquer processo de reconciliação tranquilo é aproveitar a tecnologia! A reconciliação de contas é um processo necessário para qualquer encerramento de mês para garantir que suas finanças estejam sendo refletidas com precisão internamente (e externamente para empresas de capital aberto).
Com a ajuda do software de automação financeira, você pode agilizar seu tempo de fechamento, apostar na melhoria da precisão (sem trocadilhos) e liberar o tempo de sua equipe para se concentrar em responsabilidades de valor agregado de alto nível e fornecer análises mais criteriosas.
